Использование документов

Использование документов представляет собой применение содержащейся в документах информации в культурных, науч­ных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан. Документопользователя-

¹ Прохоров А. Поисковые системы // Компьютер-пресс. 2004. № 2. С. 66-71.

Документоведение

ми являются все без исключения государственные структуры, негосударственные объединения, фирмы, общественные орга­низации, предприятия, учреждения, равно как и все граждане.

Поскольку любой документ многофункционален, постоль­ку его использование возможно с разными целями. Актуализа­ция документированной информации зависит от интеллекту­ального уровня потребителя, его профессиональной подготов­ки, от окружающей социокультурной среды и т. д. Будучи сложной многоуровневой информационной системой, доку­мент содержит и латентную информацию, недоступную до по­ры, до времени потребителю. Кроме того, использование до­кументов сопряжено с различного рода коммуникационными барьерами, связанными, в частности, с закрытостью, недос­тупностью части информации. '

Основными формами использования документированной информации, сконцентрированной в корпоративных системах (комплексах), являются:

— инициативное информирование учреждений, организа­ций, их структурных подразделений о документах по профилю их деятельности, имеющихся в архиве, библиотеке, центре на­учно-технической информации и т. д.;

— исполнение тематических запросов организаций и от­дельных граждан посредством выдачи им справок и других подобного рода документов (архивной копии, архивной вы­писки, информационного письма, тематического перечня документов, тематического обзора документов). К примеру, только в государственные архивы ежегодно поступает около 10 млн. запросов. В результате подготовка архивных спра­вок поглощает до 80 % рабочего времени сотрудников архи­вов;

— предоставление документов пользователям через чи­тальные залы, абонементы библиотек, Интернет-сайты. В ча­стности, активными пользователями архивных ресурсов, начи­ная ещё с XVII столетия, являются историки;

— публикация архивных документов (только в 2003 г. в РФ вышло в свет более 90 сборников таких документов);

— организация выставок документов, лекций, экскурсий и других культурно-просветительских мероприятий (в 2003 г.

Документная деятельность

только выставочный зал федеральных архивов посетили свыше 15 тыс. человек, было проведено 78 экскурсий)¹;

— использование документов в средствах массовой ин­формации.