Реєстрація документів

Реєстрація документів полягає у фіксації факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовного позначення — реєстраційного індексу — з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про до­кумент.

Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, контролю виконання і оперативного використання на­явної в них інформації.

Реєстрації підлягає вхідна, вихідна кореспонденції, а також внутрішні документи: машинописні, рукописні та створені за­собами обчислювальної техніки.

Реєстрація документів здійснюється централізовано канце­лярією крім господарських договорів, реєстрація яких здійснюється бухгалтерією в книзі реєстрації договорів. Книга зберігається у головного бухгалтера.

Документи реєструють один раз. При передачі зареєстрова­них документів від одного підрозділу до іншого вони повторно не реєструються.

Реєстрація документів здійснюється за кожною реєстрацій­ною групою кореспондентів, за видом документів тощо. Поряд­кові реєстраційні номери надаються документам у межах кож­ної реєстраційної групи з початку року. Перелік книг реєстрації погоджується на кожний рік разом із номенклатурою справ організації.

При необхідності, реєстрація документів може здійснюва­тись спільно для групи кореспондентів з розподілом за видами документів у кожній групі тощо. Така необхідність визначається доцільністю їх спільної реєстрації з урахуванням обсягів над­ходження кореспонденції від цих конкретних кореспондентів.

Із вхідних документів обов´язковій реєстрації у канцелярії підлягають:

• документи, одержані від вищих органів;
• запити та звернення народних депутатів України;
• звернення громадян;
• документи від міністерств, відомств, підприємств, органі­зацій, установ або надіслані на їх адресу, якщо вони потребують відповіді або реагування.

Реєстрація звернень громадян здійснюється окремо за вста­новленою формою.

Вхідні документи, що підлягають реєстрації, реєструються в день їх одержання.

Із внутрішніх документів обов´язковій централізованій реєстрації у канцелярії підлягають:

• накази та розпорядження з питань основної діяльності;
• протоколи засідання правління та ін.;
• протоколи нарад;
• доручення керівництва;
• інформаційні листи.

Реєстрація наказів, що стосуються особового складу (про прийняття на роботу, переведення, надання щорічних відпус­ток тощо) здійснюється відділом кадрів.

Окремо реєструються у відділі кадрів протоколи засідань конкурсної комісії щодо відбору працівників за конкурсом.

Реєстрація протоколів засідань колегій ведеться окремо і здійснюється відповідними секретарями цих колегій централі­зовано в канцелярії у справах.

Реєстрація доручень керівництва підпорядкованим струк­турними підрозділам здійснюється у відповідних групах спе­ціалістів.

Реєстрація доповідних і службових записок, а також вихід­ної кореспонденції за підписом керівника структурного підроз­ділу здійснюється діловодами відповідних підрозділів.

Реєстраційний штамп на документах ставиться на нижньо­му полі першої сторінки документа праворуч.

На постановах Верховної Ради України, указах та розпоряд­женнях Президента України, постановах та розпорядженнях Кабінету Міністрів України реєстраційний штамп ставиться на зворотному боці останньої сторінки документа внизу ліворуч.

При реєстрації документам надаються умовні позначення — реєстраційні індекси, які складаються з порядкових номерів в межах кожної групи документів, що реєструються і доповнюють­ся індексами за номенклатурами справ, питань діяльності, ко­респондентів тощо.

Документи, що виконуються кількома підрозділами спільно, реєструються за індексом того підрозділу, який є відповідаль­ним за організацію виконання документа.

Для реєстрації документів може використовуватися обчис­лювальна техніка.

Автоматизована реєстрація документів проводиться центра­лізовано в місцях реєстрації документів, обладнаних засобами обчислювальної техніки.

Запис здійснюється шляхом прямого вводу з документа вста­новленого обов´язкового складу реквізитів реєстрації або з ре­єстраційно-контрольної картки, побудованої на базі обов´язко­вих реквізитів реєстрації, які забезпечують сумісність програм­них і технічних засобів.

Склад обов´язкових реквізитів при необхідності може бути доповнений: розписка виконавця в одержанні документа, хід ви­конання, додатки тощо.

При автоматизованій реєстрації формується банк реєстра­ційних даних, а при наявності мережі — Центральний банк реєстраційних даних.

Книга реєстрації звернень громадян (пропозицій (зауважень), заяв (клопотань) і скарг)

Формат A3 (297 х 420 мм)

Автоматизовані банки даних, при потребі, забезпечують інформацією про документи і місце їх знаходження працівників апарату організації за допомогою виводу інформації на дисплей і виготовлення машинограм. При частковій автоматизації по­шукових операцій повинна додержуватись сумісність традицій­ної і автоматизованої системи реєстрації і пошуків.

Заповнення автоматизованого банку реєстраційних даних про документи здійснює канцелярія, підтримку і обслуговування об­ладнання та програмного забезпечення — відділ інформатики.