Удостоверение документа

Правила подписания документа по-прежнему определялись для каждого вида документа. Манифесты, именные указы Сенату имели собственноручные подписи царя. На копиях этих документов делалась запись: “На подлинном собственною е.и.в. рукою подписано: “Николай”.

Законы повторяли установленные в ХVIII веке правила подписания журналов заседаний, отношений, просительской документации, актов, допросов. Снова характер подписи зависит от адресата.

В законе XIX века подчеркивалось, что справки, сведения, запис­ки, переводы подписывались теми, “коими они были составлены”.

Особое внимание обращалось на оформление выписок и копий. В конце их указывалось, кто подписал подлинник: “Подлинный подписа­ли...” или “На подлинном надписано”. Заверяли копии должностные лица: “Верно: вице-директор”.

Более детально определялся порядок скрепления документов. Указы Сенату скреплялись председателем Совета Министров. Докумен­ты, составлявшие переписку министра, скреплялись директором де­партамента, в котором они готовились, и подписывались министром. Документы, исходившие из департаментов, скреплялись начальником отделения и подписывались директором департамента, исходившие из отделения соответственно столоначальником и начальником отделения.

В регистрационных журналах, описях документов, на отпусках скрепу ставил делопроизводитель.

Для удостоверения документов в XIX веке употреблялись три го­сударственные печати; большая, средняя и малая. Применение их было строго регламентировано в зависимости от вида и назначения документа.

Кроме подписи и печати, некоторые виды документов утвержда­лись.

Резолюция

Резолюции имели конкретные указания по решению вопроса:

“Разрешаю перевести в...класс гимназии без испытаний", или "К докладу со справкою”. Для документов, не требующих ответа, писа­лось: “К сведению”. Под решением Совета министров Министерства, записанном в журнале, министр писал: “исполнить”.