Класифікація документів

Документ як основний вид офіційно-ділового стилю.

Офіційно-діловий стиль – це мова ділових паперів: заяв, автобіографій, протоколів, указів, актів, законів, наказів, розписок тощо. Основна функція офіційно-ділового стилю – інформативна, надання висловлюванню характер документа, а відображеним у ньому різним сторонам людських стосунків – офіційно-ділового забарвлення. Стиль слугує для спілкування в державно-політичному, громадському й економічному житті, законодавстві, у сфері управління.
Основне призначення – регулювати ділові стосунки в зазначених вище сферах та обслуговувати громадські потреби людей у типових ситуаціях.

Специфіка офіційно-ділового стилю полягає в певних стильових рисах: нейтральний тон викладу змісту, точність та ясність повинні поєднуватися з лаконічністю й стислістю;

документальність; наявність усталених одноманітних мовних зворотів, сувора регламентація тексту.

Основною одиницею офіційно-ділового стилю є документ. Документ – матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку і має відповідну до законодавства юридичну силу. Документи сприяють удосконаленню внутрішньої організації будь-якого підприємства, закладу чи установи, є обставиною для прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи.

Документ має бути достовірним, переконливим, належним чином відредагованим і оформленим, містити конкретні й реальні пропозиції і вказівки, тому він відповідає усім стилістичним особливостям офіційно-ділового стилю. Обов’язковим є заголовок, чітка композиція, цілісність змісту, зв’язність викладу, структурна організація, завершеність. Для того, щоб документ відповідав цим вимогам, його слід правильно скласти як за формою, так і за змістом.

Класифікація документів.

Відповідно до загальних ознак документи поділяють на^[1]:

1. За способом фіксації інформації:

– письмові – документи, рукописні або виготовлені за допомогою друкарських пристроїв та розмножувальної техніки;

– графічні – документи, в яких зображення об’єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні (графіки, рисунки, малюнки, схеми, плани);

– фото- й кінодокументи – створені способом фотографування й кінематографії (фото і кіноплівки, фотокартки);

– фонодокументи – створюються за допомогою будь-якої системи звукозапису й відтворюють звукову інформацію (запис під час проведення засідань, зборів, нарад тощо).

2. За призначенням:

– організаційні – документи, які закріплюють функції, обов’язки та права органів протягом тривалого часу (положення, статути, правила, інструкції тощо);

– розпорядчі – документи, за допомогою яких здійснюється розпорядча діяльність, оперативне керівництво в конкретній установі, організації, фірмі, на підприємстві (постанови, розпорядження, накази, вказівки, ухвали тощо);

– інформаційні – документи, що містять інформацію про фактичний стан справ у закладах. Вони є підставою для прийняття розпорядчих документів і носять допоміжний характер порівняно з організаційно-розпорядчою документацією, не обов’язкові до виконання. Інформація, що міститься в них, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома (довідки, протоколи, акти, доповідна і пояснювальна записка, доповіді, звіти, плани робіт тощо)^[2].

3. За назвою:

– заява;

– автобіографія;

– резюме;

– протокол;

– наказ;

– доручення;

– розписка тощо.

4. За походженням:

– службові – документи, що стосуються діяльності підприємств, установ, організацій;

– особисті – документи, які стосуються конкретних осіб поза межами виконання службової діяльності.

5. За місцем складання:

– внутрішні – документи, чинні в межах організації, установи, де їх складено;

– зовнішні – документи, які є результатом спілкування між різними установами, організаціями чи службовими особами, що їх представляють (вхідні та вихідні документи).

6. За формою:

– стандартні (типові) – документи, складені за зразком, мають однакову форму і заповнюються в певній послідовності за обов’язковими, строго регламентованими правилами. Документи високого рівня стандартизації (трафаретні) виготовляються друкарським способом: незмінна частина тексту документа існує у вигляді бланка, а для змінної залишають вільні місця;;

– індивідуальні – документи, які створюють у кожному конкретному випадку для вирішення окремих ситуацій.

7. За терміном виконання:

– нетермінові (звичайні, безстрокові)– документи, які розглядають згідно з черговістю надходження;

– термінові – документи, термін розгляду яких визначено законом, відповідним правовим актом або адміністрацією, а також документи, що мають позначку „Терміново” або „Дуже терміново”.

8. За ступенем гласності:

– несекретні (звичайні, для службового користування);

– секретні або цілком секретні – документи цього виду мають спеціальну позначку „Секретно” або „Дуже секретно”. Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності.

9. За стадіями створення:

– оригінали – основний вид документа, перший і єдиний його примірник;

– копії – це точне відтворення оригіналу. Розрізняють такі види копій: а) відпуск – повна копія відправленого із установи документа, яка залишається у відправника; б) витяг – копія не всього документа, а лише його частини, наприклад, витяг з протоколу; в) дублікат – другий примірник документа, який видають у разі втрати оригіналу, має юридичну силу оригіналу.

10. За складністю:

– прості – містять інформацію з одного питання;

– складні – містять інформацію щодо двох і більше питань.

11. За терміном зберігання:

– тимчасового зберігання – термін зберігання встановлюють в межах 10 років;

– тривалого зберігання – термін зберігання обмежується 10 роками;

– постійного зберігання – для цих документів не існує терміну давності.

12. За технікою відтворення:

– рукописні;

– відтворені механічним способом;

- відтворені електронним способом.

13. За спеціалізацією:

– загальні;

– з адміністративних питань;

– спеціалізовані – сукупність документів, які взаємодіють, створюють цілісність. Виділяють системи документації з фінансових, юридичних, комерційних та інших питань.

Діяльність, що охоплює документування й організацію роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій, називають справочинством. У цій роботі беруть участь усі працівники апарату управління: одні – створюють документи, інші забезпечують їх передачу, треті керуються документами в практичній діяльності.