Правила оформления приказа по основной деятельности

Приказ по основной деятельности оформляется с соблюдением всех требований к оформлению распорядительных документов. Для приказа, как и для любого другого вида документов, характерен свой набор реквизитов.

Для приказа по основной деятельности характерны такие реквизиты как:

Наименование организации - автора документа- является обязательным реквизитом и поэтому должен обязательно указываться на всех документах- внутренних, исходящих, составляемых на бланках документов или чистом листе бумаге. Наименование организации должно соответствовать наименованию, приведенному в учредительных документах, и всегда приводится в именительном падеже. Оно включает в себя наименование вышестоящей организации (оно может быть сокращенным) и полное наименование организации- автора документа ниже приводится сокращенное наименование, которое указывается в скобках.[1]

Наименование вида документа – ПРИКАЗ проставляется после наименования организации – автора документа.

Дата приказа – это дата его подписания, она как правило оформляется цифровым способом. элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строчку в последовательности день месяца, месяц, год. например: 08.03.2007.

Допускается и словесно-цифровой способ оформления даты: С 8 марта 2007г.

Регистрационный номер – помешается справа от даты и представляет собой порядковый номер, который присваивается ему после подписания.

Текст приказа должен иметь заголовок. Заголовок должен быть максимально кратким и точным. Заголовок начинается с предлога «О», «Об»:

«Об итогах….»

«О введении…»

«О мерах….» и т.д.

Заголовок располагается ниже реквизитов «дата» и «регистрационный номер» печатается через один интервал, в кавычки не ставится, точка в конце заголовка не ставиться.

Текст приказа должен быть написан грамотно, состоять из простых предложений быть терминологически точным, с использованием «стандартных» словосочетаний и клише, свойственных официально -деловому стилю. Следует избегать сокращений слов, аббревиатур, кроме общепринятых, не включать бессодержательных поручений типа «обратить внимание», «усилить контроль» и т.п.

Содержащиеся в проекте приказ поручения должны быть указаны с ранее изданными распорядительными документами: иметь ссылку на них, отменять их или оговаривать их корректировку. Упоминание в тексте наименование органов власти и управления, организаций, фирм, структурных подразделений должны записываться в полном соответствии с юридически установленным их описанием. Повторные приказы по одному и тому же вопросу допускаются как исключение с соответствующими организационными и административными выводами.

Текст приказа по основной деятельности состоит из двух логически взаимосвязанных частей констатирующей (вводной) и распорядительной.

Констатирующая часть является введением в существо вопроса. Она призвана объяснить, чем вызваны распоряжения. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. В этом случае указывается вид акта, его автор, дата, номер, полное название (заголовок), т. е. приводятся все поисковые (ссылочные) данные. Обычно текст констатирующей части начинается с формулировки:

«В соответствии...»,

«Во исполнение...»,

«В целях...».

Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повелительной форме. Она содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение, и сроки исполнения.

Распорядительная часть начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ (без кавычек), печатаемого с новой строки от левого поля бланка прописными буквами. После слова ПРИКАЗЫВАЮ ставится двоеточие.

Поскольку приказ зачастую предусматривает несколько разнохарактерных действий, то его распорядительная часть делится на пункты, а иногда и подпункты.

Каждый пункт начинается с указания в дательном падеже ответственного должностного лица, структурного подразделения или организации, затем в сжатой, повелительной форме излагаются предписываемые действия и указываются сроки исполнения мероприятий. Последним пунктом приказа назначается должностное лицо, структурное подразделение или организация, которой вменяется контроль за исполнением приказа.

Согласование документа - это предварительная оценка существа проекта документа, его обоснованности, целесообразности и своевременности, соответствия действующим законодательным и нормативным актам.

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа исполнителями, заинтересованными в документе должностными лицами, заместителем руководителя, курирующим данный вопрос. Виза включает должность и личную подпись визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания. Проставляется виза в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника приказа. Например:

Заместитель директора по УВР

(подпись) Л.С. Иволгина

21.05.2001

Передача руководству приказа на подпись без необходимых виз не допускается.

Подпись - обязательный реквизит приказа, как и любого другого документа.

Должностные лица имеют право подписывать служебные документы в пределах их компетенции, что обычно определено в положениях и должностных инструкциях.

В состав реквизита «подпись» входят:

- наименование должности подписавшего приказ;

- личная подпись;

- расшифровка подписи (инициалы и фамилия). Например:

Директор подпись Н.Н. Луговой

Подписанные приказы по основной деятельности передаются в общий отдел (канцелярию) для регистрации, размножения и рассылки вместе с приложениями, на которые имеются ссылки в тексте, и списком на рассылку.

Выписка из приказа – документ, состоящий, как правило, только из констатирующей части, которая включает в себя слово «Приказываю». Так же данная выписка может отображать несколько значимых пунктов из распорядительной части приказа.

Такой документ, как выписка из приказа может понадобиться сотруднику предприятия при необходимости начисления пенсии в органах социальной защиты или же в другие органы, иногда - вышестоящие.

Выписки из приказа бывают по личному составу и по основной деятельности. Два этих документа имеют незначительные отличии друг от друга. В выписке из приказа по личному составу отсутствует констатирующая часть, и поэтому вся необходимая информация отображается из распорядительной части приказа. Все дальнейшее оформление данной выписки совпадает с выпиской по основной деятельности.

Выписка из приказа должна содержать следующие реквизиты:

реквизиты, используемые в общем бланке приказа (наименование предприятия, регистрационный номер документа, идентификационный номер налогоплательщика, юридический адрес предприятия, дата, а так же место составления приказа);

заголовок к документу («Выписка из приказа»);

текст документа (как правило, необходимо скопировать полностью констатирующую часть исходного документа приказа и фрагмент распорядительной части);

должность, фамилия, а так же имя и подпись лица, составившего документ (как правило, им является руководитель предприятия или же другое уполномоченное лицо);

Выписка из приказа в обязательном порядке требует своего заверения. Для этого уполномоченный работник предприятия (как правило, им является работник отдела кадров) на документе делает пометку «Верно», а так же указывается свою должность, фамилию, инициалы и дату заверения данного документа. В случае, когда данная выписка предназначается для подачи в сторонние организации и учреждения, документ требует проставления оттиска печати предприятия. Для документов, которые предназначены для использования внутри предприятия достаточно печати отдела кадров.

Выписка из приказа позволяет ее составителю передать часть текста, которая является необходимой в решении какого-либо конкретного вопроса на предприятии и, таким образом, сохранить конфиденциальность оставшейся части документа приказа, изданного руководителем предприятия.

[1] ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов.