Подготовка документов к сдаче в архив

В процессе проведения экспертизы ценности документов проводится подготовка документов для передачи на дальнейшее хранение. При этом дела, сформированные в делопроизводстве, проходят специальную обработку, которая называется упорядочением архивных документов.

Упорядочение архивных документов – комплекс работ по формированию документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти, нормативно-методическими документами (Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”, Основные правила работы архивов организаций (разделы 3.6, 3.7)).

Упорядочение архивных документов предусматривает оформление всех дел, подлежащих передаче в архив. Различают полное и частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и поличному составу.

Полное оформление дела включает:

- подшивку или переплет дела

- нумерацию листов в деле

- составление листа-заверителя дела

- составление (в отдельных случаях) внутренней описи документов дела

- оформление обложки дела (уточнение названия организации, индекса и заголовка дела, крайних дат дела и др.).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Подшивка (переплет)

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) должны быть удалены металлические скрепления (булавки, скобки, скрепки).

При наличии в деле отдельных особо ценных документов, а также невостребованных личных документов (трудовых книжек, военных билетов, паспортов и др.) эти документы вкладываются в конверт, который затем подшивается вдело. При большом количества таких документов они могут изыматься из дел, и на них составляется отдельная опись.

Дела постоянных сроков хранения, состоящие из особо ценных документов (Особо ценный документ – документ Архивного фонда РФ, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (п. 93) Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации” (ст. 3).). хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

К таким документам в акционерных обществах относятся бюллетени для голосования, включая бюллетени, признанные недействительными. Эти документы должны быть опечатаны счетной комиссией и сданы в архив общества. В конце каждого дела при подготовке к переплету подшиваются чистые листы бумаги для составления заверительной надписи или бланки листа-заверителя, а в начале дела в необходимых случаях – бланки форм для составления внутренней описи документов дела.

Нумерация листов

Нумерация листов дела необходима для обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов внутри дела. Нумерация листов дела является обязательной операцией при проведении упорядочения архивных документов для их сдачи в архив. Все листы одного дела (кроме листов заверительной надписи и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графитовым карандашом или нумератором. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов действующими правилами подготовки дел для сдачи в архив запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист (форматов A3 и А2) разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

При обнаружении большого количества ошибок в нумерации листов дела оно подлежит перенумерации. При этом старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа. При допущении отдельных ошибок в нумерации допускается употребление литерных номеров листов. Например: 132, 132 а, 132 б и т.д.

Лист-заверитель

Лист-заверитель является обязательным элементом оформления каждого дела постоянного срока хранения и личного дела.

Лист-заверитель дела составляется на отдельном листе и помещается в конец дела. При сдаче в архив книг (журналов) заверительная надпись составляется на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках – на отдельном чистом листе формата карточки.

Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается на верхней части внутренней стороны обложки дела. Лист-заверитель составляется по форме, установленной Основными правилами работы архивов организаций (см. Приложение 9).

Особенности физического состояния и формирования дела

«Порядок формирования, подготовки и передачи дел в архив»

ГЛАВГОСЭКСПЕРТИЗА РОССИИ

ПОРЯДОК формирования, подготовки и передачи дел в архив

Москва

Подготовка и передача дел в архив осуществляется всоответствии с настоящим Порядком, разработанным в соответствии с федеральным законодательствомпо вопросам архивного дела, нормативными актами Федеральной архивной службыРоссии, нормативно-методическими документами по документационному обеспечениюуправления (ГОСТР 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная системаорганизационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»,ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», Основными правилами работы ведомственных архивов.