Реєстрація та індексація внутрішніх документів

Індексами внутрішніх документів (наказів, постанов, розпо­ряджень, протоколів тощо) є їх реєстраційні порядкові номери, які присвоюються окремо кожному виду документа в межах ка­лендарного року.

За кожним видом документів нумерація ведеться арабськи­ми цифрами, починаючи з номера 1.

Накази, що видаються в організації, індексують за кожним видом окремо:

• накази про основну діяльність нумеруються арабськими цифрами і щороку починаються з № 1;
• до індексів наказів, що стосуються особового складу (про призначення, переведення, звільнення, відпустки тощо) дода­ються літери "ВК".

Постанови та розпорядження, що приймаються організа­цією, індексуються додаванням до порядкового номера відповід­ного виду документа з початку літери "п" -для постанов і літери "р" — для розпоряджень. Наприклад: постанова від 14.02.99 №1-п; розпорядження від 28.05.99 №18-р.

Індекс протоколу засідання правління, наради у керівника складається з арабських цифр порядкового номера з початку року.

Інструкції, методики, положення, заходи, що видаються без розпорядчого документа, але мають силу нормативного доку­мента і тривалий час дії, індексуються на однакових умовах із наказами про основну діяльність.

Оригінали цих документів зберігаються в канцелярії, а кон­трольні примірники — у справах структурних підрозділів, що їх розробляли.

Після підписання документів структурні підрозділи переда­ють перший і третій примірники до канцелярії для реєстрації, тиражування, надсилання та зберігання. Завізовані другі при­мірники залишаються в справах структурних підрозділів — відповідальних виконавців.

Для визначення тиражу та забезпечення надсилання доку­ментів відповідним адресатам виконавці складають і подають до канцелярії при реєстрації розрахунок надсилання.