Основные требования коформлению дел

2.1.1. Оформление дел осуществляется работниками службыдокументационного обеспечения управления организации или другими структурнымиподразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел приметодической помощи и под контролем архива организации.

2.1.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное иличастичное оформление дел.

2.1.3. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения,временного хранения (свыше 10-ти лет) и дела по личному составу.

2.1.4. Полное оформление дел предусматривает:

- подшивку или переплет документов в дела (п. 2.2)

- нумерацию листов в деле (п. 2.3)

- составление внутренней описи документов дела (п. 2.4)

- составление листа-заверителя дела (п. 2.5)

- внесение необходимых сведений в реквизиты обложки дела(п. 2.6).

2.1.5. Частичному оформлению подлежат дела временного хранения(до 10-ти лет включительно). Их допускается хранить в скоросшивателях, непроводит пересистематизацию документов в деле, листы не нумеровать, внутреннейописи и листа-заверителя дела не составлять.

Подшивка (переплет) документов в деле (к п. 2.1.4)

2.2.1. Документы, составляющие дело, подшиваются на четырепрокола в специальную твердую папку с учетом возможности свободного чтениятекста всех документов, дат, резолюций и т.п. При подготовке дел к подшивкеметаллические булавки и скрепки из документов удаляются. В начале дела переддокументами подшивается чистый лист бумаги формата А4.

2.2.2. Дела с лицевыми счетами сотрудников подлежат переплету.