Оперативное хранение документов

3.1. С момента заведения и до передачи в архив организациидела хранятся у специалистов делопроизводственной службы организации(структурных подразделений) по месту их формирования.

3.2. Руководители структурных подразделений и специалистыделопроизводственной службы организации, отвечающие за делопроизводство, несутответственность за сохранность документов и дел.

3.3. Дела находятся в рабочих комнатах, располагаются в запирающихсяшкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пылии воздействия солнечного света. В целях повышения оперативности поискадокументов, дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатурадел или выписка из нее помещаются на внутренней стороне шкафа.

3.4. Временное изъятие документов из дел допускается висключительных случаях и производится только с разрешения начальникаделопроизводственной службы организации (структурного подразделения) собязательным оставлением в деле заверенной копии документа и указания причинывыдачи подлинника.

3.5. Копии документов, находящихся в делах организации,выдаются сторонним организациям только с разрешения начальникаделопроизводственной службы организации (структурного подразделения).

3.6. Уничтожение документов, не имеющих научно-историческойценности и утративших практическое значение, производится архивом организации вустановленном порядке.

Самовольное уничтожение служебных документов вструктурных подразделениях организации запрещается.

3.7. Специалисты структурных подразделений организации несутответственность за сохранность поступивших к ним документов и аккуратноеобращение с ними.