А. Канцелярско-деловые бумаги

Заявлением называется официальное обращение, содержащее просьбу, жалобу или предложение, составленное, как правило, в рукописной форме. Оно должно быть адресовано конкретному ответственному лицу или организации.

В заявлении должны быть указаны:

Фамилия, имя, отчество и должность лица или название организации, которым адресовано заявление. Фамилия, имя, отчество, должность, адрес заявителя. Справочники по деловой речи допускают постановку фамилии, имени, отчества в родительном падеже с предлогом «от» и без него.

Название документа («Заявление»). Допускается вариант: написание слова «заявление» со строчной буквы, в этом случае после него ставится точка. Точное, краткое изложение просьбы, жалобы, предложения. Перечень документов, прилагаемых к заявлению. Дата, подпись.

В заявлении используется официально-деловая лексика, стандартные конструкции типа: по семейным обстоятельствам, по собственному желанию, в связи с переходом на другую работу, по болезни. Ключевым словом этого жанра является глагол «просить».

Образец

Начальнику ОМ № 5 УВД по г. Н.Новгороду

подполковнику полиции В.А. Петрову

гражданина Сидорова М.Е.,

проживающего по адресу: 603087,

г. Н.Новгород,

ул. Якушева, д. 15, кв. 7,

Заявление.

Прошу принять меры к розыску неизвестных лиц, совершивших кражу 3000 евро из моей квартиры.

Подпись (Сидоров) 03.01.2010г.

Автобиография –это жизнеописание какого-либо лица, составленное им самим. При написании автобиографии используются речевые средства разных стилей. Одни автобиографии представляют собой литературно-публицистические произведения (например, автобиографии С. Есенина, В. Шукшина).

Другие автобиографии являются деловыми документами, предназначенными для административных учреждений. В подобного рода автобиографиях не уместны эпитеты, метафоры и другие тропы, а также разговорная и просторечная лексика. Это документ, содержащий краткое описание в хронологической последовательности этапов жизни, учебной и трудовой деятельности и представляющий собой деловое сочинение повествовательного характера.

Он включает в себя следующие элементы:

. Наименование документа («Автобиография»).

. Текст автобиографии.

. Дата написания и подпись составителя.

В тексте автобиографии указываются фамилия, имя, отчество;

время (число, месяц, год) рождения, место рождения;

сведения об образовании (где и когда учился),

о прохождении воинской службы,

о трудовой деятельности,

об общественной работе,

о составе семьи (где и кем работают или учатся члены семьи).

При поступлении на работу следует назвать свою основную специальность и время окончания вуза, должности, которые занимал автор документа в предыдущие годы, владение смежными специальностями, знание иностранных языков.

В автобиографии принята хронологическая последовательность в изложении основных событий, стандартность изложения материала.

Каждый новый блок информации следует начинать с определения времени и графически обозначать абзацем.

Образец

Автобиография.

Я, Нечаева Маргарита Александровна, родилась в г. Пензе 4 мая 1991 г. в семье военнослужащих.

В 1993 г. наша семья переехала в г. Псков.

В 1998 г. поступила в первый класс школы № 13 г. Пскова.

В 2008 г. окончила среднюю школу с золотой медалью и поступила в Нижегородскую академию МВД РФ на специальность «Юриспруденция», где и учусь в настоящее время.

Мой отец, Нечаев Александр Евгеньевич, 1957 года рождения, является офицером Российской армии.

Моя мать, Нечаева Екатерина Васильевна, 1960 года рождения, работает директором школы № 7 г.Пскова.

Подпись (Нечаева)

Протокол (канцелярский) –документ, составленный по опреде- ленной форме и содержащий краткую запись выступлений участников собрания (совещания, заседания) и принятые ими решения.

Главная цель протокола –отразить заседание с его решениями и наиболее важными мнениями.

Речевой стиль протоколов своеобразен, потому что в нем обычно сочетаются языковые средства официально-делового стиля и публицистического, а иногда и с языковыми средствами разговорного стиля, так как в протоколе фиксируются выступления участников собрания (совещания, заседания), которые пользуются всеми богатствами общенародного языка.

Выступления в протоколе иногда оформляются как прямая речь, иногда передаются описательно, то есть как косвенная речь.

Протоколы, в которых выступления передаются описательно, более точны, документальны, потому что секретарь собрания записывает основное в речи каждого оратора.

Протокольные записи от первого лица не всегда отражают содержание всего выступления, так как секретарь не успевает дословно фиксировать быстро звучащую речь, поэтому запись получается отрывочной, неполной. Безусловно, записывать выступления в описательной форме труднее, тем не менее такая протокольная запись наиболее объективно передает содержание выступлений, то основное, ради чего проводилось собрание, заседание.

Различают протоколы простого типа (резолютивные) и протоколы сложного типа. Протоколы простого типа называют ещё протоколами постановлений. В них фиксируются, как правило, утверждения решений, принятых нижестоящими организациями.

Данный протокол состоит, в основном, из разделов «Слушали», в котором записываются рассматриваемые вопросы, и «Постановили», где записывается резолюция.

В протоколе сложного типа более подробно отражается заседание, в нем важно отметить различные точки зрения выступающих в прениях.

Между разделами «Слушали» и «Постановили» записываются прения и указываются фамилии, имена, отчества выступающих. Такой принцип записи соблюдается по каждому из рассматриваемых на собрании вопросов. Этот вид протокола может иметь приложения –выступления, представленные докладчиками.

В разделе «Постановили» следует соблюдать четкую рубрикацию и точную формулировку каждого пункта решения, исключающие возможность двоякого толкования.

В протоколе обязательно указывается:. Название документа («Протокол»).. Характер собрания и наименование организации.. Дата собрания.. Участвующие (при очень большом количестве –их общее число).. Подписи председателя и секретаря собрания.

Ключевыми словами этого жанра являются: «Присутствовали», «Повестка дня», «Слушали», «Выступили», «Постановили».

Образец.

Протокол № 9

заседания кафедры иностранных языков

Нижегородской академии МВД России г. Н.Новгород

20 мая 2010 г.

Присутствовали: Ольгинская И.Г., Иванов Н.И., Петрова А.П., Суриков В.И., Кравченко С.А., Балыкин С.И., Красова Л.Ф. Председатель: Ольгинская Ирина Георгиевна

Секретарь: Красова Лариса Федоровна

Повестка дня:

1.Успеваемость курсантов 1 курса Филиппова Ю.М. и Васильева Н.В. по иностранному языку.

Слушали: Сообщение доцента Петровой А.П., преподавателя 101 группы, о неудовлетворительной успеваемости названных курсантов.

При обсуждении создавшегося положения было отмечено, что Филиппов Ю.М. и Васильев Н.В. неоднократно приглашались на проводимые преподавателем консультации, однако не явились на них и не сдали текущие задолженности. Постановили: 1. Не допускать курсантов 101 учебной группы Филиппова Ю.М. и Васильева Н.В. к сдаче экзамена по английскому языку.

Председатель Подпись (Ольгинская И.Г.)

Секретарь Подпись (Красова Л.Ф.)

Доверенность –это документ, которым дается право кому-либо действовать от имени лица, выдавшего доверенность.

Доверенность составляется по следующей форме: Наименование жанра документа («Доверенность»).

Фамилия, имя, отчество (иногда должность) доверителя.

Фамилия, имя, отчество (иногда должность) доверенного лица.

При получении особых ценностей указывают данные паспорта и адрес получателя.

Точная, исчерпывающая формулировка доверяемых действий, прав или полномочий; если доверяется получение денег, то сумма пишется цифрами и в скобках –прописью.

Дата и подпись доверителя.

После подписи доверителя ответственное лицо, заверяющее подпись, пишет: «Подпись … (такого-то, доверителя) удостоверяется».

Доверенность заверяется лицом, имеющим на это право, в учреждении, в котором доверитель работает, учится, или в управлении жилищно-коммунального хозяйства по месту жительства.

Наименование должности и подпись официального лица, удостоверяющего подпись доверителя.

Дата удостоверения подписи и печать организации.

Ключевым словом этого документа является глагол «доверять».

Образец

Доверенность.

Я, Куликов Никита Витальевич, доверяю управление принадлежащим мне автомобилем «АУДИ» № У848АХ Скворцовой Марии Викторовне (её данные паспорта: серия 2255 № 789345, выдан 7 декабря 2004 г. Арзамасским ОВД Нижегородской области).

Подпись (Куликов).

05.2010 г.

Подпись Куликова Н.В. удостоверяю.

Начальник отдела кадров Подпись (Петрова Г.Н.)

Печать. 01.05.2010 г.

Докладная записка –это письменное сообщение руководителю или вышестоящей инстанции о выполненном или подлежащем реализации служебном деле.

В этом документе указывается следующее:

- Должностное лицо или учреждение, которому направляется докладная записка.

- Фамилия, имя, отчество, должность автора докладной записки.

- Название жанра документа.

-Краткое изложение фактов; предложение и его аргументация.

-Список приложений, если они имеются.

- Дата и подпись автора записки.

В докладной записке часто используются такие клишированные конструкции, как: «Довожу до Вашего сведения…», «В соответствии с…», «Прошу обратить внимание…», «Прошу принять меры…» и т.п.

Образец

Директору Нижегородского

сельскохозяйственного техникума

Сергееву Василию Петровичу

от заместителя директора

по учебно-производственной работе

Николаева Игоря Викторовича

Докладная записка.

4 мая 2009 г. мною была проведена проверка успеваемости учащихся второго курса. Проверкой установлено, что некоторые разделы программы отдельными учащимися усвоены недостаточно прочно. Они затрудняются в применении полученных знаний по общетехническим дисциплинам на практике. В связи с этим считаю необходимым: А) преподавателям общетехнических дисциплин организовать занятия по ликвидации пробелов и задолженностей учащихся; Б) заведующему учебной части обратить особое внимание на преподавание общетехнических дисциплин.

12.05.2009 Подпись (Николаев)

Объяснительная записка обычно пишется по требованию администрации.

В ней излагаются причины нарушения трудовой дисциплины, правил, невыполнения заданий и т.п.

В объяснительную записку должны быть включены:

1. Наименование должностного лица и учреждения, которому направляется записка..

2. Фамилия, инициалы, должность составителя.

3. Название жанра документа («Объяснительная записка»).

4. Содержание записки.

5. Дата, подпись составителя.

Образец

Декану филологического факультета

Московского госуниверситета

Иванову К.Е.

Михайлова П.В., студента 2 курса

группы 207

Объяснительная записка.

18 ноября я пропустил занятия в университете в связи с тем, что должен был выступить на суде в качестве свидетеля. Повестку из суда прилагаю.

Подпись (Михайлов)

27.11.2009

Расписка – это документ, удостоверяющий получение каких-либо ценностей (денег, документов, вещей).

Расписка, как правило, состоит из следующих частей:

1. Наименование документа («Расписка»).

2. Фамилия, имя, отчество, должность автора документа (того, кто дает расписку).

3. Наименование организации или лица, от которых получено что-либо. Если расписка выдается лицу, то указывается его фамилия, имя, отчество, должность.

4. Точное наименование полученного с указанием количества и суммы (количество и сумма пишутся сначала цифрами, а потом в скобках прописью).

5. Дата, подпись получателя.

6. Для усиления эффекта официальности (а также для возможной идентификации) получатель ценностей должен указать свои паспортные данные и адрес места жительства.

7. При получении особо крупной суммы денег (ценностей) расписка заверяется нотариусом.

Образец

Расписка.

Я, Воробьев Иван Васильевич, получил от Алексеева Дмитрия Матвеевича деньги в сумме 10 (десять) тысяч рублей. Обязуюсь вернуть их до 1 октября 2010 года.

Подпись (Воробьев)

30.07.2010