Документ, його функції, ознаки, реквізити, вимоги до документів

План

1. Документ, його функції, реквізити.

2. Вимоги до укладання ділових паперів.

3. Умовна класифікація документів.

4. Документи щодо особового складу.

 

Документ -це багатозначне слово. Енциклопедичний словник трактує документ так: офіційне посвідчення особи; достовірне письмове джерело історії; матеріальний об’єкт, що містить певну інформацію; правовий акт. Отже, документ – це відображення інформації на певному матеріалі відповідно до визначених форм і стандартів.

Із історії документів. Розвиток офіційно-ділового стилю української мови тісно пов'язаний з розвитком державності. Виникнення основ діловодства (тобто юридичної документації — законів, указів, грамот, купчих тощо) сягає часів Київської Русі. Але зазначимо, що після приєднання України до Росії в 1654 році розвиток діловодства українською мовою дещо гальмується, а пізніше (у зв'язку із забороною української мови царським урядом) і зовсім припиняється. Проте здобутки давньої української офіційно-ділової мови не були повністю втрачені. Вироблена в період Української Народної Республіки (1919-1922 pp.), а потім в умовах радянської дійсності, українська ділова мова мала вже на що орієнтуватися. Вона успадкувала від донаціонального періоду основну термінологію, усталені форми, синтаксичні структури.

З огляду на політичні, соціальні, культурні, історичні та інші вимоги життя постала необхідність вдосконалення мовної культури (усної і писемної) та формування нового підходу до оволодіння мовними навичками. У повсякденній практиці великого значення набуло офіційно-ділове спілкування, а відтак - постала нагальна потреба вивчення курсу “Українська ділова мова”. Вчений С.Я. Єрмоленко зазначав: “Зміна суспільного статусу української мови закономірно спричинила розширення стилістики офіційно-ділового спілкування".

Документація – це сукупність документів.

Документалістика – це наука, що вивчає документ.

Діловодство, або справочинство, - це робота з документами. Типи діловодства: адміністративне (основні управлінські функції – організаційно-правова документація; інформаційно-довідкова; планова; звітна; документаційне та інформаційне забезпечення діяльності установ; документація щодо особового складу) і спеціалізоване (спеціальні управлінські функції – фінансова документація; документація з фінансово-матеріального забезпечення; договірна документація).

Документообіг – рух документів в організації з моменту їх отримання чи створення до завершення виконання чи відправки.

Документування – процес запису інформації на матеріальному носієві, який забезпечує її юридичну силу.

Організація роботи з документами – це створення умов для забезпечення переміщення, пошуку, зберігання документів.

Функції документа:

1. Загальні:

а). інформаційна;

б). соціальна (потреба);

в). комунікативна;

г). культурна (передача культурних традицій).

2. Специфічні:

а). управлінська;

б). правова;

в). історична.

Реквізити ділових паперів – це їх складові частини. Реквізити бувають постійні та змінні.

Існують такі реквізити:

1. Державний герб.

2. Емблема організації.

3. Зображення нагород.

4. Код організації, код документа.

5. Назва організації чи відомства, назва структурного підрозділу, назва документа.

6. Індекс підприємства зв’язку, поштова, телеграфна адреса, номер телетайпа, факса, рахунка в банку та його назва.

7. Дата.

8. Індекс (вихідний номер документа).

9. Посилання на індекс і дату вихідного документа.

10. Місце укладання та видання.

11. Гриф обмеження доступу.

12. Адресат.

13. Гриф затвердження.

14. Резолюція.

15. Заголовок тексту.

16. Позначка про контроль.

17. Текст.

18. Позначка про наявність додатка.

19. Підпис.

20. Гриф погодження.

21. Віза.

22. Відбиток печатки.

23. Позначка про засвідчення копії, про виконання документа та направлення його до справи, позначка про надходження.

24. Прізвище виконавця та номер телефону тощо.

 

Сукупність реквізитів, розміщених у певній послідовності, називається формуляром. Він повинен мати всі необхідні для оперативної роботи реквізити. Закріплення за ними постійних місць дозволяє стандартизувати документи, робить їх зручними для зорового сприймання та роботи з ними. Типові формуляри є базою для проектування бланків окремих документів.

Бланк – це аркуш паперу з частково відтвореними на ньому реквізитами, які містять постійну інформацію. Ними користуються при здійсненні однотипних операцій, виконання яких пов’язано із заповненням однакових за формою й змістом документів. Найпоширенішими є бланки службових листів, довідок, актів, наказів тощо.

 

Вимоги до укладання ділових паперів:

Ø Не суперечити чинному законодавству, нормам юридичного права тощо;

Ø Видаються документи лише уповноваженими на те органами;

Ø Документи мають відповідати призначенню;

Ø Бути належним чином відредагованими;

Ø Бути ясними, точними, переконливими;

Ø Стислість, логічність, послідовність, охайність;

Ø Грамотність;

Ø Ретельний добір мовних засобів, які б були зрозумілі широкому загалу, відповідали нормам літературної мови та конкретному стилю;

Ø Від першої особи викладати текст в автобіографіях, заяві, наказі, скарзі, службовій записці;

Ø Від третьої особи викладати текст в актах, трудовій угоді, контрактах, договорах, інструкціях, запрошеннях, оголошеннях;

Ø Перевагу надавати прямому порядку слів у реченнях; мовним кліше, «канцеляризмам»;

Ø Уникати багатозначних слів; емоційно забарвлених; суб’єктивного ставлення;

Ø Не переобтяжувати текст іншомовними словами, якщо є в мові їхні відповідники;

Ø Використовувати загальноприйняті, стандартні скорочення слів та абревіатури;

Ø Правильно і у певній послідовності розміщувати реквізити;

Ø Щоб не виявляти гостроти стосунків з партнером, слід заміняти активну форму дієслова на пасивну (Вами ще не дана відповідь, а не ви не відповіли…);

Ø Уникати немилозвучності;

Ø Пам’ятати, що лише своєчасність і актуальність інформації робить документ дієвим, доцільним і корисним.