2015-10-13
664
Цель: приобретение навыков составления и оформления номенклатуры дел.
Задание:
1. Разработайте номенклатуру дел предприятия (организации) или структурного подразделения, для которого на практическом занятии №1 Вы разрабатывали организационно-правовую документацию.
Теоретическая часть:
Оформление и содержание номенклатуры дел
Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации. Пример оформления номенклатуры дел организации представлен на рисунке 7. По аналогичной форме разрабатывается номенклатура дел структурного подразделения организации.
Содержательная часть номенклатуры дел (таблица) заполняется следующим образом.
В графе 1таблицы номенклатуры дел указывается делопроизводственный индекс дела, который должен включать:
· индекс структурного подразделения организации по классификатору подразделений или индекс направления деятельности (при отсутствии структурных подразделений);
· порядковый номер дела внутри данного структурного подразделения или направления деятельности.
|
|
|
Классификатор структурных подразделений разрабатывается службой ДОУ и утверждается руководителем организации. В классификаторе перечисляются подразделения организации с присвоенными им индексами (кодами), например: 01 – канцелярия; 02 – бухгалтерия; 03 – отдел кадров; … 12 – административно-хозяйственный отдел и т.д. При отсутствии структурных подразделений разрабатывается классификатор направлений деятельности, например: 01 – организация системы управления; 02 – бухгалтерский учет; 03 – кадровое обеспечение и т.д.
Таким образом, индекс дела включает две части, показывая, в каком структурном подразделении сформировано дело, например, 02-01, 02-02, 02-03 и т.д., где 02 – индекс какого-либо структурного подразделения или направления деятельности, а 01, 02, 03 и т.д. – порядковые номера дел в данном подразделении или порядковые номера заголовков дел по номенклатуре дел.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности), например, «Приказы по личному составу» (04 – порядковый номер): 01-04, 02-04, 03-04 и т.д. – индексы этих приказов в разных структурных подразделениях.
Личные дела вносятся в номенклатуру дел под общим заголовком и единым индексом.
В графе 2 располагаются в определенной последовательности заголовки дел (порядок формирования заголовков см. п. 12.3). Заголовки дел группируются по разделам (подразделам) номенклатуры дел. Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений или направлений деятельности организации. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности организации, кроме технической документации и печатных изданий.
|
|
|
Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью документов, входящих в дело. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-правовую и распорядительную документацию, далее – заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки дел в порядке убывания сроков хранения документов.
Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.
В номенклатуру дел организации также включаются справочные картотеки, журналы учета документов и дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).
Графа 3 заполняется по окончании календарного года, когда дела за прошедший год полностью сформированы и известен их объем (количество листов в деле).
В графе 4 указываются срок хранения дела и номер статьи со ссылкой на типовой или ведомственный перечни документов со сроками хранения или на типовые и примерные номенклатуры дел, разрабатываемые по отдельным направлениям деятельности.
При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения по представлению архива ЭК организации.
В графе 5проставляются отметки: о незаведении дел («Дело не заведено»), о переходящих делах, об уничтожении дел, о месте хранения подлинников, об изъятии дел, об утрате дел и т.п. Здесь же даются названия перечней, из которых взяты сроки хранения документов.
При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом ее разделе резервные номера дел (свободное место), которые могут быть использованы в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных в течение календарного года в организации.
По окончании календарного года к номенклатуре дел составляется итоговая запись к номенклатуре дело количестве заведенных дел по различным категориям: постоянного и временного сроков хранения. По каждой категории дел подсчитывается также количество не законченных в прошедшем календарном году дел (переходящих) и количество дел с отметкой ЭПК.
Отметка ЭПК проставляется, рядом со сроком хранения тех дел, для которых срок хранения не установлен окончательно. По истечении предварительного срока хранения (например, 5 л. ЭПК) вопрос о дальнейшем хранении данного дела решается с участием ЭПК архивного учреждения.
Итоговая запись к номенклатуре дел составляется по установленной форме. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи.
Итоговая запись по указанной форме составляется также к выписке из номенклатуры дел организации для структурного подразделения, т.е. к номенклатуре дел структурного подразделения. Здесь должна быть сделана отметка о передаче итоговых сведений в службу ДОУ организации.
Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
|
|
|
Контрольные вопросы:
1. Дайте определение номенклатуры дел.
2. Каковы этапы разработки номенклатуры дел?
3. Перечислите требования к формулировке заголовков дел в номенклатуре.
4. Как образуется индекс дела в номенклатуре?
5. Как используется перечень документов с указанием сроков
6. хранения в делопроизводстве?
|
Рисунок 7 – Пример оформления номенклатуры дел организации
