Порядок отримання та розглядання відповідних документів структурними підрозділами

Приймання й облік документів, що надходять до структур­них підрозділів, здійснюють діловоди цих структурних підрозділів. Діловоди структурних підрозділів отримують вхідні докумен­ти в канцелярії. За отриману вхідну кореспонденцію діловоди розписуються в журналі розсилки документів. Діловоди структурних підрозділів в день отримання здійсню­ють облік документів, що надійшли до структурних підрозділів, в журналі обліку вхідної кореспонденції (див. табл 1) і переда­ють її начальнику структурного підрозділу на розгляд. Термінові доручення передаються керівникові негайно, а в разі його відсутності особі, що його заміщає. Документи, що надійшли до структурних підрозділів, розгля­даються начальником структурного підрозділу і доводится до безпосередніх виконавців у день її надходження. Кореспонден­ція, крім термінової, що надійшла після 17 години, може бути розглянута наступного дня не пізніше 10 години. Керівник структурного підрозділу визначає безпосередньо­го виконавця документа, в необхідних випадках дає додаткові вказівки, про що робить запис у контрольно-реєстраційній картці, що додається до документа. У необхідних випадках передачі документів, розглянутих ке­рівництвом, від одного структурного підрозділу на виконання іншому не зазначеному в резолюції, це питання слід погодити з особою, яка розглядала документ. У разі зміни резолюції попе­редній виконавець повідомляє про це канцелярію із внесенням запису до відповідних реєстраційних форм. Після розгляду кореспонденції начальником структурного підрозділу діловод переносить до журналу обліку вхідної корес­понденції резолюцію начальника і без затримки передає доку­менти за призначенням, при цьому картка вкладається в конт­рольно-облікову картотеку структурного підрозділу, яку веде діловод або спеціально визначений для цього працівник підроз­ділу. Після остаточного вирішення всіх питань, поставлених у до­кументі, виконавець зобов´язаний зробити на документі запис про результати розгляду, зазначити номер і дату документа-відповіді або іншого документа, вказати номер справи, де будуть підшиті всі матеріали, та поставити свій підпис і передати діло­воду для зняття доручення з контролю. За вказівкою начальника структурного підрозділу з докумен­том, що надійшов для ознайомлення, повинні бути ознайомлені тільки ті працівники, які мають безпосереднє відношення до ви­конання цих документів. Спеціалісти структурного підрозділу зобов´язані негайно ознайомитися з документом, уразі необхід­ності зробити виписки та повернути його діловоду.

Факт ознайомлення з документом засвідчується підписом начальника структурного підрозділу в картці ознайомлення з до­кументом. Після ознайомлення діловод структурного підрозді­лу повертає документ протягом дня до канцелярії. Про документи, виконання яких поставлено керівництвом на контроль, діловоди структурних підрозділів регулярно з´ясо­вують стан їх виконання і щотижня інформують про це началь­ника структурного підрозділу та канцелярію за встановленою формою. Кожен виконавець повинен мати такі папки: "Для підпису", "До виконання", "Матеріали, на які очікується відповідь", "Ви­конані документи". Виконані документи підшиваються до справ тільки після остаточного вирішення всіх поставлених питань. На першому аркуші цих документів виконавець на нижньому полі ліворуч робить напис: "До справи № ", ставить свій підпис і дату та передає діловоду для закриття картки і зняття з контро­лю. Після закінчення робочого дня всі службові документи по­винні зберігатися у шафах або столах, які надійно зачиняються.