Нумерация листов в деле (к п. 2.1.4 )

2.3.1. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядкарасположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листоввнутренней описи дела, листа-заверителя дела и распорядительных листов междукомплектами документов по экспертизе объектов, нумеруются валовой нумерациейарабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документов, чернымграфитным карандашом.

2.3.2. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие специфическиедокументы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотнойстороне в левом верхнем углу.

2.3.3. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезки, фотографиии т.п.) нумеруются как один лист.

2.3.4. Сложенный лист (формата А2, А3) разворачивается инумеруется в правом верхнем углу как один лист.

2.3.5. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, приэтом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение вконверт.

2.3.6. Подшитые в дело документы с собственной нумерациейлистов (включая печатные издания) должны нумероваться в общем порядке.

2.3.7. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются покаждому тому отдельно.

2.3.8. Запрещается применение чернил и цветных карандашей длянумерации листов.

2.3.9. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делахдопускается употребление литерных номеров листов (например: 37, 37а, 37б ит.д.).

Составление внутренней описи (к п. 2.1.4)

2.4.1. Для учета документов дел постоянного и временного (свыше10 лет) хранения и документов по личному составу (75 лет) составляетсявнутренняя опись.

2.4.2. В необходимых случаях по согласованию с архивомсоставляется внутренняя опись к документам на дела сроком хранения до 10 лет, ккоторым относятся документы с грифом «ДСП» предложения, заявления и жалобыграждан и т.п.

2.4.3. Внутренняя опись составляется на листе(ах) формата А4 поустановленной форме (приложение 1), которая содержит следующие сведения:

- порядковый номер документов в деле

- заголовок (краткое содержание) документов

- дата документов

- индекс (регистрационный номер) документов

- номера листов дела, на которых расположен каждыйдокумент.

2.4.4. Внутренняя опись имеет самостоятельную нумерациюлистов.

2.4.5. Внутренняя опись подписывается ее составителем суказанием должности, расшифровка подписи и даты составления описи.