Общая характеристика табличных процессоров

Современные табличные процессоры имеют очень широкие функциональные и вспомогательные возможности, обеспечиваю­щие удобную и эффективную работу пользователя, перечислим основные такие возможности, общие для всех систем этого класса.

1. Контекстная подсказка. Вызывается из контекстного меню или нажатием соответствующей кнопки в пиктографическом меню.

2. Справочная система. Организована в виде гипертекста и по­зволяет легко и быстро осуществлять поиск нужной темы.

3. Многовариантность выполнения операций. Практически все операции могут быть выполнены одним из трех-четырех спосо­бов, пользователь выбирает наиболее удобный.

4. Контекстное меню. Разворачивается по щелчку, кнопки (обычно правой) мыши на выбранном объекте. Речь идет, напри­мер, о месте таблицы, где в данный момент хочет работать пользо­ватель. Наиболее часто используемые функции обработки, доступ­ные в данной ситуации, собраны в контекстном меню.

5. Пиктографическое меню. Наиболее часто используемым ко­мандам соответствуют пиктограммы, расположенные под строкой меню. Они образуют пиктографическое меню. Вследствие щелчка мышью на пиктограмме выполняется связанная с ней команда. Пиктографические меню могут быть составлены индивидуально.

6. Рабочие группы или рабочие папки. Документы можно объе­динять в рабочие папки, так что они могут рассматриваться как одно единое целое, если речь идет о копировании, загрузке, изме­нении или других процедурах. В нижней части электронной табли­цы расположен алфавитный указатель (регистр), который обеспе­чивает доступ к рабочим листам. Пользователь может задавать на­звание листам в папке (вместо алфавитного указателя), что делает наглядным содержимое регистра, а значит, облегчает поиск и пе­реход от документа к документу.

7. Средства для оформления и модификации экрана и таблиц. Внешний вид рабочего окна и прочих элементов экранного интер­фейса может быть определен в соответствии с требованиями поль­зователя, что позволяет сделать работу максимально удобной. Среди таких возможностей — разбиение экрана на несколько окон, фиксация заголовков строк и столбцов и т. д.

8. Средства оформления и вывода на печать таблиц. Для удоб­ства пользователя предусмотрены все функции, обеспечивающие пе­чать таблиц, такие как выбор размера страницы, разбиение на стра­ницы, установка размера полей страниц, оформление колонтитулов, а также предварительный просмотр получившейся страницы.

9. Средства оформления рабочих листов. Современные таб­личные процессоры предоставляют широкие возможности по фор­матированию таблиц, такие как выбор шрифта и стиля, выравни­вание данных внутри клетки, возможность выбора цвета фона клетки и шрифта, возможность изменения высоты строк и ширины колонок, черчение рамок различного вида, возможность задания формата данных внутри клетки (например, числовой, текстовый, финансовый, дата и т. д.), а также автоформатирование — в систе­му уже встроены различные возможности оформления таблиц, и пользователь может выбрать наиболее подходящий формат из уже имеющихся.

10. Шаблоны. Табличные процессоры, как и текстовые, позволя­ют создавать шаблоны рабочих листов, которые применяются для создания бланков писем и факсов, различных калькуляций. Если шаблон создается для других пользователей, то можно разрешить заполнять такие бланки, но запретить изменение формы бланка.

11. Связывание данных. Абсолютная и относительная адреса­ции являются характерной чертой всех табличных процессоров, в современных системах они дают возможность работать одновре­менно с несколькими таблицами, которые могут быть тем или иным образом связаны друг с другом. Например, трехмерные связи, по­зволяющие работать с несколькими листами, идущими подряд; консолидация рабочих листов, с ее помощью можно обрабатывать суммы, средние значения и вести статистическую обработку, ис­пользуя данные разных областей одного рабочего листа, несколь­ких рабочих листов и даже нескольких рабочих книг; связанная консолидация позволяет не только получить результат вычисле­ний по нескольким таблицам, но и динамически его пересчитывать в зависимости от изменения исходных значений.

12. Вычисления. Для удобства вычисления в табличных про­цессорах имеются встроенные функции, а именно математические, статистические, финансовые, функции даты и времени, логиче­ские и др. Менеджер функций позволяет выбрать нужную функ­цию и, подставив значения, получить результат.

13. Деловая графика. Трудно представить современный таб­личный процессор без возможности построения различного типа двумерных, трехмерных и смешанных диаграмм, насчитывается более 20 различных типов и подтипов диаграмм, которые можно построить в современной системе данного класса. А возможности оформления диаграмм также многообразны и доступны, например такие, как: вставка и оформление легенд, меток данных; оформле­ние осей — возможность вставки линий сеток и др. Помимо этого, современные системы работы с электронными таблицами снабже­ны такими мощными средствами построения и анализа деловой графики, как вставка планок погрешностей, возможность построе­ния тренда и выбор функции линии тренда.

14. Выполнение табличными процессорами функций баз дан­ных. Эта возможность обеспечивает заполнение таблиц аналогич­но заполнению базы данных, т. е. через экранную форму; защиту данных, сортировку по ключу или по нескольким ключам, обработ­ку запросов к базе данных, создание сводных таблиц. Кроме этого, все современные программы работы с электронными таблицами включают средства обработки внешних баз данных, которые по­зволяют работать с файлами, созданными, например, в формате dBase или PARADOX или других форматах.

15. Моделирование. Подбор параметров и моделирование — одни из самых важных возможностей табличных процессоров. С помощью простых приемов можно находить оптимальные реше­ния для многих задач. Методы оптимизации варьируются от про­стого подбора (при этом значения ячеек-параметров изменяются так, чтобы число в целевой ячейке стало равным заданному) до ме­тода линейной оптимизации со многими переменными и ограниче­ниями. При моделировании иногда желательно сохранять проме­жуточные результаты и варианты поиска решения. Это можно де­лать, создавая сценарии, которые представляют собой описание решаемой задачи.

16. Макропрограммирование. Для автоматизации выполнения часто повторяемых действий можно воспользоваться встроенным языком программирования макрокоманд. Разделяют макрокоман­ды и макрофункции. Применяя макрокоманды, можно упростить работу с табличным процессором и расширить список его собствен­ных команд. При помощи макрофункций можно определять соб­ственные формулы и функции, расширив таким образом набор функций, предоставляемый системой. В простейшем случае мак­рос — это записанная последовательность нажатия клавиш, пере­мещений и щелчков кнопками мыши. Эта последовательность мо­жет быть «воспроизведена» как магнитофонная запись. Ее можно обработать и каким-то образом изменить. Например, организовать цикл, переход, подпрограмму. Современные программы обработки электронных таблиц позволяют пользователю создавать и исполь­зовать диалоговые окна, которые по своему внешнему виду и удоб­ству работы не отличаются от существующих в системе, что дела­ет диалог с макрокомандой максимально удобным.