Цель: научиться разрабатывать информационно-справочную документацию организации (предприятия).
Задание:
1. Из таблицы 1 в соответствии с последней цифрой зачетной книжки выберете информационно-справочный документ. Выбранному документу, дайте письменную характеристику, включающую назначение документа, правила его составления и оформления.
Таблица 1 – Информационно-справочная документация
№ варианта | Наименование документа |
Докладная записка | |
Объяснительная записка | |
Служебная записка | |
Заявление | |
Протокол заседания | |
Акт | |
Справка | |
Предложение | |
Заключение, отзыв | |
Сводка |
2. Составьте докладную записку руководителю выбранной Вами (при выполнении контрольной работы №1) организации (предприятия) или подразделения.
3. Составьте протокол заседания коллегиального или совещательного органа выбранной Вами организации (предприятия).
4. В таблице 2 представлены виды служебных писем. В соответствии с последней цифрой зачетной книжки выберете Ваш вариант письма. Выбранному виду письма дайте письменную характеристику, включающую его назначение, правила его составления и оформления.
5. Составьте это служебное письмо в соответствии с ранее описанными Вами правилами его составления и оформления.
Таблица 2 – Виды писем
№ варианта | Наименование документа |
Сопроводительное письмо | |
Письмо-просьба | |
Письмо-запрос, письмо-ответ | |
Письмо-сообщение, гарантийное письмо | |
Письмо-подтверждение | |
Инструктивное (директивное) письмо | |
Письмо-извещение, письмо-предложение | |
Письмо-напоминание, письмо-требование | |
Письмо-заявка, письмо приглашение | |
Письмо-благодарность, письмо-поздравление |
Теоретическая часть:
Функции и состав информационно-справочной и справочно-аналитической документации
Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы. Эти документы выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам, не содержат поручений, не обязывают действовать строго предписанным образом, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия.
Особенность этих документов состоит в том, что, как правило, это документы, идущие снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю структурного подразделения, от руководителя подразделения к заместителю руководителя организации или руководителю организации, от подведомственной организации к вышестоящей. Отдельные разновидности справочно-информационных документов, например, переписка, используются для реализации информационных связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения организациями и должностными лицами.
В состав информационно-справочной документации входят:
· докладная записка;
· объяснительная записка;
· служебная записка;
· заявления;
· протокол заседания;
· акт;
· справка;
· предложение;
· заключение, отзыв;
· сводка;
· переписка.
Контрольные вопросы:
1. Каковы правила составления и оформления докладной, служебной и объяснительной записок и предложений?
2. Каковы требования к содержанию и оформлению протокола заседания и выписки из протокола?
3. Назовите основные требования к оформлению служебной переписки.
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА №4