Раздел 1. Общие рекомендации и правила написания документов

Документ –это особым образом составленная, подписанная и заверенная деловая бумага, фиксирующая различные хозяйственные операции, правовые отношения и действия юридических лиц и отдельных граждан.

Документ должен иметь установленный комплекс обязательных реквизитов, стабильный порядок их расположения; отсутствие обязательных формальных элементов лишает документ юридической силы.

Большинство документов содержит следующие обязательные реквизиты. Автор документа (адресант, составитель документа): наименование организации и лица, подписавшего документ.

На ряде документов, кроме подписи, ставится гербовая или простая печать; оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватил часть слова, указывающего должность подписывающего. Если место печати указано в бланке (М.п.), то печать ставится строго в указанном месте.

Эмблема –условное (символическое, графическое) изображение фирмы, учреждения, зарегистрированное в установленном порядке.

Адресат: наименование учреждения или лица, к которому направляется данный документ (располагается в верхнем правом углу страницы).

Наименование жанра документа –размещается по центру, обычно печатается прописными буквами.

Текст документа.

Требования к тексту документа: грамотность, логичность, точность, краткость, убедительность и т.д.

Терминология деловых бумаг соответствует установленным законодательным и правовым актам.

Дата. Существует два способа датирования документов: цифровой –.05.2010 или 05.07. 09 г. –(число, месяц, год); комбинированный –мая 2010 года. Дополнительными реквизитами документа являются: гриф согласования, гриф утверждения, отметка о заверении копий, опись документальных приложений (если они имеются), индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер абонентского телетайпа, номер телефона, факс, отметка о поступлении и регистрации, ссылка на индекс и дату входящего документа, отметка о переносе данных на машинный носитель и др.

При создании документа следует придерживаться определенных правил: Государственных общероссийских стандартов (ГОСТов), на управленческие документы –Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

Текст документа печатают через полтора интервала.

Тексты, готовящиеся к изданию типографским способом, - через два интервала. Первую строку каждого абзаца печатают, отступив пять знаков от границы левого поля

Нумерация документов объемом более одной страницы начинается со второй страницы.

Документы со сроком хранения до трех лет допускается печатать на обеих сторонах листа

Имеются унифицированные требования к языку и стилю документов, к оформлению цифровых данных. Их следует строго соблюдать.

Например, необходимо помнить, что для обозначения одного и того же понятия не следует применять различные термины, непонятные иностранные слова.

В официальных текстах не должно быть разнобоя в написании имен, географических названий, наименований лиц, должностей, учреждений и т.д. Например, если в одном месте фамилия написана с двумя инициалами (Петров В.В.), то она и в других местах документа должна писаться так же

Все сокращения слов в документах должны быть общепринятыми, например: академик –акад.,миллиард –млрд. профессор -проф., миллион –млн. заведующий –зав., тысяча –тыс., помощник –пом., рубль –р. (руб.) исполняющий обязанности –и.о., то есть –т.е. инженер –инж. и так далее –и т.д. железнодорожный –ж.-д. прочие –проч. сельскохозяйственный –с.-х., смотри –см.

Сокращения не должны использоваться в контексте, где они могут быть поняты двояко.

Нельзя сокращать обозначения физических единиц, а также слов триллион, миллиард, миллион, тысяча, если они используются без цифр и вне таблиц.