Реєстрація та індексація вхідної кореспонденції

Усі вихідні документи, які відправляються з організації, реєструються в журналі реєстрації вихідних документів за кожною із реєстраційних груп кореспондентів.

Реєстрація вихідної кореспонденції здійснюється централі­зовано канцелярією.

Індекс вихідного документа містить дві групи арабських цифр, які проставляються через косу риску. Перша група цифр — індекс структурного підрозділу та номер справи за номенкла­турою структурного підрозділу, який готував документ, друга — індекс посадової особи, яка підписала документ, і порядковий номер за книгою реєстрації з початку року.

Книга реєстрації вихідної кореспонденції

Формат A3 (297 х 420 мм)

Наприклад: якщо відправляється лист, індекс якого 23-15/ 10-1253, то:

23 — індекс структурного підрозділу;

15 — індекс справи за номенклатурою підрозділу (якому при­своєно індекс 23) із зазначеного питання (під номером 15 у но­менклатурі справ підрозділу);

10 — присвоєний індекс для керівництва;

1253 — порядковий номер за книгою реєстрації вихідної ко­респонденції з початку року.

У листах-відповідях на доручення вищих органів, листах-відповідях на запити і звернення народних делегатів України, міністерств, відомств, установ, організацій та підприємств необхідне обов´язкове посилання на індекс і дату, вказані в документі кореспондента, що надіслав документ, на який дається відповідь.