Передача дел в архив организации

5.1. В архив организации передаются дела постоянного,временного (свыше 10-ти лет) хранения и по личному составу. Их передачапроизводится только по описям (раздел 4 настоящего Порядка).

5.2. Законченные делопроизводством дела постоянного, временного(свыше 10-ти лет) хранения и по личному составу, после окончания календарногогода, в котором они были заведены, подлежат оформлению в соответствии снастоящим Порядком и передаются в архив организации в течение последующегогода, но не позднее чем через 2 года после окончания их делопроизводством.

5.3. Передача дел в архив организации осуществляется пографику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурныхподразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителеморганизации.

5.4. В период подготовки дел структурным подразделением кпередаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяетсяправильность их формирования, оформления и соответствие количества дел,включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатуройдел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании иоформлении дел работники службы делопроизводства структурного подразделенияобязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется справка.

5.5. Прием каждого дела производится лицом, ответственным заархив (специальным сотрудником) в присутствии работника службы делопроизводстваструктурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждогодела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждогоэкземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятыхв архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а такжеподписи ответственного за архив (сотрудника архива) и лица, передавшего дела.

5.6. Дела сроком хранения до 10-ти лет включительно хранятсяслужбой делопроизводства и по истечении сроков хранения подлежат передаче вархив для уничтожения в установленном порядке.

5.7. В случае ликвидации или реорганизации подразделенияорганизации, работник службы делопроизводства в течение 2-х месяцев с моменталиквидации или реорганизации подразделения формирует все имеющиеся документы вдела, оформляет дела и передает их в архив, независимо от сроков хранения.