Попередній розгляд документів

Попередній розгляд документів провадиться з метою їх роз­поділу на ті, що потребують обов´язкового розгляду керівницт­вом згідно з розподілом обов´язків, визначення необхідності реєстрації кореспонденції, відбір документів для термінового роз­гляду і виконання, а також зазначення типових строків виконан­ня документів (додаток 9), які безпосередньо передаються на ви конання структурним підрозділам чи безпосереднім виконавцям (якщо у документі не вказані конкретні терміни виконання). Попередній розгляд документів здійснюється у день їх одер­жання або у перший робочий день при надходженні документів у неробочий час. Термінові доручення вищих органів, телегра­ми, телетайпограми і телефонограми розглядаються негайно і передаються керівництву для прийняття рішення. При попередньому розгляді документів для визначення кому необхідно надіслати документ, слід керуватися положеннями про структурні підрозділи, номенклатурами справ, схемами руху документів. При необхідності, для визначення кому слід передати доку­мент для розгляду, залучаються структурні підрозділи. У канцелярії на кожний документ прикріпляється відповід­ний бланк для резолюції, на якому проставляється індекс і дата реєстрації документа кореспондентом, а також індекс і дата реєстрації. Попередній розгляд здійснюється канцелярією згідно з вста­новленим порядком (додаток 6), результатом якого є передача отриманої кореспонденції, після її реєстрації, на розгляд керів­ництву або в структурні підрозділи. Без попереднього розгляду передається за призначенням ко­респонденція, адресована безпосередньо структурним підрозді­лам, громадським організаціям та з поміткою "особисто".