Як розмістити документ на сторінці?

Для виготовлення документів встановлено два формати А4 (210×297 мм) та А5 (210×148 мм). Останній використовується для службових документів, текст яких невеликий за обсягом. На практиці дотримуються таких розмірів полів (відповідно до старого ГОСТ 6.39 – 72):

ліве поле – 35 мм;

праве – не менше ніж 8 мм;

верхнє – 20 мм;

нижнє поле – не менше ніж 19 мм (для А4);

не менше ніж 16 мм (для А5).

Документи оформляють переважно з одного боку аркуша. Якщо документ оформляють також і на звороті, то відповідно міняються місцями ліве і праве поля, а нижнє та верхнє залишаються без змін. Не завжди документ можна розмістити на одній сторінці. Якщо документ займає більше ніж одну сторінку, то слід пам’ятати:

ü на наступну сторінку не можна переносити лише підпис, обов’язково має бути не менше двох рядків тексту;

ü не бажано відривати один рядок від абзацу чи слово від речення і переносити його на наступну сторінку або залишати на попередній.

Нумерація сторінок. У документах, оформлених на двох і більше аркушах, сторінки нумерують. Потрібно керуватися такими правилами:

ü нумерація починається з другої сторінки;

ü номери проставляються посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без будь-яких пунктирних знаків та слова «сторінка» на відстані не менше ніж 10 мм від краю;

ü якщо текст оформляєть з обох боків аркуша, то номери сторінок ставлять вгорі скраю: парні – ліворуч, непарні – праворуч.

Які вимоги висуваються до тексту документа?

Текст – головний реквізит документа. Він є засобом відтворення зв’язного мовлення, тобто висловлювання, пов’язаного однією темою, основною думкою та структурою. Текст документа має відповідати таким вимогам:

Ø Об’єктивність. Це досягається за допомогою використання безособових конструкцій, наприклад:

Запропоновано внести на розгляд питання про…

У минулому місяці виготовлено...

Об’єктивності надає документам текст, викладений від третьої особи

Комісія ухвалила…

Університет просить…

Від першої особи викладаються заяви, автобіографії, доповідні та пояснювальні записки, накази.

Ø Стандартність. На рівні мовних засобіву тексті використовуються готові, перевірені практикою словесні формули, які легко сприймаються і точ-но описують ситуацію, що неодноразово повторюється. Основними лексичними засобами стандартизації мови ділових паперів є

канцеляризми, або кліше:

Довести до відома…

Даний факт засвідчує…

З метою посилення контролю…

Оформлення на підставі заяв…

Обговорення питання...

Ø Повнота інформації. Повним називають документ, зміст якого вичерпує всі обставини, пов’язані з вирішенням питання.

Ø Ясність викладу, точність опису. Ця якість досягається тоді, коли документ зрозумілий і не викликає двозначності. Прикладом порушення точності є таке речення: Комісія розглянула два тижні тому висунуті пропозиції. З цього речення незрозуміло, що відбувалося два тижні тому – висунення пропозицій чи їх розгляд комісією.

Ø Лаконічність. Ця якість досягається вживанням простих речень, загальноприйнятих скорочень, умовних позначень, а також стандартних зворотів мови. Лаконічним вважається текст, в якому немає багатослівної аргументації, зайвих слів і повторень.

Редагування потребує таке речення: У розпорядженні роз’яснюється, що до зовнішньої реклами належить будь-яка реклама, що розміщується на окремих спеціальних конструкціях, щитах, екранах, що розташовуються просто неба, на фасадах будинків та споруд тощо.

Щоб досягти лаконічності, в текстах багатьох документів випускаються особові займенники: 2005 р. поступив до Харківського радіотехнічного технікуму (з автобіографії). Прошу звільнити з обійманої посади (із заяви).

Ø Логічна послідовність. Усі частини документа логічно пов’язані. Це виявляється в межах речення чи тексту документа, які будуються з чітким дотриманням послідовності викладу матеріалу.Мовними засобами реалізації логічності є слова, які вказують на причинно-наслідкові зв’язки (тому що; оскільки; через те, що; внаслідок того, що), підкреслюють наступність, черговість подій або явищ (спочатку, водночас, потім, насамкінець), виражають протиставлення (не…а), позначають результативність виконання дій (отже, таким чином, в результаті).

Для тексту документа характерний прямий порядок слів у реченні: підмет передує присудку, означення стоїть перед означуваним словом, додаток – після керувального слова, вставні слова – на початку речення (Дублікат трудової книжки заповнюється за загальними правилами). Дієприслівникові звороти потрібно вживати на початку речення:

Враховуючи…

Беручи до уваги…

Розглянувши питання…

Логічна послідовність досягається завдяки рубрикації – поділу тексту на абзаци, пункти, підпункти. Абзац – період тексту, що складається з кількох речень, пов'язаних між собою за змістом. Вважається, що оптимальний розмір абзацу має бути 4 – 6 речень. Проте в текстах документів бувають абзаци, що складаються з одного речення.

Нова система рубрикації ґрунтується на використанні лише арабських цифр.

Наприклад:

1.1

1.2

2.1

1.2

Які існують способи викладу інформації в текстах документів?

За способами викладу інформації тексти в сучасному діловому мовленні поділяються на повідомлення, опис і роздум.

Повідомлення розповідає про події, явища, факти у хронологічній послідовності. Цей виклад найчастіше застосовується в таких документах, як інформаційні листи, деякі види протоколів, автобіографії, доповідні записки та ін. Наприклад:

Я, Швець Сергій Васильович, народився 28.08.1991 р. у м. Куп’янську Харківської обл.

1997 р. пішов до середньої школи № 3, яку закінчив 2007 р. (з автобіо-графії).

У текстах, що подають матеріал у хронологічній послідовності, треба виділяти найбільш важливі факти, події, явища. Наприклад, для автобіографії дорослої людини не мають суттєвого значення події її дитинства, шкільних років. Навпаки, відомості про перші роки трудової діяльності є важливішими у цьому документі, тому їх треба подавати у повному обсязі.

Опис подає характеристику явища, події, дії особи чи факту у формі переліку його ознак, особливостей. Тут можна розрізнити окремі елементи, уривки, які розкривають ті чи інші сторони об’єкта, конкретизують та обґрунтовують їх. Наприклад:

З 23 до 30 жовтня 2011р. інформаційно-обчислювальним центром було відремонтовано два комп’ютери з відділу маркетингу. Проведена заміна жорстких дисків, установлено нове програмне забезпечення (зі звіту).

У цьому прикладі загальне положення «було відремонтовано» обґрунтовується конкретними фактами, що вказують, які саме ремонтні роботи було здійснено.

Для роздуму характерна логічна послідовність ряду визначень, суджень та висновків, які розкривають внутрішній взаємозв’язок явищ або подій і доводять певне положення.

Наприклад:

У зв’язку з перенапругою електромережі вийшли з ладу блоки живлення, до яких підключена комп’ютерна техніка. З цієї причини відділ не виконав замовлення у зазначений термін (з доповідної записки).

Цей текст ґрунтується на причинно-наслідкових зв’язках між подіями. У текстах багатьох документів використовуються й інші види роздумів, що будуються на встановленні умовно-допустових зв’язків, порівнянь і зіставлень фактів, явищ або подій. Однак, у чистому вигляді названі типи викладення текстів трапляються рідко. Частіше вони переплітаються між собою, доповнюють один одного.

Питання для самоконтролю:

1. У чому полягає зміст понять документ і реквізит? Які існуть документи?

2. Як правильно оформити реквізити дата, адресат, адресант, підпис, додатки?

3. Які вимоги висуваються до оформлення полів і сторінок офіційних паперів?

4. Яка лексика називається канцелярською? У чому полягають її стилістичні особливості?

5. Які вимоги висуваються до тексту документа?

6. Якими мовними засобами досягається логічність, лаконічність і об’єктивність викладу тексту документа?

ТЕМА 6