Требования к составлению первичных (сводных) документов, учетных регистров, их составление и исправление ошибок

Все хозяйственные операции, проводимые государственными (муниципальными) учреждениями, оформляются первичными документами. Первичные учетные документы, поступающие в бухгалтерию учреждения в качестве оправдательных документов на осуществленные им хозяйственные операции, принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам документов, утвержденным согласно законодательству РФ правовыми актами уполномоченных органов исполнительной власти.

Первичный учетный документ принимается к бухгалтерскому учету при условии отражения в нем всех реквизитов, предусмотренных унифицированной формой документа, и при наличии на документе подписи руководителя учреждения или уполномоченного им на то лица.

Документы, формы которых не унифицированы, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

· наименование документа;

· дату составления документа;

· наименование участника хозяйственной операции, от имени которого составлен документ, а также его идентификационные коды;

· содержание хозяйственной операции;

· измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

· наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

· личные подписи указанных лиц и их расшифровку.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, принимаются к отражению в бухгалтерском учете при наличии на документе подписей руководителя учреждения и главного бухгалтера или уполномоченных ими на то лиц.

Учреждения вправе на основе первичных учетных документов составлять сводные учетные документы по формам, утвержденным Минфином России в установленном порядке. В случае отсутствия утвержденной формы сводного учетного документа учреждение вправе в рамках формирования своей учетной политики утверждать формы сводных учетных документов с учетом требований к составу обязательных реквизитов.

Кроме того, учреждение вправе самостоятельно разработать формы первичных документов, не предусмотренные в альбомах унифицированных форм, и утвердить их в своей учетной политике.

Первичные и сводные учетные документы составляются на бумажных носителях или в виде электронного документа с использованием электронно-цифровой подписи. Учреждение, сформировавшее электронный документ, обязано изготавливать за свой счет копии таких документов на бумажных носителях по письменному запросу других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры.

Первичный учетный документ составляется в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно по окончании операции.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

В случае обнаружения пропажи или уничтожения первичных документов руководитель учреждения должен приказом назначить комиссию по расследованию причин происшествия. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждает руководитель учреждения. При необходимости для участия в работе комиссии привлекаются представители следственных органов, охраны, государственного пожарного надзора. Акт подшивается в папку (дело) Журнала по прочим операциям.

В первичных (сводных) учетных документах подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.

Если в первичном документе, заполненном вручную, допущена ошибка, она исправляется путем зачеркивания одной чертой неправильного текста или суммы и над зачеркнутым исправленным текстом или суммой делается правильная надпись. Зачеркивание производится так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью: "Исправлено" или "Исправленному верить" и подтверждено подписями лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается.

Данные проверенных и принятых к учету первичных учетных документов систематизируются в хронологическом порядке и отражаются накопительным способом в следующих регистрах бухгалтерского учета:

- Журнале операций №1 по счету "Касса" (ф. 0504071);

- Журнале операций №2 с безналичными денежными средствами (ф. 0504071);

- Журнале операций №3 расчетов с подотчетными лицами (ф. 0504071);

- Журнале операций №4 расчетов с поставщиками и подрядчиками (ф. 0504071);

- Журнале операций расчетов с дебиторами по доходам №5(ф. 0504071);

- Журнале операций расчетов по оплате труда №6(ф. 0504071);

- Журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов №7(ф. 0504071);

- Журнале по прочим операциям №8(ф. 0504071);

- Журнале по санкционированию №9(ф. 0504071);

- Главной книге (ф. 0504072);

- иных регистрах, предусмотренных Инструкцией N 157н.

При необходимости учреждение вправе самостоятельно разработать дополнительные регистры бухгалтерского учета и утвердить их в своей учетной политике.

Записи в журналы операций производятся по мере совершения операций, но не позднее следующего дня после получения первичного (сводного) учетного документа. Журналы операций подписываются бухгалтером, ответственным за его формирование. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

По истечении месяца данные оборотов по счетам из журналов операций должны быть перенесены в Главную книгу, а первичные учетные документы, относящиеся к соответствующим журналам операций, должны быть подобраны в хронологическом порядке и сброшюрованы. При незначительном количестве документов брошюровку можно производить за несколько месяцев в одну папку (дело).

Формирование регистров бухгалтерского учета на бумажных носителях, при комплексной автоматизации бухгалтерского учета (формирование машинограмм регистров бухгалтерского учета), осуществляется с периодичностью, установленной в рамках формирования учетной политики, но не реже периодичности, установленной для составления и представления бухгалтерской отчетности.

В соответствии с периодичностью формирования регистров на бумажном носителе по первичным электронным документам, принятым к учету и относящимся к соответствующему регистру, формируется реестр электронных документов, подшиваемый в отдельную папку (дело).

Учреждение, сформировавшее электронный документ, обязано изготавливать за свой счет копии таких документов на бумажных носителях по требованию (письменному запросу) других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений.

Государственные (муниципальные) учреждения обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться учреждениями не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний.

Ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, учетных регистров несет руководитель государственного (муниципального) учреждения.