Первичные документы учета наличия и движения материалов

Операции движения материальных ценностей должны оформляться унифицированными формами первичной учетной документации, утвержденными Госкомстатом России (постановление ГК РФ по статистике от 30 октября 1997 г. № 71а, в редакции от 6 апреля 2001 г. № 26), а при их отсутствии - отраслевыми формами, утверждаемыми соответствующими министерствами и иными органами исполнительной власти. Если унифицированные и отраслевые формы первичных документов не предусмотрены, их разрабатывают и утверждают организации самостоятельно в соответствии с требованиями, сформулированными в Федеральном законе «О бухгалтерском учете».

К унифицированным формам первичной документации по учету производственных запасов относятся:

- доверенность (формы № М-2 и № М-2а) применяется для оформления права выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей от поставщика. Доверенность от имени коммерческой организации выдается за подписью её руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами; от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, - за подписями руководителя и главного бухгалтера. Доверенность должна быть полностью заполнена и иметь образец подписи лица, на имя которого она выписана.

Доверенность на получение товарно-материальных ценностей выдается, как правило, на 15 дней, а при расчетах в порядке плановых платежей - на календарный месяц. Доверенность оформляется в одном экземпляре и выдается под расписку получателю.
Выданные доверенности регистрируются в пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей. Выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается. Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна.

Форма № М-2а применяется организациями, получение материальных ценностей в которых по доверенности носит массовый характер;

- приходный кассовый ордер (форма № М-4) используется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки. Приходный кассовый ордер составляется в одном экземпляре материально ответственным лицом в день поступления ценностей на склад. При неоднократном получении в течение дня однородного груза можно выписывать один приходный ордер за день. На оборотной стороне приходного ордера делается отметка о каждой партии с подведением итога за день.

Для сокращения количества первичных учетных документов и снижения трудоемкости начальной стадии учета по усмотрению руководства организации вместо приходного ордера могут использоваться сопроводительные документы поставщика (спецификация, сертификат, удостоверения качества и др.), в которых на обратной стороне работником склада проставляется штамп с указанием даты приемки, количества материалов и подписи материально ответственного лица;

- акт о приемке материалов (форма № М-7) предназначен для оформления поступивших материальных ценностей в тех случаях, когда имеются расхождения по количеству, качеству, ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика, а также при приемке материалов, поступивших без документов поставщика (неотфактурованных поставок). Акт является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, составляется членами комиссии по приему материалов с обязательным участием материально ответственного лица и представителя поставщика либо незаинтересованной организации. Утверждается руководителем организации или другим уполномоченным лицом. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию для учета движения материальных ценностей, другой - в отдел снабжения или в бухгалтерию для направления претензии поставщику;

- лимитно-заборная карта (форма № М-8) используется для оформления отпуска со склада в производственные подразделения организации в пределах установленного лимита материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, выполнении работ, оказании услуг. Лимит отпуска материальных ценностей устанавливается отделом снабжения либо плановым отделом исходя из объемов производственных заданий цехов и норм расхода предметов труда, с учетом переходящих остатков неиспользованных материалов на начало отчетного периода.

Рассматриваемый документ служит для текущего контроля за соблюдением лимитов отпуска материалов на производственные нужды и является основанием для списания материальных ценностей со склада. Лимитно-заборная карта выписывается, как правило, в двух экземплярах на одно наименование (номенклатурный номер) материала сроком на один месяц, а при сравнительно редком отпуске ресурсов в производство - на квартал. Один экземпляр карты до начала месяца передается структурному подразделению - потребителю материалов, второй - складу.

Отпуск материалов в производство осуществляется складом при предъявлении представителем структурного подразделения лимитно-заборной карты. Кладовщик отмечает в картах склада и подразделения дату и количество отпущенных материалов, записывает остаток лимита по номенклатурному номеру материала. В лимитно-заборной карте подразделения расписывается кладовщик, а в лимитно-заборной карте склада - представитель структурного подразделения. После использования лимита лимитно-заборные карты со склада передаются в бухгалтерию;

- план-карта используется в случае, если в организации организована централизованная доставка материалов со складов в производственные подразделения. Снабженческими или плановыми службами составляется специальный оперативный документ на отпуск (план-карта), в котором отражаются лимиты и календарные сроки доставки материалов. На основе этого документа работником склада выписывается накладная на отпуск материалов в пределах месячного лимита и производится передача материалов по назначению;

- требование-накладная (форма № М-11) применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами. Составляется она в двух экземплярах материально ответственными лицами склада или цеха, сдающего ценности, подписывается названными лицами и получателями. Один экземпляр документа предназначен для списания ценностей подразделением-поставщиком, второй - для оприходования ценностей подразделением-получателем.

Требование-накладная может использоваться для оформления отпуска материалов сверх установленных норм и лимита, по замене с разрешения руководителя или главного инженера. В этом случае, как правило, на бланке документа по диагонали наносится отличительная полоса. На основании требования-накладной в лимитной карте заменяемого материала корректируется лимит. Изменение лимита производится теми лицами, которым предоставлено такое право.

В требовании-накладной указываются причины сверхлимитного отпуска материалов (например, исправление брака, покрытие перерасхода материалов), ставится штамп (надпись) «Сверх лимита». При получении материалов для производства продукции взамен забракованной и для исправления брака к лимитно-заборной карте или требованию-накладной следует прилагать акты (извещения) о браке с указанием кода изделия, детали, заказа, по которым изготовлена забракованная продукция;

- накладная на отпуск материалов на сторону (форма № М-15) предназначена для учета отпуска материальных ценностей структурным подразделениям организации, расположенным за пределами ее территории, или сторонним организациям. Накладная выписывается в двух экземплярах по предъявлении получателем заполненной в установленном порядке доверенности на получение ценностей. Первый экземпляр передается на склад в качестве основания отпуска материалов, второй - получателю;

- карточка учета материалов (форма № М-17) заполняется на каждый номенклатурный номер материала, служит для количественного учета движения материалов на складе по сортам, видам и размерам. Записи в карточках складского учета осуществляются материально ответственными лицами на основании первичных документов учета поступления и выбытия материалов в день совершения операции. В карточках учета материалов систематически выводятся остатки ценностей по их видам, сортам, размерам и другим технико-эксплуатационным параметрам, что позволяет своевременно обеспечить руководство организации, службы снабжения и маркетинга информацией, необходимой для управления запасами, выявления неиспользуемых материалов сверхнормативных запасов.

По истечении календарного года на карточках учета материалов выводятся остатки на 1 января следующего года, которые переносятся во вновь открытые карточки на следующий год. Карточки истекшего года закрываются, брошюруются и сдаются в архив организации. По указанию руководителя службы снабжения и разрешению главного бухгалтера карточки учета материалов могут продолжаться и в следующем календарном году, а также закрываться и открываться в середине года.

Складской учет материалов можно вести в книгах сортового учета, которые содержат те же реквизиты, что и карточки;

- акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма № М-35), применяется для оформления поступления пригодных к использованию в организации материальных ценностей, полученных в процессе ликвидации основных средств. Совершенствование содержания первичных учетных документов способствует рационализации документооборота. Так, если в карточке учета материалов предусмотреть графу для подписей получателей ценностей, такие документы, как требование-накладная, лимитно-заборная карта, можно выписывать в одном экземпляре. При этом сведения об отпуске материалов со склада подтверждаются подписями кладовщика, получателя ценностей в карточке складского учета и в указанных выше первичных учетных документах. Требование-накладная и лимитно-заборная карта при этом возвращаются получателю материальных ценностей.

Нестабильность цен материалов в современных условиях хозяйствования и актуальная потребность организации учета материалов по поступающим партиям материальных ценностей обусловливают целесообразность перенесения реквизита «цена материалов» в табличную часть документа, что позволит регистрировать цену в форме № М-17 по каждой поставке материальных ценностей.

Оснащение рабочих мест кладовщиков, бухгалтеров, персонала других подразделений организации современными компьютерами, которые используются локально либо в сети, объединяющей терминалы персонала различных служб организации, также способствует сокращению количества экземпляров первичных учетных документов, упрощению их форм и трудоемкости формирования, а в некоторых случаях - исключению первичных учетных документов в традиционной форме при сохранении юридического статуса первичной информации. Первичные учетные документы обладают юридической силой при наличии обязательных реквизитов, подписей исполнителей и должностных лиц, печатей.

Для усиления контрольных функций бухгалтерского учета рекомендуется приказом руководителя организации утвердить список лиц, имеющих право подписи на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материалов, а также перечень материалов, относящихся к названной категории. Бланки первичных учетных документов целесообразно пронумеровать до передачи материально ответственным лицам для заполнения.

Кроме перечисленных документов для учета материальных ценностей используются:

- инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-3);

- сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-19);

- сопроводительные документы (спецификации, сертификаты, качественные удостоверения);

- акт о покупке материалов на рынке;

- акт перевода единиц измерения материалов;

- акт-заключение о чрезвычайных ситуациях;

- акт на списание материалов.

В расчетах за приобретенные организацией материальные ценности применяются:

- товарно-транспортная накладная (форма № 1-Т);

- счет-фактура;

- расчетно-платежные документы по банку;

- приходный и расходный кассовые ордера;

- и др.

Порядок формирования и движения документов должен соответствовать графику документооборота, который разрабатывается организацией с учетом условий поставок, транспортировки, организационной структуры и функциональных обязанностей подразделений и должностных лиц.

Первичные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. Программы кодирования, идентификации и машинной обработки данных документов на машинных носителях должны обладать системой защиты и храниться в организации в течение срока, установленного для хранения соответствующих первичных учетных документов.

Организация учета материалов на складах и в бухгалтерской службе

К основным предпосылкам рациональной организации учета материалов и контроля за их сохранностью относятся:

- наличие оборудованных складов и кладовых или специально приспособленных площадок (для запасов открытого хранения);

- размещение запасов в местах хранения таким образом, чтобы обеспечить возможность быстрой приемки, отпуска и проверки наличия материальных ценностей по группам и типо-, сорто-размерам; в местах хранения каждого вида запасов следует прикреплять ярлык с указанием данных о находящемся запасе;

- оснащение мест хранения запасов весовым хозяйством, измерительными приборами и мерной тарой;

- организация при необходимости участков централизованного раскроя материалов, применение централизованной доставки материалов со складов в подразделения по согласованным графикам; сокращение излишних промежуточных складов и кладовых;

- определение круга лиц, ответственных за приемку и отпуск запасов (заведующих складами, кладовщиков, экспедиторов и др.), за правильное и своевременное оформление этих операций, за сохранность запасов; заключение с этими лицами письменных договоров о материальной ответственности;

- определение перечня должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение, отпуск и вывоз материалов со складов, иных мест хранения.

Учет поступления материалов. На поступающие материалы организация, как правило, получает от поставщика (грузоотправителя) расчетные и сопроводительные документы.

В соответствии с графиком документооборота необходимо:

- зарегистрировать документы в журнале учета поступающих грузов;

- проверить соответствие данных документов договорам по ассортименту, ценам и количеству материалов, способу и срокам отгрузки и другим условиям поставки;

- проверить правильность информации в расчетных документах;

- акцептовать (оплатить) расчетные документы полностью или частично или мотивированно отказаться от акцепта (от оплаты);

- определить фактические размеры ответственности в случае на рушения условий договора;

- передать своевременно документы в подразделения организации для последующей обработки.

Для получения материалов со склада поставщика или от транспортной организации уполномоченному лицу выдаются соответствующие документы и доверенность на их получение. Приемка материалов от организаций транспорта по количеству и качеству осуществляется по действующим в названных организациях правилам с учетом условий договоров купли-продажи и перевозки груза.

Сопроводительные документы на поступившие покупателю грузы передаются соответствующему подразделению организации (отделу материально-технического снабжения, складу) для приемки и оприходования материалов. На складе проверяется соответствие качества, ассортимента и количества материалов данным расчетных и сопроводительных документов поставщика. Порядок и сроки приемки материалов по количеству и качеству устанавливаются специальными нормативными документами.

При перевозке грузов автотранспортом приемка поступающих материалов осуществляется на основе товарно-транспортной накладной, получаемой от грузоотправителя.

Некоторые материалы, перечень которых устанавливается распорядительным документом организации, могут направляться непосредственно в подразделения, минуя склад. Например, на стройках строительные материалы, конструкции и детали, как правило, завозятся непосредственно на объекты строительства. Такие материалы отражаются в учете как поступившие на склад и переданные в подразделение организации, в приходных и расходных документах склада и приходных документах подразделения организации делается отметка о том, что материалы получены от поставщика и выданы подразделению без завоза их на склад (транзитом).

Если поставка соответствует условиям договора, материально ответственным лицом на складе выписывается приходный ордер (форма № М-4) либо в сопроводительных документах поставщика проставляется штамп, в оттиске которого содержатся обязательные реквизиты приходного ордера. При поступлении материалов, приобретенных подотчетными лицами за наличный расчет в розничной торговле либо у физических лиц на рынках, основанием для оформления приходного ордера являются товарный чек магазина, квитанция приходного кассового ордера, акт (справка) о покупке на рынке или у населения (см. параграф 4.4 «Учет расчетов с подотчетными лицами»).

Если при приемке материалов от поставщиков установлено расхождение с данными сопроводительных документов либо условиями договоров (недостача, излишки, пересортица, вмятины, поломка, бой), а также в случае неотфактурованной поставки, специальной комиссией с участием представителя поставщика или независимой организации составляется акт о приемке материалов (форма № М-7) в двух экземплярах. При этом приходный ордер не выписывается, приемный акт является одновременно приходным документом и основанием для предъявления претензий и исков к поставщику или транспортной организации, уточнения расчетов с поставщиком.

Материалы, поступившие на склад в порядке внутреннего перемещения из подразделений организации в случаях возврата ресурсов, сдачи отходов, брака, материалов, полученных от ликвидации (разборки) основных средств, оформляются требованием-накладной, актом об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений.

Материалы, поступающие на ответственное хранение, записываются заведующим складом (кладовщиком) в специальную книгу (карточку), хранятся они на складе обособленно и не могут расходоваться, за исключением случаев, когда материальные ценности относятся к бесхозяйным вещам и являются скоропортящимися либо расходы по их хранению несоизмеримо велики. Организация может использовать такие материалы в производственных либо иных целях или продать. Выручка от продажи материалов или их рыночная стоимость при использовании материалов в организации, уменьшенная на величину расходов по их хранению,- продаже и других затрат, подлежит возврату собственнику материалов.

Количественный учет наличия и движения материальных ценностей на складах материально ответственное лицо ведет в карточках учета (форма № М-17). Выдаются они заведующему складом под расписку на основании реестра, в котором указываются регистрационные номера карточек и их количество.

Если материал поступает в одной единице измерения (например, по весу), а отпускается со склада в другой (например, поштучно), то оприходование и отпуск его отражаются в первичных документах, на складских карточках и соответствующих регистрах бухгалтерского учета одновременно в двух единицах измерения, либо осуществляется перевод материала в другую единицу измерения с составлением акта представителями отдела снабжения, бухгалтерской службы, заведующим склада, специалистами других отделов.

Учет выбытия материалов. Материалы могут отпускаться с центральных складов организации на склады подразделений, а при отсутствии последних - непосредственно в подразделения организации (обычно на склады и в кладовые). Отпуск материалов со складов, в том числе и другим организациям (на сторону), должен осуществляться только материально ответственными лицами, списки и образцы подписей которых сообщаются кладовщикам. Для обеспечения сохранности материалов организацией устанавливаются порядок их вывоза и выноса с территории, оформления пропусков, способы выполнения необходимого при выбытии материальных ценностей контроля.

Порядок отпуска материалов со складов и кладовых подразделений устанавливает руководитель подразделения по согласованию с главным бухгалтером организации. Из цеховых складов и кладовых материалы передаются в производство на участки, бригадам, на рабочие места в соответствии с установленными лимитами, нормами и объемами производственной программы (заданиями). Отпуск сверх норм и лимитов либо замена производится в порядке, установленном организацией при наличии разрешения руководителя либо уполномоченных лиц.

В первичных учетных документах на отпуск материалов со складов и кладовых в производственные подразделения (в лимитно-заборных картах, требованиях-накладных, накладных на отпуск материалов на сторону в переработку) указываются реквизиты, позволяющие идентифицировать вид материальных ресурсов, заказ (изделия, работы), для которого предназначены материалы, либо код и наименование затрат. Если отпуск материалов подразделениям производится без указания назначения, они считаются в подотчете у подразделения.

Также в подотчет оформляется отпуск материалов особого порядка учета: драгоценные металлы и драгоценные камни, полуфабрикаты и изделия из них, спирт, дорогостоящие материальные ценности, сильнодействующие ядовитые вещества. Руководителем организации утверждаются списки лиц, имеющих право давать разрешения на отпуск подобных материалов, получать и использовать их в производстве. Материалы списываются с подотчета подразделений организации, отдельных работников на основании акта, составленного назначенной руководителями организации либо ее подразделения комиссией. Комиссия проверяет фактическое наличие материальных запасов, устанавливаются причины расхода сверх норм.

Материалы, пришедшие в негодность по истечении сроков хранения, морально устаревшие, при выявлении недостач, хищений или порчи, в том числе вследствие аварий, пожаров, стихийных бедствий, списываются с учета. Подготовка необходимой информации для принятия руководством организации решения о списании материалов осуществляется комиссией с участием материально ответственных лиц.

Комиссия производит осмотр материалов, устанавливает причину их непригодности к использованию и виновных в этом лиц, выявляет возможность применения материалов на другие цели или их продажи, совместно с экономическими службами производит оценку отходов и материалов при понижении их физических свойств, составляет акт на списание ценностей, осуществляет контроль за утилизацией непригодных к дальнейшему использованию материальных ценностей.

Работники бухгалтерии, ведущие учет материальных запасов, обязаны систематически, в установленные организацией сроки, но не реже одного раза в месяц проводить на складах в присутствии заведующего складом (кладовщика) проверку своевременности и правильности оформления первичных документов по складским операциям, записей операций в карточках учета, полноты и своевременности сдачи документов в бухгалтерскую службу. Бухгалтер сверяет записи в карточках учета материалов с первичными документами и подтверждает своей подписью правильность выведения остатков. Если склады расположены от бухгалтерии на отдаленном расстоянии, прием и проверку первичных учетных документов могут осуществлять непосредственно в бухгалтерии или в службе обработки данных.

Материально ответственное лицо составляет реестр приемки-сдачи приходных и расходных документов и вместе с документами передает его в бухгалтерию. Сдача складом лимитно-заборных карт производится ежемесячно, а также после использования лимита. При этом сверяются данные лимитно-заборных карт склада и подразделений, что подтверждается подписями заведующего складом (кладовщика) и работников подразделений, получавших материалы.

По окончании месяца материально ответственное лицо склада переносит количественные остатки из карточек учета материалов в сальдовую книгу или ведомость (книгу остатков материалов), которая ведется по балансовым счетам и субсчетам, группам и видам материалов.

Контроль за правильностью складского учета материалов со стороны бухгалтерии заключается в проверке не только первичных учетных документов, но и отчетов подразделений организации, сопоставлении записей в приходных и расходных документах, карточках учета материалов и сальдовых книгах. Если обнаружены расхождения между показателями складского учета и групповой оборотной ведомости, то, как правило, составляется сортовая оборотная ведомость в пределах группы материальных ценностей, по которым выявлены несоответствия.

Такой метод учета материалов, которым предусматривается распределение ответственности и полномочий персонала склада и бухгалтерии в осуществлении учета и контроля за ведением учета, называется оперативно-бухгалтерским, или сальдовым. В бухгалтерии организации не ведется количественный и суммовой учет движения материалов по номенклатуре и не составляются оборотные ведомости по видам материалов, а ведется учет в денежном выражении по материально ответственным лицам (складам), балансовым счетам, субсчетам и группам материальных ценностей. Показатели аналитического учета формируются по данным первичных учетных документов и реестров их приемки-сдачи и фиксируются в накопительных ведомостях, информация которых используется для составления групповых оборотных ведомостей и регистров синтетического учета.

В организациях, имеющих службу внутреннего аудита, функции контроля движения материальных ценностей на складах организации и в других местах хранения могут возлагаться на указанную службу.