Как составить опись дел

Архив начинается с описи. Эта простая истина доставляет немало хлопот секретарям и специалистам ДОУ, которые сталкиваются с передачей документов в архив. Отправить бухгалтерские, кадровые и пр. документы на заслуженный отдых на архивное хранение под силу далеко не каждому рядовому сотруднику. Но не стоит преждевременно опускать руки и хвататься за голову. Существуют общие принципы и правила составления описей, соблюдая которые вы сможете с уверенностью взять еще одну вершину на поле офисных задач.

Что такое опись и для чего она нужна

Представьте, что вы собрались в отпуск, но ни билетов, ни паспортов при вас не оказалось. Отпуск отменяется, а вместе с ним – и все мечты о безмятежной жизни. Творчески взглянув на проблему передачи документов на архивное хранение, становится ясно, что опись дел – такое же удостоверение личности документов, как и паспорт гражданина РФ. Без нее ни одна бумага не покинет привычное место в офисе – по крайней мере, легальным способом. И, что не менее важно: если впоследствии вам потребуется архивный документ (а это случается постоянно), вы навряд ли сможете отыскать его в своем бумажном чулане, который так и не дорос до статуса архива.

Говоря простым языком, без описи нет архива, а без архива нет порядка в документах и в делах. К сожалению, до сих пор руководители ряда организаций не осознают тот факт, что без должного учета и описания документов, то есть составления описей, невозможно создание полноценной информационно-поисковой системы, которая способна справиться и с оперативными, и с долговременными нуждами управления. За этими, на первый взгляд, громкими словами скрываются банальные ситуации, когда сотрудники кричат о том, что дела в архив они давно сдали, но при этом в самом архиве от них и след простыл. Кто прав, кто виноват? Без наличия сдаточной описи, которая оформляется при передаче документов в архив, докопаться до правды практически невозможно.

Здесь впору задать закономерный вопрос: почему дела нельзя классифицировать по произвольному принципу (например, по клиентам компании или тематическому признаку) и в таком виде сдать в архив? Такой неформальный принцип оперативного пользования документальной информации подходит для текущего делопроизводства, но ни в коем случае не для архива. Это связано с тем, что на этапе передачи в архив дела должны формироваться исходя из основных положений нормативных документов по описанию и учету архивных документов. Другими словами, закон регламентирует порядок работы архивов организаций, а также процедуру составления и оформления описей дел (см. Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.). При этом для организаций, являющихся источником комплектования государственного или муниципального архива, Основные правила являются нормативным документом, положения которого обязательны для применения в работе. Остальные могут использовать их в качестве справочного пособия.

На какие документы составляются описи

Перед тем как приступать к новой для вас архивной задаче, важно знать, что, как правило, описи дел составляются при передаче дел в архив (или участок работы организации, его заменяющий) каждым структурным подразделением организации: бухгалтерия готовит свои сдаточные описи, сотрудники кадрового отдела – свои и т.д. На основе описи дел структурных подразделений в архиве организации создаются сводные разделы описей дел организации.

Составление описи понадобится для документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. а также для дел по личному составу и специфических видов документов. характерных только для данной организации: медицинские карты, судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и т. д. Заметьте, что последние две группы (документы по личному составу и специфические документы) должны быть включены в отдельные описи.

Обычно на дела со сроком хранения менее 10 лет описи не составляются, так как их не нужно сдавать в архив. Они находятся в структурных подразделениях, в которых были заведены и завершены делопроизводством, до того момента, пока не истечет срок их хранения и утраты практического значения. После этого они выделяются к уничтожению согласно соответствующему акту. Отметим, что в некоторых случаях по решению руководства компании дела временного хранения (менее 10 лет) могут быть переданы в архив, например, из-за нехватки места в структурном подразделении.

С чего начать: номенклатура дел – ваш спасательный круг

Очевидно, что ключевым моментом в составлении описей дел является правильное определение сроков (постоянного и временного) хранения документов. Если в вашем структурном подразделении ведется номенклатура дел, считайте, что вам повезло, так как за основу составления описи дел структурного подразделения (или участка работы) берется номенклатура дел данного структурного подразделения. При этом согласно нормативным требованиям документы подлежат передаче в архив не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве. Это значит, что в году на архивное хранение нужно передать документы за, и годы. Документы за более ранние периоды (например, 2009 год) в этом случае будут считаться задолженностью.

В практике подготовки описей нередко случается так, что документ по номенклатуре не был найден. Для решения этой проблемы структурное подразделение совместно с экспертной комиссией организации принимает меры по его розыску. В ситуации, когда розыск не принес ожидаемых результатов, необходимо составить акт (справку) об отсутствии дела и вместе с описью передать его (ее) в архив.

Что делать, если номенклатуры дел в организации нет. Отсутствие учета документов и дел, особенно на уровне номенклатур дел и сдаточных описей дел, до сих пор является системным недостатком в делопроизводстве многих организаций. Для вас это означает проведение предварительных работ до начала непосредственного составления описи, которая формируется на основе дел, подготовленных и оформленных для передачи на архивное хранение. В этом случае информация для описи переписываются с обложки дела. Графы заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела. Специалисты архивного дела также рекомендуют руководствоваться положениями должностных инструкций работников.

В определении сроков хранения документов, необходимых для составления описей, вам также помогут:

· Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08. г. № 558

· Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 31.07.2007 г. № 1182 (в ред. от 28.04. г.) (если в организации образуются документы технического направления)

· Ведомственные или отраслевые перечни документов с указанием сроков хранения (при их наличии для вашей сферы деятельности)

· Бесплатный сервис «Архивист Онлайн». который осуществляет поиск сроков хранения заданного вами документа по трем перечням типовой документации.

Общие правила составления сдаточной описи

С точки зрения архивной практики, в правильной компании каждое структурное подразделение регулярно обзаводится так называемой описью дел структурного подразделения, согласно которой документы поступают на хранение в архив. Она еще называется сдаточной описью и имеет ряд особенностей составления.

Правило 1. В статью описи дел структурного подразделения в обязательном порядке включаются следующие элементы:

· порядковый номер дела (части, тома)

· индекс дела (проставляется в соответствии с номенклатурой дел организации)

· заголовок дела (при передаче дела в архив организации может быть уточнен)

· количество листов в деле (томе)

· срок хранения дела

· примечание (в примечании отмечаются все особенности заведенного дела и документов в него включенных, их местонахождении).

Правило 2. Сдаточная опись составляется в двух экземплярах: один остается в отделе, другой – в архиве. Основой для заполнения граф описи служит информация на обложках дел. Если данные сведения являются неполными, тогда составитель изучает номенклатуру дел.

Правило 3. Каждое дело в описи получает свой самостоятельный номер. Если дело разделяется на несколько томов, то каждый том нужно вносить под новым самостоятельным номером. Иными словами, одна строка в описи – для каждого тома (или части).

Правило 4. В сдаточной описи не принято повторять одинаковые заголовки. Первый раз заголовок воспроизводится полностью, затем повторяющаяся часть заменяется на «То же». Однако вначале нового листа описи заголовок всегда указывается полностью.

Правило 5. Пропущенные номера оставляются в описи на тот случай, если дело в обязательном порядке было заведено, но по каким-либо причинам находится во временном пользовании, реставрации и др. и поэтому не включено в опись на момент ее составления.

Правило 6. Литерный номер проставляется в тех случаях, если в описи не осталось свободных номеров, но обнаружился комплекс документов (дело), который в обязательном порядке должен быть включен в опись дел структурного подразделения.

Правило 7. В конце описи за последней описательной статьей делается итоговая запись. В ней цифрами и прописью указывается количество дел, а также первый и последний номера дел по описи, особенности нумерации (пропущенные и литерные номера).

Правило 8. При передаче документов в архив в обоих экземплярах описи вносится отметка о наличии каждого дела (в графе «Примечание») и указывается количество переданных дел (цифрами и прописью). В конце выносится дата, и ставятся подписи лиц, ответственных за передачу и прием. Финальный штрих – начальник организации утверждает все экземпляры описи.

Как мы уже отмечали ранее, на основе описи дел структурных подразделений в архиве составляются сводные разделы описей (постоянных, временных и по личному составу) дел организации.

Опись дел постоянного хранения

В сводную опись дел постоянного срока хранения включаются заголовки дел постоянного срока хранения, образовавшиеся в деятельности всех структурных подразделений организации, в течение периода времени, за который составляются описи дел. Среди правил составления этого вида описей можно выделить следующие.

Правило 1. Заголовки оформляются аналогично сдаточной описи, и в большинстве случаев они соответствуют заголовкам по номенклатуре дел. Заголовки дел, включающие в себя документы за несколько лет, помещаются в описи по дате заведения дела. Нумерация осуществляется в валовом порядке, начиная с первого раздела описи.

Пример. Первый раздел описи за 1995-1997 гг. начиная с №1 по № 15, тогда следующий раздел описи с 1998 г. начинается с №16 заголовка дела. Этот № является постоянным архивным № дела в описи, он проходит во всех элементах научно-справочного аппарата и не подлежит изменению, кроме проведения целевой экспертизы дел и составления новой описи дел. В этом случае должна составляться переводная таблица номеров старой и новой описей дел.

Правило 2. Опись дел для постоянного хранения создается по стандартной форме в четырех экземплярах. Эта форма предполагает оформление титульного листа и подтитула (при необходимости), в котором списком вносятся изменения в названии и подчиненности организации.

Правило 3. Если опись составляется впервые, к ней в обязательном порядке делается предисловие. В предисловие включаются сведения об организации, дате ее создания, функциях, изменениях в структуре за период, который охватывает опись дел дается краткая характеристика содержания дел, полноты документов, наличие дел, выходящих за хронологические рамки (документы предшественников данной организации, ликвидированных организаций) вошедших в фонд данной организации указывается на особенности формирования, описания и др.

Правило 4. Обычно к разделу описи составляется оглавление. В оглавление включаются предисловие, список сокращений, название подразделов описи и более мелких групп дел, включенных в подраздел, указатели. Напротив каждого названия, включенного в оглавление, указываются соответствующие им номера листов, а при необходимости могут указываться конкретные номера отдельных дел.

Правило 5. Если опись дел сложна по своей структуре, содержанию, специфике включенных в нее дел, к ней составляются указатели (тематические, именные, географические), понятия, включенные в указатели, должны иметь ссылки на соответствующие номера дел.

Правило 6. Если в описи присутствуют не общепринятые сокращения, то обязательным элементом описи является список сокращенных слов (аббревиатур), которые располагаются в списке в алфавитном порядке.

Правило 7. В конце каждого раздела описи составляется итоговая запись, где указывается количество дел в описи, наличие пропущенных и литерных номеров, наличие особо ценных дел в описи (их номера). Итоговая запись подписывается заведующим архивом и составителем с указанием даты составления описи. Заголовки вновь обнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в дополнительную опись (дополнение к описи) под отдельными номерами в конце раздела или, если их не много, то внутри подразделов описи под литерными номерами. В этом случае составляется новая итоговая запись.

Правило 8. Листы годового раздела сводной описи дел и справочного аппарата к нему нумеруются в валовом порядке, и составляется лист-заверитель, в котором указывается общее количество листов и особенности в нумерации. Заверительная надпись подписывается составителем раздела.

Опись дел по личному составу

При составлении описей дел по личному составу следует иметь в виду следующие особенности, которые составители зачастую не учитывают в своей работе. Во-первых, не все документы по личному составу выделяются в отдельную опись. Документы по личному составу, которым типовыми или отраслевыми перечнями установлен постоянный срок хранения или установленный в результате экспертизы (личные дела и иные документы руководителей, выдающихся деятелей науки, культуры, общественных деятелей и т. д.), включаются в описи дел постоянного хранения. Во-вторых, в организациях с большим объемом документов по личному составу могут составляться несколько описей дел по личному составу (в частности, на личные дела, трудовые книжки и т. д.). В-третьих, личные дела (личные карточки) вносятся в описи дел только после увольнения работника.

Правило 1. Заголовки дел в разделе описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку в следующей последовательности:

· приказы (распоряжения) по личному составу

· списки личного состава

· карточки по учету личного состава

· личные дела

· лицевые счета и иные бухгалтерские документы, подтверждающие трудовое вознаграждение

· трудовые договора и контракты (если не подшиты в личном деле или при их отсутствии)

· невостребованные трудовые книжки, акты о несчастных случаях, связанных с трудовой деятельностью (акты о несчастных случаях со смертельным исходом являются документами постоянного срока хранения и помещаются в описи дел постоянного хранения).

Источники: delo-ved.ru, www.irbis.vegu.ru, www.ohranatruda.ru