Регламентация документирования

Порядок документирования определялся новыми принципами уп­равления. Он был жестко регламентирован законами, манифестами о создании высших органов управления и “Общим учреждением мини­стерств”.

Большое место в документировании деятельности учреждений XIX века занимали записки: докладные (“пространные”), “дополни­тельные”, “краткое изложение”, записки и представления, вносимые в Государственный совет и Комитет министров, конфиденциальные и служебные записки. Они составлялись по особым правилам. Так, док­ладная записка должна была “содержать в себе: изложение дела, справку и выписку из законов”.

Многие документы получают табличную форму изложения содержа­ния, описательная часть в них сокращается. Это особенно касается документации статистической, бухгалтерской.

Имели свои особенности и эпистолярные документы XIX – начала XX века. Продолжают издаваться специальные руководства (“письмовники”) по составлению писем. В них определялась форма документа – место автора, адреса и даже качества бумаги – и содержание: на­чальная фраза обращения (“Милостивый государь”) и заключительная часть (“с совершенным почтением”).

Стремление облегчить процесс составления документов вырази­лось в создании документов с элементами трафаретных текстов – унифицированные отдельные фразы или части текста, содержащие идентичную и постоянно повторяющуюся информацию. Такие документы получают довольно широкое распространение в XIX – начале XX века.

Кроме трафаретных, создавались типовые тексты (тексты-образ­цы, тексты-стереотипы, на основе которых могли быть построены тексты аналогичного содержания): “препровождается с покорнейшею просьбой сообщить при возвращении настоящей бумаги начальству округа надлежащие сведения и заключения”.

Создание типовых и трафаретных текстов свидетельствовало о начавшемся процессе унификации документов.