2015-10-13
742
4.1. Для обеспечения комплектования архива на все завершенныев делопроизводстве организации дела, подлежащие сдаче в архив (делапостоянного, временного (свыше 10-ти лет) хранения и по личному составу),оформленные в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированнаясистема организационно-распорядительной документации. Требования к оформлениюдокументов» и других нормативных актов по делопроизводству, а также разделов 1 и 2 настоящего Порядка,составляются описи дел (приложение 4).
4.2. Описи дел составляются отдельно на:
- дела постоянного хранения
- дела временного хранения
- дела по личному составу.
4.3. Опись дел представляет собой перечень дел ссамостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Каждое дело (том)вносится под самостоятельным порядковым номером.
4.4. В организации, в каждом структурном подразделении, описина дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственнымметодическим руководством архива. По этим описям документы передаются в архив.Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой дляподготовки сводной описи организации, которую готовит архив и по которой онсдает дела на постоянное хранение.
Описи дел составляются по установленной форме в двухэкземплярах и представляются в архив организации через год после завершения делв делопроизводстве.
4.5. При внесении вопись нескольких томов одного дела пишется полностью заголовок первого тома, авсе остальные тома обозначаются словами «То же» + номер тома. При этом другиесведения о делах вносятся в опись полностью (дата дела, количество листов вделе, срок хранения дела). На каждом новом листе в описи заголовоквоспроизводится полностью. Если заведен только один том дела, то номер тома неуказывается в описи.
4.6. Дела в описи систематизируются в соответствии сноменклатурой дел в организации.
4.7. В опись дел делопроизводственной службы организациипосле заголовков дел включаются регистрационные карточки на входящие иисходящие документы.
4.8. В конце описи делается итоговая запись, в которойуказывается цифрами и прописью количество дел, сдаваемых в архив организации.
4.9. Описи дел печатаются в двух экземплярах и подписываютсяруководителем организации, составителем описи (специалистомделопроизводственной службы) и заведующим архивом организации.
4.10. Один экземпляр описи передается с делами в архиворганизации, второй экземпляр остается у специалиста делопроизводственнойслужбы организации, ответственного за делопроизводство.
4.11. Графа «Примечание» используется для проставления отметоко приеме дел, особенности их физического состояния, о наличии копий и т.д.
