Порядок передачі документів керівництву

На розгляд керівникові організації передаються такі доку­менти:

• закони України, постанови Верховної Ради України;
• укази, розпорядження Президента України;
• постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України;
• доручення вищих державних органів;
• проекти нормативних документів центральних органів ви­конавчої влади;
• протоколи засідань Кабінету Міністрів України, Президії Кабінету Міністрів України та матеріали до них;
• запити та звернення народних депутатів України;
• документи нормативного характеру міністерств і відомств, а також зведення органів статистики;
• документи, адресовані організації за підписом перших осіб (виконучих обов´язки перших осіб) міністерств, відомств, пра­воохоронних органів, а також місцевих органів виконавчої вла­ди, держадміністрацій;
• звернення громадян;
• повторні скарги громадян;
• листи підприємств, організацій, установ, якщо в них ви­кладені факти неправильних дій посадових осіб організації;
• міжнародна кореспонденція;
• матеріали стосовно підпорядкованих керівникові підрозділів;
• матеріали з окремих питань, вирішення яких знаходить­ся на контролі у керівника організації.

На розгляд заступникам керівника організації передаються:

• документи, адресовані заступникам особисто;
• кореспонденція міністерств і відомств України, а також місцевих органів виконавчої влади, держадміністрацій, крім тих, що підписані першими особами (виконуючими обов´язки пер­ших осіб);
• кореспонденція установ, підприємств і організацій;
• кореспонденція, що надходить від підвідомчих органів;
• звернення громадян;
• інші документи з питань, що віднесені до компетенції за­ступників згідно з розподілом обов´язків, а також за окремим рішенням керівника організації.

Якщо в цих документах є питання, які повинні бути вирі­шені керівником, заступники доповідають йому про це разом з необхідними матеріалами і пропозиціями. У разі перебування керівника у відрядженні, відпустці або відсутності з інших поважних причин перелічені його докумен­ти розглядає особа, яка виконує його обов´язки. Результати розгляду документів керівництвом фіксуються в резолюціях.

Резолюція повинна містити такі обов´язкові елемен­ти:

• прізвище виконавця (виконавців);
• зміст дій щодо виконання завдання, передбаченого доку­ментом;
• строк виконання;
• підпис;
• дата.

Вся кореспонденція після розгляду керівництвом повер­тається відповідними службами керівників не пізніше 10 годи­ни наступного робочого дня до канцелярії для оформлення, а ту, що надійшла о 10 годині ранку — не пізніше 12 години. Канцелярія за результатами розгляду кореспонденції керів­ництвом оформляє необхідну кількість примірників реєстра­ційно-контрольних карток і організовує доставку розглянутої кореспонденції до виконавців, зазначених у резолюціях. Отри­мання документів засвідчується підписом особи, яка отримала документ, з проставлянням дати та індексу (додаток 7) у відпо­відних реєстраційних формах. Якщо в резолюції керівництва визначено виконавцями до­кумента два (або більше) структурні підрозділи (посадові осо­би), то документ направляється відповідальному виконавцю — структурному підрозділу (посадовій особі), що значиться у ре­золюції першим або відмічено словом "скликання". Відпові­дальний виконавець визначає порядок виконання доручення та передає документ через канцелярію для опрацювання співвиконавцями. В окремих випадках копія документа направляєть­ся одночасно всім виконавцям. Оригінал залишається у відпові­дального виконавця. Передача документів від одного структурного підрозділу (по­садової особи) до іншого здійснюється відповідним виконавцем через канцелярію з відміткою про це у відповідних реєстрацій­них формах.