Кожен документ складається з окремих елементів – реквізитів.
Реквізити — це сукупність обов'язкових даних у документі, без яких він не може бути підставою для обліку й не має юридичної сили (наприклад: державний герб; назва міністерства чи відомства; назва підприємства (установи, організації, фірми); прізвище виконавця та номер його телефону; відбиток печатки; заголовок до тексту; текст; позначка про наявність додатка; підпис; дата тощо). Кожний документ має свій набір реквізитів, що є обов’язковим.
Розрізняють постійні та змінні реквізити. Постійні реквізити наносять, коли виготовляють уніфіковану форму чи бланк документа, а змінні — під час його складання. Сукупність реквізитів, розміщених у встановленій відповідності, називається формуляром. Кожен вид документа повинен мати свій формуляр-зразок, тобто певну модель побудови однотипних документів. Оформляючи конкретний документ, застосовують не всі рекві зити, а лише ті, які необхідні при виготовленні документів цього типу і вважаються обов'язковими відповідно до юридичних вимог.
|
|
Місце розташування та зміст реквізитів повинні відповідати вимогам державного стандарту. Стандарти встановлюють найбільш загальні правила складання документів, а також регламентують машинопис не оформлення їх окремих реквізитів. Введення таких правил створює необхідні передумови для більш детальної уніфікації документів, що у свою чергу буде сприяти використанню їх в автоматизованих системах уп равління. Це значно спрощує і прискорює процес складання, оформлення та обробки документів.
Ось деякі правила щодо розміщення реквізитів та їх змісту:
1. Державний герб розташовується посередині бланка або у кутку над серединою рядка з назвою організації.
2. Назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа розташовується у верхньому лівому кутку або посередині сторінки.
3. Повна назва устано ви, організації або підприємства- автора документа розташовується у верхньому лівому кутку. Може наноситися за допомогою штампа або друкарським способом.
4. Назва структурного підрозділу розташовується у верхньому лівому кутку. Дозволяється друкувати маши нописним способом.
5. Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, но мер телефону, факсу, номер рахунку в банку - розташовується у верхньому лівому кутку, оформляється відповідно до поштових правил.
6. Назва виду документа розташовується посередині сторінки. В усіх документах, крім лис тів, наводиться назва його виду. Залежно від цієї назви встановлюється формуляр, структура тексту, особли вості викладу.
|
|
7. Дата. Документ датується днем його під писання або затвердження. Якщо документ складений не на бланку, то дату ставлять під текстом зліва. Вона записується словесно-цифровим способом (24 серпня 1996 р.) або цифровим (17.06.96). У документах матеріально-фінансового характеру дата оформляється словесно-цифровим способом.
8. Текст - головний елемент документа, розташовується по всій ширині сторін ки (від поля до поля). При складанні тексту документа мають виконуватися такі вимоги: достовірність та об'єктивність змісту, нейтральність тону, повно та інформації та максимальна стислість. Текст складається з таких логічних елементів: вступу (зазначається привід, що призвів до укладення до кумента, викладається історія питання та ін.); доказу (викладається суть питання: докази, пояснення, міркування, що супроводжуються цифровими розрахунками, по силаннями на законодавчі акти й інші матеріали); закінчення (формулюється мета, заради якої складено до кумент).
a. Залежно від змісту документів застосовується прямий (після вступу іде доказ і закінчення) або зворотній (спочатку викла дається закінчення, потім доказ, вступ відсутній) порядок розта шування логічних елементів. В тексті документа обов’язковим є відмітка про наявність додатків. При великій кількості додатків окремо складається їх список.
Підпис. Підписують, як правило, перший примірник документа. До складу підпису входять: зазначення посади (з лівого боку), підпис (з правого боку), ініціали й прізвище особи, що підписала документ (праворуч). Підписи кількох службових осіб на документах розташовуються одна під одною у послідовності, що відповідає займаній посаді. Розшифрування підпису в дужки не береться