Распорядительная документация

Цель: научиться составлять текст распорядительных документов организации (предприятия) и оформлять их.

Задание:

1. Для подразделения выбранного Вами при разработке организационно-правовой документации (контрольная работа №1) написать приказ о его создании в составе организации или предприятия, куда включить обязательные пункты о назначении его руководителя, утверждении штатного его состава и утверждении положения о подразделении. Если выбранная Вами организация (предприятие) небольшая, составьте приказ о создании в ее структуре любого нового структурного подразделения.

2. Написать и оформить со всеми реквизитами распоряжение в целях разрешения оперативных вопросов по реализации функций данного структурного подразделения или организации (предприятия).

Теоретическая часть:

Составление и оформление распорядительных документов:

1 Постановления и решения

Постановление – правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов РФ в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.

Постановления принимаются также руководящими коллегиальными органами общественных организаций по наиболее важным и принципиальным вопросам их деятельности.

Решение – правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые несколькими органами управления, один из которых действует на основе коллегиальности, а другой – на основе единоначалия.

Постановления и решения оформляются на бланках и имеют следующие реквизиты: Государственный герб РФ (герб субъекта Федерации или муниципального образования), если организация имеет право на гербовый бланк, наименование вышестоящего органа, наименование организации-автора, название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись руководителя коллегиального органа.

Текст постановления или решения состоит из двух частей – констатирующей и распорядительной, разделенных в постановлениях словом «ПОСТАНОВЛЯЕТ», в решениях – «РЕШИЛ» («РЕШИЛ», «РЕШИЛО»), которое печатается прописными буквами. Если постановление или решение не нуждаются в обосновании, текст начинается следующим образом: «Совет директоров РЕШИЛ»

Констатирующая часть может содержать ссылки на законы, ранее изданные постановления и другие нормативные акты.

Распорядительная часть излагается пунктами, имеющими нумерацию. Пункты распорядительной части содержат нормативные положения или поручения. Пункты, содержащие конкретное поручение, включают наименование организации, которой дается поручение, содержание поручения и (при необходимости) срок его выполнения. Постановления (решения) могут содержать приложения.

Проект постановления (решения) должен быть согласован со всеми заинтересованными органами исполнительной власти и подразделениями. Обязательна процедура юридической экспертизы проектов постановлений (решений). Постановления (решения) подписываются руководителем органа управления. Постановления Правительства РФ и федеральных органов исполнительной власти вступают в силу после их регистрации и официального опубликования.

2 Приказы и распоряжения

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией; в отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и лиц.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем коллегиального органа-управления в пределах предоставленной ему компетенции, а также руководителями организаций, действующими на основе единоначалия, в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия, касается узкого круга организаций и должностных лиц и не должно содержать предписаний, носящих нормативный характер.

Приказы и распоряжения оформляются на общем бланке организации. Обязательными реквизитами приказа являются наименование вышестоящей организации (если она имеется), наименование организации-автора, название вида документа (ПРИКАЗ или РАСПОРЯЖЕНИЕ), дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.

Заголовок должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа, и должен отвечать на вопрос «О чем?».

Различаются приказы и распоряжения по основной деятельности и по личному составу.

Приказы и распоряжения по основной деятельности издаются при реорганизации, ликвидации учреждения, утверждении и изменении структуры и штатов, в целях утверждения и (или) введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и др.), при необходимости регулирования вопросов финансирования, материально-технического обеспечения, научно-технической политики, информационного и документационного обеспечения, социальной политики и др.

При составлении проекта приказа (распоряжения) необходимо:

· увязывать содержащиеся в нем поручения с ранее изданными по данному вопросу документами во избежание повторений или противоречий;

· излагать текст ясно, кратко, последовательно, четко, не допуская возможности его двоякого толкования, с соблюдением всех грамматических правил;

· избегать сложных придаточных предложений и большого числа причастных и деепричастных оборотов;

· не употреблять всякого рода пожелания и выражения: «поднять уровень», «обратить внимание», «усилить контроль» и т. п.;

· намечать конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения поручений;

· обеспечивать юридически правильное (однозначное) написание упоминаемых в нем наименований организаций;

· указывать структурные подразделения и должностных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением приказа (распоряжения);

· указывать акты, подлежащие отмене или утратившие силу в какой-либо своей части.

Текст приказа (распоряжения) состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной (бланки документов приведены на рисунках 5 и 6).

В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа (распоряжения) послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его название, дата, номер. Если проект готовится в дополнение или изменение ранее изданного распорядительного документа, то в констатирующей части указывают дату, номер и заголовок. Если приказ (распоряжение) издается в инициативном порядке, т.е. во исполнение возложенных на организацию функций и задач, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания документа.

Рисунок 5 – Бланк приказа

В приказах констатирующая часть отделяется от распорядительной ключевым словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается с новой строки прописными буквами. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании. В текстах распоряжений отсутствует ключевое слово, разделяющее констатирующую и распорядительную части.

Рисунок 6 – Бланк распоряжения

Последний пункт приказа (распоряжения) – пункт о контроле, в котором указывается наименование должности лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия.

До представления на подпись проект приказа (распоряжения) визируется заинтересованными подразделениями и должностными лицами. Визы проставляются на первом экземпляре приказа в нижней части последнего листа документа или на обороте последнего листа.

Приложения к проектам приказов (распоряжений) должны визироваться исполнителем, подготовившим их, руководителями структурных подразделений. К проекту прилагается список на рассылку.

Приказы (распоряжения) подписывают руководитель организации или его заместитель, официально исполняющий обязанности руководителя во время его длительного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь).

3 Указания

Указание – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других правовых актов данной или вышестоящей организации.

В целом указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте указания могут быть: «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» — в зависимости от содержания указания.

Если указания рассылаются в подведомственные организации с целью доведения до них норм общего характера или иных сведений, они оформляются на общем бланке с угловым расположением реквизитов и оформлением в правом верхнем углу реквизита «Адресат». Если организаций, в которые рассылается указание, более трех, адресат оформляется обобщенно. Рассылка указаний в этом случае осуществляется по списку.

Текст указания в большинстве случаев имеет две части: констатирующую, в которой раскрываются цели и причины его издания, и распорядительную. Последним пунктом распорядительной части является пункт о контроле за исполнением указания.

Контрольные вопросы:

1. Какие виды распорядительных документов издают руководители организаций (предприятий)?

2. Каково назначение распорядительных документов?

3. Перечислите обязательные реквизиты распорядительной документации.

4. Назовите структуру приказа по основной деятельности.

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА № 3