Группы по совершенствованию деятельности подразделений

Группы по совершенствованию деятельности подразделений состоят из работников того или иного подразделения. Их задача зак­лючается в определении направлений и выработке средств, с помо­щью которых все работники могут способствовать повышению ка­чественного уровня и эффективности работы данного подразделения.

Руководитель подразделения, как правило, является председате­лем группы, но со временем им может стать подготовленный и спо­собный работник, не относящийся к административному персоналу. Группа выявляет проблемы, которые приводят к ошибкам, а также; факторы, которые снижают эффективность работы подразделения. Затем она разрабатывает и проводит корректирующие мероприятия для устранения препятствий, мешающих повышению эффективно­сти и безошибочной работе подразделения.

Группа несет ответственность за установление целей совершенствования в рамках подразделения и определение мероприятий, которые позволят группе выполнить поставленные задачи. Руково­дитель подразделения отвечает за формирование группы по совер­шенствованию деятельности подразделения. Требуется активное уча­стие в работе группы всех работников подразделения.

Организация заседаний группы. Собрание работников подразделения необходимо организовывать непосредственно на рабочем ме­сте, чтобы можно было исследовать конкретную проблему или без задержки взять выборку определенных единиц продукции. Такие ко­роткие совещания надо проводить регулярно. Правила организации совещаний следующие:

1. Необходимо заранее составить и раздать всем повестку дня совещания.

2. Заседания нужно начинать без опоздания с обсуждения пунктов повестки дня и после ее одобрения, ей надо неукоснительно следовать. За успешное ведение совещания отвечает руководитель подразделе­ния.

3. На заседании начальник должен призывать всех присутствующих к активному участию, это значит, что он должен их опрашивать по тому или иному вопросу. Сам начальник не должен говорить более 25% времени.

4. Участникам группы по очереди следует вести протоколы заседаний. В протоколе следует отражать состояние дел по выработке корректирующих мероприятий, выдвинутые предложения, сроки их реализации. Копии протоколов надо дать как работникам подразде­ления, так и вышестоящему начальству.

Таблица 5.1