Порядок обробки та інкасації вихідних документів

Вихідна кореспонденція обробляється і відправляється централізовано канцелярією в день її одержання від структур­них підрозділів, але не пізніше наступного робочого дня.

Відправлення або передача працівникам установ документів без їх реєстрації в канцелярії не допускається.

Документи, призначені для відправлення, приймаються кан­целярією повністю оформленими, підписаними і зареєстрова­ними з позначкою про категорію відправлення (крім простих відправлень).

Первинне оформлення вихідної кореспонденції здійснюють виконавці:

• проставляють початкові цифри індексу вихідного докумен­та (індекс структурного підрозділу і справи за номенклатурою);
• зазначають на конверті поштову адресу (поштовий індекс, область, місто, вулиця, номер будинку) і передають у незапеча­таному вигляді до канцелярії на реєстрацію, обробку і відправ­лення.

Під час приймання від виконавців вихідних документів кан­целярія обов´язково перевіряє:

• правильність оформлення документа і розміщення на ньо­му всіх реквізитів;
• наявність усіх необхідних підписів на документі та додат­ках до нього;
• наявність віз на копіях документів, що залишаються у спра­вах установи;
• наявність на документі відмітки про додатки;
• повноту зазначення адреси кореспондента;
• відповідність кількості примірників кількості адресатів.

Канцелярія після реєстрації вихідної кореспонденції здійснює її обробку і відправлення. На рекомендовану корес­понденцію складається реєстр, в якому працівник канцелярії проставляє своє прізвище і дату відправки.

Внутрішнє надсилання документів посадовим особам та структурним підрозділам здійснюється за реєстром надсилання.

Працівник канцелярії здає рекомендовану кореспонденцію на пошту, отримає квитанцію з обов´язковим проставленням по­штового штемпеля на реєстрі і квитанції, слідкує за чіткістю його відтиску і правильністю зазначеної дати відправлення.

Якщо відправляється один конверт рекомендованої корес­понденції, реєстр не складається, а конверт відправляється за окремою поштовою квитанцією, яка зберігається в канцелярії і при потребі використовується як доказ відправки рекомендова­ної кореспонденції.

Документи, що надсилаються одночасно одному й тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставля­ються реєстраційні номери всіх документів, що містяться в кон­верті.

Вихідні документи для групового надсилання передаються до канцелярії після їх підписання разом із примірником для ти­ражування (без підпису й віз) та розрахунком надсилання. Замість підпису проставляється печатка загального відділу, що означає, що документи підписані.Телеграми і термінова кореспонденція факсом відправля­ються канцелярією протягом дня.

Документи на адресу Верховної Ради України, адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України доставляєть­ся кур´єром під розпис у розносній книзі або на картці-повідом-ленні про вручення.

З метою здійснення аналізу і контролю за виконанням до­ручень вищих органів, а також аналізу надсилання норматив­них і методичних документів структурні підрозділи разом з ори­гіналом для відправки адресату передають до канцелярії один примірник кожного документа, що надсилається.

Вихідна кореспонденція залежно від її важливості відправ­ляється:

• цінними, рекомендованими, простими відправленнями;
• простими, рекомендованими, цінними бандеролями;
• електронною поштою або факсом.

Категорія поштового відправлення визначається виконав­цем документа.

Вартість поштового збору за відправлену кореспонденцію визначається за спеціальною таблицею і відображається (зазна­чається) на конверті наклеюванням необхідної кількості пошто­вих марок або відбивається на конверті маркувальною машиною.

При надсиланні кореспонденції до інших міст, крім найме­нування установи, посади та, при потребі, прізвища адресата, слід зазначити точну поштову адресу (поштовий індекс, область, місто, вулицю, номер будинку). Індекс має бути написаний на конверті стилізованим шрифтом (в разі використання стандарт­ного конверта).

У журналі або в реєстраційній картці зазначається номер вихідного документа, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) документа і номер справи, в якій буде зберігатися його копія.

Оригінали розпорядчих документів, планів, звітів, прото­колів тощо залишаються в організації. В інші установи надсила­ються другі примірники.

Документи на магнітних носіях відправляються при наявності супровідного листа в упаковці, що відповідає технічним вимогам збереження носіїв та записаної на них інформації. Копія супровід­ного листа підшивається до справи на загальних умовах. У разі необхідності слід зробити документ на папері, підписати і зареєструвати його додатком до документа на магнітному носії.

Всю вихідну кореспонденцію та інші поштові відправлен­ня, структурні підрозділи та інші виконавці зобов´язані переда­вати до канцелярії у конкретно визначені для цього години:

- до 10 години — для кореспонденції, що відправляється че­рез МСП;

- до 15 години — для кореспонденції, що адресована вищим органам і відправляється кур´єром.

Відправка кореспонденції, переданої до канцелярії після зазначеного часу, здійснюється наступного дня.

Надсилання кореспонденції, реєстрація якої ведеться у структурних підрозділах (доповідні, службові записки і відповіді на них тощо) здійснюється діловодами та особами, відповідаль­ними за діловодство у структурних підрозділах.

Кореспонденція, що відправляється за кордон, обов´язково візується та береться на облік у відділі міжнародних зв´язків.