Работа с электронными документами

6.1. Все операции, осуществляемые с электронными документамипри передаче на архивное хранение, должны быть документированы. Электронныйдокумент - это документ, созданный с использованием носителей и способовзаписи, обеспечивающих обработку его информации на компьютере. Создаваемые вдеятельности организации электронные документы подлежат передаче вустановленном порядке на архивное хранение.

Архивы организаций осуществляют прим электронныхдокументов, обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а такжеподготовку и передачу на государственное хранение. На хранение принимаются какотдельные документы, так и их комплексы, коллекции документов, а такжедокументы в составе фондов организаций или физических лиц - источников комплектованияархива, имеющих реквизиты, позволяющие их идентифицировать.

6.2. Место хранения электронных документов определяетруководитель организации. Они могут храниться в архиве организации или в специализированномподразделении, в состав которого могут входить: магнитотека, служба повнедрению и сопровождению методов и средств автоматизированного ведениядокументов, технологическая служба.

6.3. Обязательными условиями архивного хранения электронныхдокументов являются:

- наличие в архиве аппаратно-программного оснащения дляхранения, копирования и воспроизведения электронных документов, их перезаписи вновые форматы в связи с развитием программного обеспечения, передачейинформации по каналам связи

- обеспечение доступа к информации по установленнымкатегориям пользователей, а также обеспечение защиты информации отнесанкционированного доступа (путем применения соответствующих техническихсредств и правовых норм)

- обеспечение режима хранения электронных документов,исключающих их утрату или искажение.

Обеспечение хранения электронных документов должнопредусматривать поддержание оптимальных режимов хранения технических носителейэлектронных документов. Технические параметры данных режимов определяютсясоответствующими государственными стандартами ГОСТ 28388-89. Система обработкиинформации. Документы на магнитных носителях. Порядок выполнения и обращения ГОСТ 2.501-88 ЕСКД.Правила учета и хранения ГОСТ 19.601-78 ЕСПД. Правила дублирования, учета ихранения ГОСТ 24.402-80. Единая система стандартов АСУ. Учет, хранение иобращение.

6.4. Отбор электронных документов на архивное хранениеосуществляется в результате их экспертизы.

На начальном этапе экспертизы электронных документовархив совместно с делопроизводственной службой или службой, отвечающей зафункционирование информационных технологий в организации, определяет переченьсистем, тем и проектов, документы которых могут иметь ценность в соответствии собщими критериями экспертизы. Этот перечень является основанием для проведениясобственно экспертизы электронных документов.

Экспертиза электронных документов проводится экспертнымислужбами во взаимосвязи с традиционной документацией организации применяется вкомплексе система общих и специальных критериев. Устанавливается видовой составдокументов, проводится экспертиза их содержания, определяются требования кжизненным циклам документированной информации, осуществляется экспертная оценкатехнического состояния документов.

Отбор электронных документов производится на основе«Перечня типовых документов со сроками хранения, образующихся в деятельностиорганизаций» и «Перечня документов на машинных носителях и автоматизированнаябаза данных (АБД) автоматизированных систем научно-технического ипроизводственного назначения.

6.5. Электронные документы поступают на архивное хранениевместе с сопроводительной документацией. В ней должна найти отражение следующаяинформация: название документа, дата его создания, характеристика содержания(аннотация), электронный формат, физическая и логическая структура (для базыданных (БД), объем документа (для БД также количество записей).

Электронный документ и сопроводительная документация к немусоставляют единицу учета электронных документов. Единице учета, поступившей наархивное хранение, присваивается регистрационный номер по журналу поступлений.В составе единицы учета указывается единица хранения. Единица храненияэлектронного документа - это комплект носителей (магнитная лента, гибкиймагнитный диск, магнитооптический диск, оптический диск и др.) электронногодокумента и сопроводительная документация к нему. На единицу хранения заводитсяучетная карточка в двух экземплярах и ведется учетная БД (каталог) электронныхдокументов.

6.6. Подготовка электронных документов к передаче на архивноехранение состоит из следующих этапов:

- запись на машинные носители (при необходимости -перезапись на новые носители)

- проверка технического состояния

- подготовка сопроводительной документации(сопроводительная документация электронного документа должна быть достаточнойдля обеспечения сохранности и использования электронных документов)

- непосредственная передача электронных документов вархив организации.

6.7. Сроки временного архивного хранения электронныхдокументов государственной части архивного фонда Российской Федерации ворганизации в соответствии с постановлением Совета Министров-ПравительстваРоссийской Федерации «О порядке ведомственного хранения документов иорганизации их в делопроизводстве» от 03.03.93 № 191 определены в 5 лет.Передача документов на государственное хранение осуществляется по согласованиюс государственным архивом по описи.

Документы временного срока хранения уничтожаются по актупосле утверждения описи в установленном порядке.