Информационные технологии в профессиональной деятельности экономиста

1. Информационные потребности и методы их изучения

Успешно изучив материал, Вы будете знать:

• цели и задачи информационного менеджмента, каковы его цели и главные задачи;
• причины возникновения информационных потребностей;
• составляющие информационных потребностей и запросы, возникающие в соответствии с ними;
• методы изучения информационных потребностей;
• кто такие «непотребители» информации и причины их существования.

После изучения данной темы Вы будете уметь:

• определять составляющие информационных потребностей;
• анализировать информационные потребности и определять запросы, вызванные этими потребностями.

Полученные знания Вам будут полезны:

• при изучении других дисциплин, связанных с экономикой, управлением, поиском информации;
• для дальнейшей профессиональной деятельности.

Основные понятия к теме 1

Информационный менеджмент

Информационная потребность

Разовые и постоянно действующие запросы

Запросы предметного и ознакомительного характера

Запросы профильного и непрофильного характера

Фактографические и концептуальные запросы

Косвенные и прямые методы изучения информационных потребностей

1.1. Понятие информационного менеджмента

Рассмотрим систему управления экономическим объектом, считая объектом управления деятельность какого-либо предприятия, а субъектом управления — управленческий аппарат этого предприятия. Между ними существует прямая и обратная взаимосвязь, которая выражается в обмене информацией (рис. 1.1 ).

Давайте рассмотрим данную структуру на конкретном примере. Допустим, Вы директор школы (субъект управления), педагогический и ученический коллектив Вашей школы — объект управления. Ваша школа сотрудничает с вузом, Вы получаете из вуза (внешней среды) информацию о том, что такого-то числа состоится пробное тестирование учащихся 11-х классов. Вы передадите завучу, педагогам и учащимся данную информацию и попросите изменить расписание занятий на этот день. Завуч вносит коррективы в расписание и сообщает директору о выполненном поручении.

Таким образом, субъект управления на основе информации, полученной из внешней среды, изучает сложившуюся ситуацию и в зависимости от целей управления передает соответствующие указания объекту управления. В ответ на полученные указания объект управления передает субъекту управления отчеты о том, как выполняются полученные управленческие решения. Субъект управления, получив от объекта управления отчеты, анализирует их, контролирует ход выполнения намеченных целей, в случае необходимости ищет пути по регулированию сложившейся ситуации и планирует дальнейшую деятельность объекта управления, формируя новые указания и передавая их обратно объекту управления. Между субъектом управления и объектом управления образуется постоянный обмен информационными сообщениями. И для системы управления крайне важным становится качественное и своевременное информационное обеспечение.

В связи с этим в последнее время все большее внимание уделяется информационному менеджменту , т.е. управлению информацией, с целью повышения эффективности принимаемых управленческим аппаратом решений.

Информационный менеджмент как научная дисциплина включает в себя достижения нескольких смежных научных дисциплин, что позволяет на практике перейти к информационно ориентированному типу организации, характерному для информационного общества.

С позиций системного подхода информационный менеджмент охватывает:

• планирование;
• организацию;
• координацию;
• контроль информационной деятельности и процессов;
• коммуникации внутри организации.

Организация должна использовать информацию в соответствии со своей стратегией.

1.2. Информационные потребности

Одной из главных задач информационного менеджмента является составление четкого представления о следующем:

• какая информация (по содержанию);
• кому (какой категории потребителей);
• когда (к какому сроку или на каком этапе работы);
• в какой форме (на каком уровне свертывания)

следует информацию представить, чтобы потребитель в имеющееся у него время смог ее с пользой усвоить.

Информационная потребность - потребность, возникающая, когда цель, стоящая перед пользователем в процессе его профессиональной деятельности либо в его социально-бытовой практике, не может быть достигнута без привлечения дополнительной информации.

Хорошо известна ситуация, когда в предоставляемой специалистам информации — «все то», а с другой стороны — «не совсем то», а иногда и «совсем не то».

Подобная ситуация сложилась потому, что очень часто считается — чем больше выдается информации, тем лучше, а что с этой информацией делает специалист, неважно.

Причина такого положения — недостаточный уровень исследований в области теории информационных потребностей.

1. Потребность в текущей и ретроспективной информации. Специалисту требуется постоянный приток новой информации, т.е. оперативное текущее информирование. Такое информирование позволяет в наибольшей степени подготовиться к принятию решений в сфере своей профессиональной деятельности, оперативно и адекватно реагировать на факторы, воздействующие на определенную ситуацию. Потребность в текущей информации обусловливается профессиональной специализацией потребителя информации и выполняемыми им функциями и потому относительно стабильна. Отсюда и название запросов, выражающих эту потребность — постоянно действующие .

Приведем пример. Для расчета с клиентами за приобретенные товары, цена которых приведена в условных единицах, продавцу необходимо знать курс доллара. Для этого он запрашивает необходимую информацию, а так как курс доллара колеблется, то и запрос является постоянно действующим.

Потребность в ретроспективной информации возникает при необходимости непосредственного принятия решений в данной ситуации. В этом случае нередко требуется обращение к источникам, накопленным за целый ряд предыдущих лет. Запросы, выражающие потребность в ретроспективной информации, возникают у специалиста эпизодически, и называют их разовыми .

Примером может служить необходимость прогнозирования роста или падения курса доллара для заключения какого-либо долгосрочного контракта на покупку товаров.

2. Потребность в узкотематической и широкотематической информации. Процесс специализации деятельности и дифференциация знаний приводит к постоянному сужению тематических рамок профессиональной информационной потребности.

Однако слишком узкая специализация влечет за собой ограниченность контроля за ситуацией, потерю качества принимаемых решений из-за потери контроля над целым рядом факторов, на первый взгляд, не относящихся к заданной теме.

По этой причине специалистам необходима как узкотематическая информация, непосредственно относящаяся к той конкретной поставленной задаче, решением которой они заняты, так и широкотематическая, создающая представление об объекте исследования или разработки в целом. Потребность в узкотематической информации выражается в запросах предметного характера (в соответствии с предметной областью), потребность в широкотематической информации — в запросах ознакомительного характера .

Разберем следующий пример. Программисту поручено написать программу расчета заработной платы сотрудникам медицинского учреждения. Для успешного выполнения работы программисту нужна информация о правилах расчета заработной платы сотрудникам любого предприятия, т.е. формулы, по которым рассчитывается заработная плата вообще. В этом случае ему нужна узкотематическая информация. Но для того чтобы программист смог учесть специфику данного медицинского учреждения, ему нужна информация о данном учреждении, т.е. возникает необходимость в широкотематической информации.

3. Потребность в отраслевой (специализированной) и межотраслевой (неспециализированной, смежной) информации. Большинство наиболее актуальных проблем решается путем использования не только профильной информации, не выходящей за рамки данной отрасли знания, но и значительного объема смежной, межотраслевой информации из других отраслей знания, казалось бы, очень отдаленных.

Потребность в отраслевой информации выражается в запросах профильного характера , в межотраслевой (смежной) — непрофильного характера .

Вы сдаете экзамен по химии. Безусловно, наиболее насущной информацией для Вас будут знания данного предмета (профильного характера), но вот Вы берете билет и видите там задачу, которую следует решить, применяя логарифм, — и у Вас возникает потребность в знаниях из курса математики (непрофильного характера).

4. Потребность в фактографической и концептуальной информации. Потребность в фактографической информации это потребность в различных сведениях, которые извлекаются потребителем из первичных и вторичных документов, справочников и других источников информации. Однако часто бывают случаи, когда потребителю нужны не просто сведения, но и оценка, интерпретация этих сведений другим специалистом — с точки зрения их истинности и достоверности, технико-экономической целесообразности и перспективности, т.е. необходима концептуальная информация. Особенно нуждаются в такой концептуальной информации руководители при принятии решений.

Потребность в фактографической информации выражается в запросах фактографического характера , потребность в концептуальной информации — в запросах концептуального характера .

Вы собираетесь ехать на отдых, конечно первым делом вы соберете информацию: какие цены на выбранном Вами курорте, какое питание в Вашей гостинице, какой пляж и т.д. — это фактографическая информация. Затем Вы постараетесь узнать мнения побывавших на данном курорте отдыхающих, убедиться в правдивости обещаний, возможно, узнаете мнения специалистов — это концептуальная информация.

Рассмотренные выше структурные составляющие представлены в виде схемы (рис. 1.2 ).

1.3. Методы изучения информационных потребностей

Существуют различные методы изучения информационных потребностей. Как правило, этим занимаются информационно-аналитические агентства, хотя могут быть организованы и специальные подразделения в структуре корпораций.

Существующие методы изучения информационных потребностей могут быть разделены на две группы:

1. «Косвенные» — базируются либо на изучении мнения людей, являющихся специалистами в той или иной предметной области, либо на изучении мнения о потребностях людей, не являющихся специалистами, на основе запросов, путем применения анкетирования, анализа пользовательских ссылок, интервьюирования и т.п.

2. «Прямые» — основаны на непосредственном анализе задачи, стоящей перед специалистом. Эти методы преследуют цель путем изучения конкретной ситуации, в которой действует специалист, выявить объективно необходимую для решения проблемы информацию (так называемую объективную информационную потребность) независимо от того, запросил ее специалист или нет.

В соответствии с основными источниками возникновения профессиональных информационных потребностей формируются методы их выявления: методы, основанные на анализе проблемных ситуаций, и методы, основанные на анализе функционально-должностных обязанностей различных категорий специалистов.

Перечень методов выявления информационных потребностей представлен в виде табл. 1.1.

Таблица 1.1. Перечень методов выявления информационных потребностей

Метод	Сущность метода
Методы, основанные на анализе проблемных ситуаций	Объективно необходимая для решения проблемы информация выявляется путем глубокого научно-информационного анализа проблемной ситуации, который осуществляет информационный работник. Установив состояние работ по данному вопросу, информационный работник выявляет тенденции развития разрабатываемого объекта, т.е. прогнозирует его развитие на определенный период времени
Методы, основанные на анализе функционально-должностных обязанностей	Информационный работник на основе системного анализа должностных функций специалиста устанавливает необходимый объем узкотематической, профильной, непрофильной, социальной, экономической организационной и прочей информации, которым должен владеть специалист данной категории, чтобы соответствовать занимаемому им положению
Методы на основе сетевых графиков проведения НИОКР (научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы)	Анализ сетевого графика дает возможность службе информации предварительно определить наиболее емкие участки разработки и заблаговременно распланировать работу по информационному обеспечению групп потребителей исходя из своих возможностей, заблаговременно предвидеть «пики» информационной активности специалистов

1.4.Классификация «непотребителей» информации

В табл. 1.2 приведена классификация «непотребителей» информации данная О.Е Бурым и Шмарьяном.

Основная причина не потребления — это непонимание специалистами задач использования информации в повседневной работе, незнание возможностей существующих информационных служб, неумение работать с информацией, неумение сформулировать информационный запрос и многое другое.

Отсюда следует, что информационное обеспечение должно быть достаточно гибким и вовремя приспосабливаться к быстро изменяющимся специфическим потребностям данных категорий специалистов.

Таблица 1.2. Классификация «непотребителей» информации

Название группы	Характеристика группы
«Всезнающие»	Убеждены, что знают все в сфере своей деятельности и никакая информация им не нужна
«Скептики»	Уверены, что для выполняемой ими работы информация не нужна
«Деловые»	Не используют информацию из-за перегруженности работой
«Безразличные»	Информация вроде бы нужна (они это осознают), но могут обойтись и без нее
«Послушники»	Для них вся научная информация — это указания непосредственных руководителей
«Самостоятельные»	Отказываются от услуг информационной службы, т.к., по их словам, поиск информации никому передоверить не могут и при необходимости отыщут сведения самостоятельно
«Отрицатели»	Считают, что «информация себя не окупает» или «затраты времени на информационные процессы не оправдывают себя» (хотя они никогда не пытались сравнивать или оценивать эти затраты)

А сколько нужно информации потребителям, которые достаточно активно контактирует с информационными службами? Подводя итоги анализа ответов на данный вопрос потребителей информации, можно сделать вывод, что большинство специалистов не нуждаются в непрерывном поиске информации и в определенные периоды времени (иногда весьма длительные) могут продолжать успешно работать, не получая ее.

Таким образом, говоря об оперативности информационного обеспечения, можно выделить три ее вида:

• оперативность подготовки документа —срок от создания новой информации автором до ее опубликования;
• оперативность поиска информации по запросу ;
• оперативность текущего информирования — срок от появления информации в фонде до выдачи ее потребителю.

Основные выводы

1. Информационный менеджмент — управление информацией с целью повышения эффективности принимаемых управленческим аппаратом решений.

2. Составляющие информационных потребностей:

o потребность в текущей и ретроспективной информации рождает постоянно действующие и разовые запросы;

o потребность в узкотематической и широкотематической информации выражается в запросах предметного и ознакомительного характера;

o потребность в отраслевой и межотраслевой информации выражается в запросах профильного и непрофильного характера;

o потребность в фактографической и концептуальной информации выражается фактографическими и концептуальными запросами.

3. Методы изучения информационных потребностей бывают «косвенные» и «прямые».

4. Причины «непотребления» информации в том, что специалисты:

o не понимают задачи использования информации в повседневной работе;

o не знают возможности существующих информационных служб;

o не умеют работать с информацией;

o не умеют сформулировать информационный запрос.

5. Информационное обеспечение должно быть гибким и вовремя приспосабливаться к быстро изменяющимся потребностям специалистов.

Контрольные вопросы

1. Определите главную цель и задачу информационного менеджмента.

2. Почему необходимы исследования в области информационных потребностей?

3. Какую информационную потребность выражают постоянно действующие запросы?

4. Какие запросы выражают потребность в ретроспективной информации?

5. Чем отличаются «косвенные» и «прямые» методы изучения информационных потребностей?

6. Перечислите, на чем основаны методы изучения информационных потребностей.

7. Перечислите причины возникновения «непотребителей» информации.

8. Проанализируйте классификацию «непотребителей» информации и попробуйте ответить на следующие вопросы:

o как Вы думаете, какой тип «непотребителей» информации может принести больше вреда? Обоснуйте свой ответ;

o какая из перечисленных групп самая «безвредная»? Обоснуйте свой ответ;

o задумайтесь, к какой группе по отношению к потреблению информации Вы могли бы отнести себя?

Задания для самостоятельной работы

Задания для самостоятельной работы к теме 1

Задание 1

Укажите стрелками соответствие между потребностями в определенной информации и теми запросами, которыми выражается соответствующая потребность.

Задание 2

Продолжите фразу.

1. Методы, которые базируются на изучении мнений специалистов в определенной предметной области, на изучении их потребностей, называются…

2. Методы, основанные на анализе задач, стоящих перед специалистами, называются…

Задание 3

Даны характеристики групп «непотребителей» информации. Подберите каждой характеристике название, соответствующее группе. Вставьте номер названия в соответствующий прямоугольник.

1. Скептики. 2. Отрицатели. 3. Послушники. 4. Всезнающие. 5. Деловые. 6. Самостоятельные. 7. Безразличные.

Задание 4

Выберите правильное определение понятия.

Информационный менеджмент — это…

• планирование работы
• реклама продукции предприятия для увеличения прибыли
• управление информации с целью повышения эффективности принимаемых управленческим аппаратом решений
• механизм купли-продажи

Основные понятия к теме 1

Информационный менеджмент

Информационная потребность

Разовые и постоянно действующие запросы

Запросы предметного и ознакомительного характера

Запросы профильного и непрофильного характера

Фактографические и концептуальные запросы

Косвенные и прямые методы изучения информационных потребностей

Занятие 2 Информационное обеспечение системы управления экономическим объектом

Успешно изучив материал, Вы будете знать:

• два вида информации, составляющие информационную базу;
• характерные черты внешней информации;
• что включает в себя внутренняя информация;
• какой вид информации и в каком объеме используется на различных уровнях руководства предприятием;
• из каких частей состоит информационная база;
• что относится к внемашинной и что — к внутримашинной информации;
• что такое входные и результатные документы;
• классификацию входных документов.

После изучения данной темы Вы будете уметь:

• разбираться в схемах, характеризующих информационную базу;
• отличать один вид документов от других;
• разбираться в принципиальной схеме корпоративной информационной автоматизированной системы.

Полученные знания Вам будут полезны:

• при изучении других дисциплин, связанных с экономикой, управлением, поиском информации;
• для дальнейшей профессиональной деятельности.

Основные понятия к теме 2

Информационная база

Внешняя информация

Внутренняя информация

Внемашинная информация

Внутримашинная информация

Входные данные

Результатные данные

Любая система управления экономическим объектом имеет дело с двумя видами информации: внешней (информация о внешней среде) и внутренней (циркулирующей между управленческим аппаратом и объектом управления).

Для внешней информации характерны:

• приблизительность;
• неточность;
• обрывистость;
• противоречивость.

В основном она касается состояния рынка и конкурентов, прогнозов процентных ставок и цен, налоговой политики и политической ситуации. По своей природе такая информация носит вероятностный характер, и поэтому ее обработка стандартными программными средствами затруднена. Это потребовало создания особых информационных систем, получивших название экспертных.

Внутренняя информация возникает в самой системе управления и отражает в различные временные интервалы развитие объекта управления, его финансово-хозяйственное состояние и директивные цели на случай отклонений от установленных параметров. Как правило, эти данные измеряются, и в управленческих документах фиксируется точная информация.

В зависимости от уровня управления используются различные виды информации. Для высшего руководства, разрабатывающего стратегию деятельности, используется в основном внешняя информация и в меньшем объеме внутренняя информация. На оперативном уровне используется только внутренняя информация, а на среднем уровне — большей частью внутренняя информация и частично внешняя информация. Эти виды информации хранятся на своих носителях, составляя информационную базу (рис. 2.1 ), на основе которой функционирует программное обеспечение, позволяющее автоматизировать деятельность экономического объекта.

Информационная база состоит из двух взаимосвязанных частей: внемашинной и внутримашинной (рис. 2.2 ).

К внемашинной относится та часть информационной базы, которая обслуживает систему управления в виде, воспринимаемом человеком без каких-либо технических средств, например, документы (акты, накладные, счета, ведомости и т.п.).

Внутримашинная информационная база содержится на машинных носителях и состоит из файлов. Она может быть создана либо как множество локальных, т.е. независимых, файлов, каждый из которых отражает некоторое множество однородных управленческих документов (например, счетов-фактур), либо как база данных. Разница состоит в том, что при создании базы данных файлы не являются независимыми, ибо структура одних файлов (состав записей) зависит от структуры других. Это служит причиной несоответствия структуры файлов базы данных структуре управленческих документов, на основе которых эти файлы создаются. Файлы

базы данных разрабатываются с соблюдением определенных принципов и ориентацией на одну из моделей базы данных (реляционную, иерархическую, сетевую). Файлы обрабатываются с помощью специального программного обеспечения — систем управления базами данных.

Все документы, имеющие отношение к экономической информационной системе, а также файлы внутримашинной информационной базы можно разбить на входные и результатные.

Входные документы и получаемые на их основе файлы, в свою очередь, делятся на оперативные , где отражаются факты финансово-хозяйственной деятельности предприятия, и условно-постоянные , где указаны материальные, трудовые, технологические и прочие нормы и нормативы, а также все справочные данные (наименования, фамилии и др.).

Входные документы также имеют свою классификацию. Они делятся на те, которые предназначены: для применения конечным пользователем; для использования информационной системой при решении других задач (транзиты); для решении задач в последующий период.

Состав внутримашинной базы определяется исходя из информационных потребностей каждого уровня управления.

Информационное обеспечение системы менеджмента — одна из важнейших обеспечивающих функций, качество которой является определяющим фактором обоснованности принимаемых решений и эффективности функционирования системы.

В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента:

• отправитель — лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее;
• сообщение — собственно информация, закодированная с помощью символов;
• канал — средство передачи информации;
• получатель — лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов:

• зарождение идеи, кодирование и выбор канала;
• передача;
• декодирование.

Их задача — составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это достаточно трудно, так как каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен.

На рис. 2.3 представлена принципиальная схема обмена информационными сообщениями на промышленном предприятии.

Основные выводы

1. Любая система управления экономическим объектом имеет дело с двумя видами информации: внешней и внутренней.

2. Для внешней информации характерны: приблизительность, неточность, обрывистость, противоречивость.

3. Внутренняя информация возникает в самой системе управления и отражает развитие объекта управления, его финансово-хозяйственное состояние.

4. Информационная база состоит из двух взаимосвязанных частей: внемашинной и внутримашинной.

5. К внемашинной относится та часть информационной базы, которая обслуживает систему управления в виде, воспринимаемом человеком без каких-либо технических средств, например, документы (акты, накладные, счета, ведомости и т.п.).

6. Внутримашинная информационная база содержится на машинных носителях и состоит из файлов.

7. Все документы, имеющие отношение к экономической информационной системе, а также файлы внутримашинной информационной базы можно разбить на входные и результатные.

8. Входные документы и получаемые на их основе файлы делятся на оперативные и условно-постоянные.

9. Входные документы имеют свою классификацию. Они предназначены для применения конечным пользователем, для использования информационной системой при решении других задач и решении задач в последующий период.

10. Состав внутримашинной базы определяется исходя из информационных потребностей каждого уровня управленческого аппарата.

Контрольные вопросы

1. Попробуйте объяснить схемы, характеризующие информационную базу данных.

2. Из каких частей состоит информационная база данных?

3. Охарактеризуйте внешнюю и внутреннюю информацию.

4. Сравните внемашинную и внутримашинную информацию.

5. Дайте классификацию входных документов.

6. Попробуйте описать принципиальную схему обмена информационными сообщениями на промышленном предприятии.

7. Перечислите основные требования к качеству информации, попробуйте привести соответствующие примеры.

Задания для самостоятельной работы

В тетради-практикуме выполните задания к теме 2.

Задания для самостоятельной работы к теме 2

Задание 1

Заполните пропуски в схеме структуры информационной базы.

Информационные технологии, их свойства и классификация

Успешно изучив материал, Вы будете знать:

• свойства и классификацию информационных технологий;
• основные характеристики и функции различных информационных технологий;
• что такое интерфейс и его виды;
• что такое диалоговый и пакетный режимы работы.

После изучения данной темы Вы будете уметь:

• разбираться в различных информационных технологиях;
• отличать один вид технологий от других;
• отличать один вид интерфейса от других;
• ориентировать информационные технологии в зависимости от вида обрабатываемой информации.

Полученные знания Вам будут полезны:

• при изучении других дисциплин, связанных с информационными технологиями;
• для дальнейшей профессиональной деятельности.

Основные понятия к теме 3

Информационные технологии

Базовая информационная технология

Предметная технология

Обеспечивающая информационная технология

Функциональная информационная технология

Интегрированные системы

Пакетный режим

Диалоговый режим

Системный интерфейс

Командный интерфейс

WIMP-интерфейс

SILK-интерфейс

Прикладной интерфейс

3.1.Понятие информационной технологии

Любому предприятию, фирме, организации в процессе экономической деятельности приходится постоянно сталкиваться с большими информационными потоками: международными, экономическими, политическими, конкурентными, технологическими, рыночными, социальными и т.д. При этом из множества потоков информации необходимо отобрать то, что соответствует поставленным целям. Качественная информация делает действия специалистов различных областей экономики целенаправленными и эффективными.

В сложившихся условиях все более важной становится роль информационных технологий (ИТ).

Под информационной технологией следует понимать систему методов и способов сбора, накопления, хранения, поиска, обработки, анализа, выдачи данных, информации и знаний на основе применения аппаратных и программных средств в соответствии с требованиями, предъявляемыми пользователями.

Повторим основные определения:

• фиксируемые воспринимаемые факты окружающего мира представляют собой данные ;
• при использовании данных в процессе решения конкретных задач появляется информация ;
• результаты решения задач, истинная, проверенная информация (сведения), обобщенная в виде законов, теорий, совокупностей взглядов и представлений, представляет собой знания .

3.2.Управление как технологический процесс переработки информации

Процесс управления представляет собой технологический процесс переработки информации. Информация проявляется в различных видах и формах (рис. 3.1 ).

Из курса информатики Вы узнали, что под технологическим процессом обработки информации следует понимать упорядоченную последовательность взаимосвязанных действий по обработке данных, информации, знаний до получения необходимого, полезного результата. Отсюда следует, что понятие информационной технологии подразумевает решение экономических и управленческих задач, связанное с выполнением ряда операций по сбору необходимой для решения этих задач информации, переработки ее по некоторым алгоритмам и выдачи результата лицу, принимающему решение, в удобной для него форме.

Технологический процесс обработки информации зависит от характера решаемых задач, используемых технических средств, систем контроля, числа пользователей и т.д.

Технологический процесс обработки информации может включать в свой состав ряд технологических операций (действий).

Технология обработки информации на компьютере может заключаться в заранее определенной последовательности операций и не требовать вмешательства пользователя в процесс обработки. В данном случае диалог с пользователем отсутствует и информация будет обрабатываться в пакетном режиме обработки .

Экономические задачи, решаемые в пакетном режиме, характеризуются следующими свойствами:

• алгоритм решения задачи формализован, процесс ее решения не требует вмешательства человека;
• имеется большой объем входных и выходных данных, значительная часть которых хранится на магнитных носителях;
• расчет выполняется для большинства записей входных файлов;
• большое время решения задачи обусловлено большими объемами данных;
• регламентность, т.е. задачи решаются с заданной периодичностью.

В том случае, если необходимо непосредственное взаимодействие пользователя с компьютером, при котором на каждое свое действие пользователь получает немедленные действия компьютера, используется диалоговый режим обработки информации .

Диалоговый режим является не альтернативой пакетному, а его развитием. Если применение пакетного режима позволяет уменьшить вмешательство пользователя в процесс решения задачи, то диалоговый режим предполагает отсутствие жестко закрепленной последовательности операций обработки данных.

Таким образом, с точки зрения участия или неучастия пользователя в процессе выполнения функциональных информационных технологий все они могут быть разделены на пакетные и диалоговые.

При классификации информационных технологий по типу пользовательского интерфейса говорят о системном и прикладном интерфейсе (рис. 3.2 ).

Системный интерфейс — это набор приемов взаимодействия с компьютером, который реализуется операционной системой или его надстройкой. Системные операционные системы поддерживают командный, WIMP- и SILK-интерфейсы.

Командный интерфейс — самый простой. Он обеспечивает выдачу на экран системного приглашения для ввода команды. Например, в операционной систем MS-DOS приглашение выглядит как C:\>, а в операционной системе UNIX это обычно знак доллара.

WIMP-интерфейс расшифровывается Windows («окно»), Image («образ»), Menu («меню»), Pointer («указатель»). На экране высвечивается окно, содержащие образы программ и меню действий. Для выбора одного из них используется указатель.

SILK-интерфейс расшифровывается как Speach («речь»), Image («образ»), Language («язык»), Knowledge («знание»).

Прикладной интерфейс связан с реализацией некоторых функциональных информационных технологий.

Особое место занимают сетевые технологии , которые обеспечивают взаимодействие многих пользователей.

Кроме вышесказанного, информационные технологии можно различать и по степени их взаимодействия между собой. Они могут быть реализованы различными техническими средствами:

• взаимодействие на уровне носителей, сетевое взаимодействие;
• с использованием различных концепций обработки и хранения данных: распределенные базы данных, распределенная обработка данных.

3.3.Понятие информационного поля принятия решений в управленческой деятельности

Для развития человеческого общества необходимы материальные, инструментальные, энергетические и другие ресурсы, в том числе и информационные . Настоящее время характеризуется небывалым ростом объема информационных потоков. Это относится практически к любой сфере деятельности человека. Наибольший рост объема информации наблюдается в промышленности, торговле, финансово-банковской и образовательной сферах. Например, в промышленности рост объема информации обусловлен увеличением объема производства, усложнением выпускаемой продукции, используемых материалов, технологического оборудования, расширением внешних и внутренних связей экономических объектов в результате концентрации и специализации производства.

Информация представляет собой один из основных, решающих факторов, который определяет развитие технологии и ресурсов в целом. В связи с этим очень важно понимание не только взаимосвязи развития индустрии информации, компьютеризации, информационных технологий с процессом информатизации, но и определение уровня и степени влияния процесса информатизации на сферу управления и интеллектуальную деятельность человека.

Проблемам информации вообще и управлению как информационному процессу уделяется очень большое внимание, обусловленное следующими объективными процессами:

• человечество переживает информационный взрыв. Рост циркулирующей и хранящейся в обществе информации пришел в противоречие с индивидуальными возможностями человека по ее усвоению;
• развитие массово-коммуникационных процессов;
• потребность разработки общей теории информации;
• развитие кибернетики как науки об управлении;
• проникновение информационных технологий в сферы социального бытия;
• исследования в области естественных наук подтверждают роль информации в процессах самоорганизации живой и неживой природы;
• актуализация проблемы устойчивого развития, становление информационной экономики, главной движущей силой которой является информационный потенциал, информационные ресурсы;
• проблема перспективы развития человечества как целостности делает необходимой постановку вопроса о критерии прогресса в современных условиях.

Важное место в понимании такого понятия, как «информация», и механизма информационных процессов в обществе и его институтах занимает понятие информационной среды (информационного поля принятия решений), которая является, с одной стороны, проводником, преобразователем и распространителем информации, а с другой — источником побудительных причин деятельности людей. В процессе своей деятельности человек активно взаимодействует с информационной средой, получая из нее новые личностные знания, генерируя новые знания и представляя их в форме информации, которую помещает в информационную среду.

Любому хозяйствующему субъекту свойственна определенная информационная среда, в которую он погружен (рис. 3.3 ). Эта информационная среда отражает уровень развития хозяйствующего субъекта и определяет определенные принципы информационного поведения людей в общении друг с другом.

Предприятиям, фирмам, организациям в процессе экономической деятельности приходится постоянно сталкиваться с большими информационными потоками: международными, экономическими, политическими, конкурентными, технологическими, рыночными, социальными и т.д. При этом из множества потоков информации необходимо отобрать то, что соответствует поставленным целям. Качественная информация делает действия специалистов различных областей экономики целенаправленными и эффективными.

3.4.Свойства информационных технологий

В числе отличительных свойств информационных технологий, имеющих стратегическое значение для развития общества, представляется целесообразным выделить следующие семь наиболее важных.

1. ИТ позволяют активизировать и эффективно использовать информационные ресурсы общества, которые сегодня являются наиболее важным стратегическим фактором его развития.

2. ИТ позволяют оптимизировать и во многих случаях автоматизировать информационные процессы, которые в последние годы занимают все большее место в жизнедеятельности человеческого общества.

3. Информационные процессы являются важными элементами других, более сложных производственных или же социальных процессов.

4. ИТ играют исключительную роль в обеспечении информационного взаимодействия между людьми, а также в системах подготовки и распространения массовой информации.

5. ИТ занимают важное место в процессе развития системы образования и культуры.

6. ИТ играют ключевую роль также и в процессах получения и накопления новых знаний путем использования вновь открывающихся возможностей информационной поддержки фундаментальной и прикладной науки, которые предоставляют современные информационные технологии.

7. Развитие ИТ может оказать существенное содействие в решении глобальных проблем человечества, связанных с необходимостью преодоления переживаемого мировым сообществом глобального кризиса цивилизации.

3.5.Классификация информационных технологий

Аппаратные средства, предназначенные для организации процесса переработки данных(информации, знаний), а также аппаратные средства, предназначенные для организации связи и передачи данных (информации, знаний) называют базовыми информационными технологиями (рис 3.4 ).

С появлением компьютеров у специалистов, занятых в самых разнообразных предметных областях (банковской, страховой, бухгалтерской, статистической и т.д.), появилась возможность использовать информационные технологии (рис. 3.5 ). В связи с этим возникла необходимость в определении понятия существовавшей до этого момента традиционной технологии преобразования исходной информации в требуемую результатную. Таким образом, появилось понятие предметной технологии . Необходимо помнить, что предметная технология и информационная технология влияют друг на друга.

Под предметной технологией понимается последовательность технологических этапов по преобразованию первичной информации в результатную в определенной предметной области, не зависящая от использования средств вычислительной техники и информационной технологии.

Упорядоченную последовательность взаимосвязанных действий, выполняемых в строго определенном порядке, с момента возникновения информации до получения заданных результатов, называют технологическим процессом обработки информации .

В связи с тем, что информационные технологии могут существенно отличаться в различных предметных областях и компьютерных средах, выделяют такие понятия, как обеспечивающие и функциональные технологии.

Обеспечивающие информационные технологии — это технологии обработки информации, которые могут использоваться как инструментарий в различных предметных областях для решения различных задач.

Обеспечивающие технологии могут базироваться на разных платформах. Это связано с наличием различных вычислительных и технологических сред. Поэтому при их объединении на основе предметной технологии возникает необходимость приведения различных информационных технологий к стандартному интерфейсу.

Информационная технология, при которой реализуется какая-либо из предметных технологий, представляет собой функциональную информационную технологию .

Функциональная информационная технология образует готовый программный продукт, предназначенный для автоматизации задач в определенной предметной области и заданной технической среде.

Преобразование обеспечивающей информационной технологии в функциональную может быть выполнено не только специалистом-разработчиком систем, но и самим пользователем. Это зависит от квалификации пользователя и от сложности необходимой модификации.

В зависимости от вида обрабатываемой информации информационные технологии могут быть ориентированы на:

• обработку данных (например, системы управления базами данных, электронные таблицы, алгоритмические языки, системы программирования и т.д.);
• обработку тестовой информации (например, текстовые процессоры, гипертекстовые системы и т.д.);
• обработку графики (например, средства для работы с растровой графикой, средства для работы с векторной графикой);
• обработку анимации, видеоизображения, звука (инструментарий для создания мультимедийных приложений);
• обработку знаний (экспертные системы).

Современные информационные технологии могут образовывать интегрированные системы , включающие обработку различных видов информации.

Основные типы классификации ИТ представлены на схемах ниже (рис. 3.6 , 3.7 , 3.8 , 3.9 , 3.10 ).

3.6.Использование ИТ на разных уровнях управления

Информационные требования лиц, принимающих решения (руководства высшего, среднего и оперативного (контролирующего звеньев) непосредственно зависят от конкретного уровня управления — стратегического, тактического, оперативного.

Стратегическое планирование и контроль выполняет высший управленческий состав, разрабатывая генеральную стратегию, долгосрочные цели и задачи организации, а также осуществляя мониторинг реализации стратегии и ее корректировку. На стратегическом уровне требуются итоговые нерегламентированные отчеты, прогнозы и внешняя информация для разработки генеральной стратегии.

Тактическое планирование и контроль осуществляет средний управленческий состав, который разрабатывает кратко- и среднесрочные планы, сметы, подцели, разукрупняет стратегию по подразделениям, привлекая и размещая ресурсы, а также контролируя работу подчиненных организационных подразделений.

Оперативное планирование и контроль. Менеджеры этого уровня разрабатывают краткосрочные планы и программы, контролируют использование ресурсов и реализацию поставленных задач конкретными рабочими группами. На оперативном уровне, требуются регулярные внутренние отчеты с детальным сравнением текущих и базисных показателей, которые помогают следить за ежедневными операциями.

На оперативном уровне обычно принимаются структурированные решения, на тактическом — полуструктурированные, на стратегическом — неструктурированные. Чем выше уровень менеджмента, тем больше неструктурированных решений. Поэтому круг средств и методов формирования информации не одинаков для всех уровней.

Следовательно, ИТ должны отвечать требованиям менеджеров на разных управленческих уровнях и предоставлять им любую необходимую информацию.

3.7.Отличительные черты ИТ в зависимости от уровня, на котором принимаются управленческие решения

ИТ обеспечивают менеджера данными для выполнения всех функций управления.

В планировании ИТ могут предоставить данные и возможные модели планирования, сообщить о потребностях во внутренних ресурсах и о внешних факторах (например, о ставках процента, курсе валют). Поддержка функции планирования требует наличия телекоммуникаций, использования специальных моделирующих программ или программных модулей универсальных офисных систем (с электронными таблицами), широкого использования графических средств, возможностей проигрывания и сохранения сценариев. Выполняя функцию планирования, менеджер должен иметь на рабочем месте как минимум программные средства, реализующие методы анализа «что, если», корреляционно-регрессионый и другие методы статистического анализа, средства анализа и прогнозирования на основе трендов, средства оптимизации и подбора параметров. Особо ценные возможности для планирования имеют ИТ финансового моделирования.

В управлении персоналом, при формировании рабочих групп, менеджеру может помочь информация кадровой базы данных. Для этого необходимо, чтобы в базе данных, кроме традиционных анкетных сведений, хранилась также и информация о знаниях, умениях и психологических характеристиках работника. Для создания таких данных необходимы специальные ИТ изучения индивидуальных характеристик личности работника, набор различных ИТ тестирования.

Такие возможности ИТ, как, например, электронная почта, обеспечивают коммуникации в руководстве организацией, облегчая для управляющего общение с подчиненными и другими уровнями управления.

При осуществлении контрольной функции объем данных и рутинных повторяющихся вычислений настолько велик, что без ИТ обойтись невозможно. Здесь регламентированные сводки регулярно информируют об отклонении от стандартов, прогнозов, смет, реально поддерживая обратную связь и помогая вносить коррективы в деятельность организации.

Основные выводы

1. Под информационной технологией следует понимать систему методов и способов сбора, накопления, хранения, поиска, обработки, анализа, выдачи данных, информации и знаний на основе применения аппаратных и программных средств в соответствии с требованиями, предъявляемыми пользователями.

2. Аппаратные средства, предназначенные для организации процесса переработки данных (информации, знаний), а также аппаратные средства, предназначенные для организации связи и передачи данных (информации, знаний) называют базовыми информационными технологиями.

3. Под предметной технологией понимается последовательность технологических этапов по преобразованию первичной информации в результатную, не зависящая от использования средств вычислительной техники и информационной технологии.

4. Обеспечивающие информационные технологии — это технологии обработки информации, которые могут использоваться как инструментарий в различных предметных областях для решения различных задач.

5. Модификация обеспечивающих информационных технологий, при которой реализуется какая-либо из предметных технологий, представляет собой функциональную информационную технологию.

6. Современные информационные технологии могут образовывать интегрированные системы, включающие обработку различных видов информации.

7. С точки зрения участия или неучастия пользователя в процессе выполнения функциональных информационных технологий все они могут быть разделены на пакетные и диалоговые.

8. Системный интерфейс — это набор приемов взаимодействия с компьютером, который реализуется операционной системой или его надстройкой. Системные операционные системы поддерживают командный, WIMP- и SILK-интерфейсы.

9. Прикладной интерфейс связан с реализацией некоторых функциональных информационных технологий.

Контрольные вопросы

1. Дайте определение информационным технологиям.

2. Перечислите, с какими информационными технологиями Вы были знакомы из школьного курса информатики.

3. Кратко перечислите свойства информационных технологий.

4. Дайте классификацию информационных технологий.

5. Что такое интерфейс? Перечислите все виды интерфейса, приведите примеры.

Задания для самостоятельной работы

В тетради-практикуме выполните задания к теме 3 и пройдите тест.

Задания для самостоятельной работы к теме 3

Задание 1

Заполните пропуски в схеме.

Задание 2

Ответьте на вопросы.

1. Приведите пример предметной технологии.

2. Приведите пример информационной технологии.

3. Влияют ли друг на друга предметная и информационная технологии? Обоснуйте свой ответ.

4. Приведите пример функциональной информационной технологии.

5. Приведите пример обеспечивающей информационной технологии.

6. Чем характеризуются задачи, решаемые в диалоговом режиме?

7. Что называют системным интерфейсом?

8. Что обеспечивает командный интерфейс?

4.Управление экономическим объектом

Успешно изучив материал, Вы будете знать:

• что такое система и подсистема и их взаимосвязь;
• что системы могут быть открытыми, закрытыми и изолированными;
• что такое окружающая среда;
• что такое система управления;
• что такое директивная и отчетная информация;
• какие решения принимаются на различных уровнях руководства;
• каковы функции управления;
• какими особенностями обладает экономическая информационная система;
• свойства экономических информационных систем;
• классификацию экономических информационных систем.

После изучения данной темы Вы будете уметь:

• строить схемы экономических информационных систем;
• определять функции управления на различных уровнях руководства;
• различать системы по типу связи с окружающей средой;
• классифицировать экономические информационные системы по различным классификациям.

Полученные знания Вам будут полезны:

• при изучении других дисциплин, связанных с экономикой, управлением, поиском информации;
• для дальнейшей профессиональной деятельности.

4.1.Система управления экономическим объектом

Система — это совокупность взаимосвязанных элементов, образующих единое целое, которое выполняет некоторую функцию. Самое существенное в системе — то, что элементы, входящие в ее состав, должны быть взаимозависимыми и взаимодействующими.

Экономический объект может быть рассмотрен как большая система, состоящая из множества элементов, связанных между собой и внешним миром коммуникационными каналами.

Все экономические отношения между хозяйствующими субъектами могут быть рассмотрены как многоуровневая система, состоящая из иерархии подсистем, каждая из которых в свою очередь также может включать множество взаимосвязанных подсистем.

Подсистема — это система, являющаяся частью более крупной системы. Наименьшим звеном в структуре системы является такое звено, внутренняя структура которого не рассматривается на выбранном уровне анализа структуры системы. Наименьшее звено в структуре системы называют элементом . Что именно будет рассматриваться в качестве элемента, зависит от выбранного уровня анализа структуры системы.

В качестве подсистем могут выступать межотраслевые комплексы (которые, в свою очередь, состоят из отраслей), отрасли (состоящие из подсистем — объединений), объединения (включающие в себя предприятия), предприятия (которые образуются из определенных частей — подразделений, отделов, участков и т.д.), подразделения предприятия (их также можно рассматривать как систему) и т.д. Отсюда следует, что экономический объект может быть рассмотрен на различных уровнях иерархии (рис. 4.1 ).

По типам связей с окружением системы могут быть открытыми, закрытыми и изолированными.

Система, которая взаимодействует с другими системами в своем окружении, является открытой системой .

В том случае, когда невозможно получить информацию об элементах образующих систему и взаимосвязях между ними, то такая система называется закрытой .

Замкнутая система — это система, которая закрыта от каких-либо воздействий.

Вспомните из наших занятий и из курса менеджмента, что систему управления экономическим объектом можно рассматривать как совокупность двух взаимосвязанных элементов (двух составных частей): субъекта управления (СУ) и объекта управления (ОУ).

Субъект управления и объект управления связаны прямой и обратной связями. Прямая связь выражается потоком директивной информации, направляемой от управленческого аппарата к объекту управления, а обратная представляет собой поток отчетной информации о выполнении принятых решений, направляемый в обратном направлении.

Директивная информация