Формирование дел

Основные требования кформированию дел

1.1.1. Формированием дел называется группировка исполненных документовв дела в соответствии с номенклатурой дел.

Дела формируются работниками службы документационногообеспечения, ответственными за делопроизводство в структурных подразделенияхорганизации.

Формирование дел осуществляется под непосредственнымметодическим руководством архива организации.

1.1.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующиеосновные требования:

- подшивать в дело только зарегистрированные, исполненныеи оформленные документы в соответствии с требованиями ГОСТР 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная системаорганизационно-распорядительной документации. Требования к оформлениюдокументов» и других нормативных актов по делопроизводству

- включать в дело документы, соответствующие по своемузаголовку номенклатуре дел с учетом содержания, разновидности и срока хранения

- группировать в дело законченные делопроизводствомдокументы одного календарного года, за исключением переходящих дел и личныхдел, которые формируются в течение всего периода работы специалиста ворганизации

- документы постоянного и временного сроков хранениянеобходимо группировать в отдельные дела

- включать в дело по одному экземпляру каждого документа

- дело должно содержать не более 250 листов, его толщинане должна превышать 4 см

- запрещается включать в дела черновые, рукописные,незарегистрированные, неисполненные, неподписанные документы и документы,подлежащие возврату.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобыони по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. Приэтом документы располагаются в хронологической последовательности (входящие -по датам поступления, исходящие - по датам отправления).

Приложения к документам, независимо от даты ихутверждения или составления, присоединяются к документам, к которым ониотносятся.