Індексація вхідних документів

Реєстрації підлягає, як правило, вся кореспонденція, що надійшла до організації.

Реєстрація вхідних документів ведеться в книгах реєстрації вхідної кореспонденції окремо за кожною реєстраційною гру­пою кореспондентів.

Індекс вхідного документа при його реєстрації в канцелярії складається з двох груп арабських цифр, які проставляються че­рез косу риску. Перша група цифр містить індекс кореспонден­та, якому надсилається документ для розгляду; друга група — порядковий номер реєстрації вхідних документів з початку року. Наприклад, документ зареєстровано з індексом 6-02/293, де 6 — номер кореспондента згідно з Переліком кореспон­дентів;

02 — присвоєний індекс для першого заступника керівни­ка;

293 — порядковий номер за книгою реєстрації для даного виду документів з початку року.

Листи однієї і тієї ж установи, підприємства, організації, осо­би з одного і того ж питання, що надіслані різним адресатам та надійшли на розгляд (дублетні), обліковуються за реєстрацій­ними індексам першого листа з наданням порядкового номера, що проставляється в кінці зазначеного індексу через косу рис­ку.

Індекси присвоюються кожному структурному підрозділу.

Перелік вхідних документів, що не підлягають реєстрації в канцелярії:

• Вітальні листи, телеграми.
• Запрошення (крім урядових та закордонних).
• Повідомлення про конференції, семінари, наради та про­грами до них.
• Листи, що надійшли до відома (в копії).
• Інформація, надіслана до відома.
• Телеграми, листи, факси на дозвіл про відрядження і від­пустки.
• Друковані видання (книги, газети, журнали, бюлетені).
• Навчальні плани і програми.
• Рекламні повідомлення, плакати тощо.
• Прейскуранти цін.
• Норми витрат матеріалів.
• Наукові звіти.
• Бухгалтерські документи; форми статистичної звітності тощо.
• Кореспонденція з поміткою "особисто", а також адресо­вана громадським організаціям.

Перелічені документи підлягають обліку у відповідних струк­турних підрозділах.