Порядок проведения выставок-ярмарок

Организация и проведение выставочно-ярмарочных мероприятий. Виды ярмарок

Ярмарка рассматривается как кратковременное мероприятие, периодически проводимое, как правило, в одном и том же месте, в целях привлечения значительного числа фирм (экспонентов) одной или нескольких отраслей, представляющих образцы своих товаров (экспонатов) для их демонстрации, ознакомления и заключения торговых сделок. В настоящее время на выставках и ярмарках демонстрируются новинки, заключаются сделки, осуществляется частичная или полная торговля со стенда и пр. Поэтому основные различия между этими понятиями стираются и становятся непринципиальными.

Роль ярмарок состоит в том, что их деятельность связана:

• с изучением товарного рынка;

• анализом потребностей покупателей;

• проектированием товара согласно выбранному сегменту рынка;

• нахождением оптимальной цены, отражающей характер товара и спроса на него;

Ежегодно в Республике Беларусь проводится более 100 выставок и ярмарок, 80% участников которых, отечественные предприятия и организации различной формы собственности.

В РБ наиболее крупными организациями, устраивающими выставки являются национальный выставочный центр «БелЭКСПО», выставочное общество «Экспофорум», акционерное общество «Центр поддержки предпринимательства «Центр ХХI век»», ЗАО «Техника и коммуникации», государственное выставочное объединение «Республиканский выставочный центр».

Целями выставочной и ярмарочной деятельности являются следующие:

1. Демонстрация товара;

2. Предоставление информации о товарах, работах, услугах;

3. Изучение рынков сбыта;

4. Реклама товара;

5. Сбыт продукции;

6. Изучение продукции конкурентов;

7. Поиск новых торговых партнеров;

8. Обмен опытом, установление доверительных личных отношений.

Органом, осуществляющим координацию выставочной и ярмарочной деятельности в Республике Беларусь и за ее пределами, является Министерство торговли РБ.

Порядок проведения выставок-ярмарок.

Ярмарочная (выставочная) торговля проводится в три этапа.

1. Предварительный этап. На этом этапе принимается решение о проведении ярмарки, создается ярмарочный комитет. Потенциальным участникам рассылаются письма с информацией о ярмарке. Разрабатываются рекламные материалы (объявления в печати, буклеты и т. д.). Издается рекламная брошюра с подробной информацией об условиях участия в ярмарке (стоимость участия, цена аренды места, стоимость размещения рекламных материалов и др.). Высылается приглашение, в котором указываются:

1) место и время проведения ярмарки;

2) вид и товарная направленность ярмарки;

3) сумма средств за участие в ярмарке;

4) порядок распределения экспозиционной площади и допуска экспонатов к участию в ярмарке, рекламировании товаров и другие условия. За определенный срок до открытия участники вносят регистрационный сбор и оформляют заявку на участие. В заявке участник предоставляет информацию о себе и требования по размещению экспозиции.

В заявке на участие в ярмарке содержатся следующие пункты:

1) Полное название фирмы (организации);

2) Сокращенное название - используется для надписи на стенде;

3) Инициалы директора или официального представителя организации;

4) Адрес - юридическое, почтовый;

5) Телефон, факс, адрес электронной почты;

6) Банковские реквизиты:

7) Номер и дата платежного поручения, которым оплачено участие;

8) Сумма вступительного взноса;

9) Информация о продукции, поставляемой;

10) Вид участия в ярмарке;

11) Информация о необходимой экспозиционной площади;

12) Виды дополнительных услуг;

13) Условия доставки экспонатов;

14) Специальные условия - к оформлению экспозиции и рекламы продукции;

15) Бронирование гостиницы;

16) Оплата за участие и услуги.

2. Организационный этап заключается в подготовке рекламного каталога, который включает характеристику поставщиков, их товаров, услуг и другую рекламную информацию. Затем проводится оперативная работа по размещению участников ярмарки, проведению презентаций, торгов, переговоров.

3. Заключительный этап предполагает подведение итогов ярмарки с выделением положительных и отрицательных моментов в ее работе. Анализируются результаты ярмарки, делается обзор конъюнктуры торговли, который представляется заинтересованным организациям и органам управления торговлей.

Договоры на поставку товаров на оптовых ярмарках заключаются по предоставленным образцам. Иногда образцы заменяются каталогами, проспектами и другими материалами. Заключение договоров на поставку товаров производится непосредственно на ярмарке.

Для заключения договоров представители участников ярмарки должны иметь доверенности, подтверждающие их полномочия. Проект договора может быть представлен любой стороной. Договоры подписываются в трех экземплярах, один из которых сдается в группу по учету договоров для регистрации. Договорные споры рассматриваются ярмарочным комитетом (арбитражем).