Робота з документацією

Організація роботи з документами полягає у створенні умов при обробці документів, що надходять, формуванню інформа­ційно-пошукових систем з документами і контролю за їх вико­нанням, зберіганням необхідної інформації для оперативного використання, а також у підготовці документів для передачі до архіву на зберігання. Рух документів в організації з моменту їх створення або одер­жання до завершення виконання або відправлення створює до­кументообіг. Порядок проходження документів здійснюється за схемами для відповідних документів (груп документів), які затверджують­ся керівником організації.

Організація руху документів та ведення діловодства здійснюється за напрямками:

• загальне діловодство;
• діловодство з документами обмеженого доступу.

Документи, що надходять до організації, проходять первинну обробку, попередній розгляд, реєстрацію, розгляд керівництвом, після чого ставляться на контроль і передаються виконавцям. Виконані документи після їх надсилання відповідним адре­сатам разом із копіями документів-відповідей передаються ви­конавцями діловодам структурних підрозділів для здачі їх у вста­новленому порядку до архіву (додаток 15). Організація руху документів повинна забезпечувати сумісність ручної обробки документів із застосуванням засобів обчислюваль­ної техніки.