Тема 3. Функції та технологія менеджменту

Лекція 3.1.

1. Визначення та сутність функцій менеджменту

2. Класифікація функцій менеджменту

1. Слово “ф у н к ц і я” – від латинського functio, що в перекладі українською мовою означає виконання, коло діяльності, призначення, обов’язок тощо.

Функції менеджменту – це види цілеспрямованої діяльності щодо керованого об’єкта, зумовлені кооперацією і поділом праці серед управлінського персоналу.

2. Функції менеджменту вперше в теорії управління класифікував французький учений А. Файоль. Він виділив чотири основних функцій менеджменту: планування, організацію, мотивацію та контроль.

Загальні функції з абстрактного стану трансформуються у конкретний лише в процесі управління певними об'єктами, процесами, елементами виробничо-господарської діяльності. Тобто загальні функції набувають відповідного змісту тоді, коли вони беруть участь у реалізації конкретних функцій менеджменту. Функції планування, організування, мотивування, контролювання та регулювання можна вважати загальними (основними), оскільки будь-яка інша управлінська діяльність (конкретні функції) буде здійснюватись через їх послідовне застосування, а саме:

планування процесу, діяльності об'єкта, виробничо-господарської діяльності;

організування процесу, діяльності об'єкта, виробничо-господарської діяльності;

мотивування працівників, які здійснюють певні процеси, забезпечують діяльність об'єкта, виробничо-господарську діяльність;

контролювання процесу, діяльності об'єкта, виробничо-господарської діяльності;

регулювання процесу, діяльності об'єкта, виробничо-господарської діяльності.

Отже, за ознакою місця у менеджменті можна виділити загальні (основні) функції (планування, організування, мотивування, контролювання та регулювання), тобто ті, які беруть участь у будь-яких управлінських процесах, і конкретні (їх ще називають частковими або спеціальними), з допомогою яких здійснюються певні управлінські процеси, та об'єднувальну функцію менеджменту (керівництво), яка пронизує усі управлінські процеси в організації. Панівну роль відіграють конкретні функції менеджменту, які реалізуються через загальні на засадах керівництва. У свою чергу конкретні функції можна класифікувати за ознаками процесів і об'єктів управління, а також елементів виробничо-господарської діяльності.

Таким чином, за ознакою процесів управління конкретні функції менеджменту поділяються на управління основним виробництвом, допоміжним виробництвом, технічною підготовкою, матеріально-технічним забезпеченням, патентно-ліцензійною діяльністю, капітальним будівництвом, зовнішньоекономічною діяльністю тощо. За ознакою об'єкта — це управління підприємством, цехом, службою, відділом, дільницею, бригадою, проектною групою тощо. За ознакою елементів виробничо-господарської діяльності — управління працею, предметами та знаряддями праці, інформацією.

Узагальнена класифікація функцій менеджменту наведена на рис. 3.1.

Безперервне виконання функцій менеджменту є його технологією. Вона формує важливий етап процесу управління, при цьому кожна функція є складовим елементом цього процесу. Взаємозв'язок загальних та конкретних функцій менеджменту та їх місце у процесі управління організацією показано на рис. 2.

Рис. 3.1. Класифікація функцій менеджменту

Рис.3. 2. Функції менеджменту: взаємозв'язок та місце у процесі управління

Кожна із чотирьох функцій менеджменту є для організації життєво важливою, але планування забезпечує основу для інших функцій, і тому вважається головною серед них. Решта ж функцій орієнтовані на виконання оперативних, тактичних та стратегічних планів організації.

Рис. 3.3. Циклічний взаємозв’язок функцій менеджменту

Процес менеджменту Процес менеджменту охоплює керуючу та керовану системи організації, функції, методи менеджменту, управлінські рішення, комунікації, керівництво тощо.

Процес менеджменту — послідовність певних завершених етапів управлінської діяльності, які забезпечують управлінський вплив керуючої системи на керовану з метою досягнення цілей організації.

Послідовно реалізований та завершений процес менеджменту утворює управлінський цикл (рис. 2). При цьому організацію змодельовано як відкриту систему, що має входи і виходи та складається з керуючої і керованої систем, які тісно взаємодіють, оскільки є органічно взаємопов'язаними. Керуючу систему утворюють елементи, які забезпечують процес управління, керовану — елементи, які забезпечують безпосередній процес виробничої, господарської, комерційної та інших видів діяльності.

Рис. 2. Графічна модель процесу менеджменту

Процес управління організацією охоплює кілька послідовних етапів.

1. Реалізація функцій менеджменту, до яких належать усі види управлінської діяльності (планування виробництва і реалізації продукції, управління розробкою технологій, конструюванням виробів, обліком, під розділами організації тощо). Йдеться про управлінську діяльність на всіх рівнях керуючої системи організації: керівників організацій та їх заступників, начальників цехів, відділів, управлінь, груп, дільниць, фахівців усіх напрямів (економістів, технологів, конструкторів, енергетиків та ін.). Це означає, що зосереджений у керуючій системі апарат управління в процесі управлінської діяльності має виконати своє основне завдання: створити систему методів менеджменту — сукупність способів впливу керуючої системи на керовану з метою забезпечення виробничо-господарської діяльності організації та отримання конкретних результатів (виготовлення продукції, надання послуг, забезпечення прибутковості, рентабельності, необхідного рівня заробітної плати, певного рівня витрат тощо).

2. Формування методів менеджменту як результатів реалізації функцій менеджменту. До них належать план виробництва, план прискорення науково-технічного розвитку, матеріальні стимули до праці, технологічна документація на виготовлення виробу тощо. Однак отримані методи менеджменту, як правило, не можуть здійснювати управлінський вплив, оскільки вони здебільшого не набувають форми адміністративних важелів. Для того щоб надати методам менеджменту дієвого управлінського впливу, необхідно їх формалізувати, тобто перетворити на управлінські рішення.

3. Формалізація методів менеджменту в управлінські рішення. Особливість цього етапу полягає у створенні механізмів трансформації методів менеджменту в накази, розпорядження, вказівки тощо. Після цього управлінські рішення (формалізовані методи менеджменту) каналами прямого зв'язку надходять із керуючої системи в керовану (рис. 2), здійснюючи необхідний управлінський вплив, який забезпечує виконання виробничо-господарських операцій, виготовлення виробів, надання послуг, досягнення виробничих, фінансових, економічних та інших результатів.

Якщо управлінські рішення в керованій системі спрацьовують недостатньо (не виконуються, виконуються частково, виконуються з відхиленнями тощо), то інформація про всі неточності, недоліки, відхилення каналами зворотного зв'язку надходить у керуючу систему (відбувається процедура регулювання), в якій апарат управління розробляє необхідні заходи. Відповідно, нові управлінські рішення, що спрямовані на усунення недоліків, відхилень тощо, надходять каналами прямого зв'язку в керовану систему. В такий спосіб формується циклічний механізм, внаслідок роботи якого (за необхідну кількість циклів) усуваються всі недоліки, тобто під впливом керуючої системи відбувається ліквідація проблем у керованій системі. Якщо керуюча система працює недостатньо професійно, не кваліфіковано, не ефективно чи є надто пасивною існує великий ризик того, що керована система не забезпечить виконання поставлених завдань та досягнення встановлених цілей. Отже, рівень виконання керованою системою поставлених завдань і досягнення цілей перебуває в прямій залежності від діяльності керуючої системи (апарату управління).

4.Забезпечення управлінського впливу на засадах керівництва. Керівництво організацією (рис. 2) — вид управлінської діяльності, який об'єднує трудові процеси всіх працівників, забезпечує реалізацію функцій і формування методів менеджменту, розроблення і прийняття управлінських рішень, а також формалізує вплив керуючої системи на керовану. Воно є об'єднувальним чинником у структурі категорій менеджменту, оскільки визначає напрями діяльності апарату управління, ефективність управлінських рішень, ступінь досягнення цілей організації. Реалізація етапів менеджменту супроводжується комунікаціями (рис. 2), тобто процесами обміну інформацією між працівниками, підрозділами, іншими організаціями.

Лекція 3.2.

Планування як загальна функція менеджменту

1. Сутність, принципи та методи планування

2. Види планів

1.Планування як загальна функція менеджменту – це розробка змісту та послідовності дій, направлених на досягнення запланованих цілей управління.

Першим кроком у плануванні є розробка наступних цілей: внесення моменту організації діяльності, спонукання менеджерів до погодження своїх щоденних дій з перспективними, контроль фактичних результатів роботи організації.

Основними принципами функції планування є:

· повнота (охоплення всіх напрямів діяльності організації),

· точність (кількісні та якісні показники дій),

· економічність (окупність затрат на планування),

· безперервність (зміни як у просторі, так і у часі),

· гнучкість (постійне коригування залежно від ситуації),

· масовість (залучення виконавців до розробки планів).

Основними методами планування є:

· метод послідовного опису операцій (у вигляді таблиць тощо),

· побудова графіків виконання (де передбачено строки виконання і виконавці),

· сітьове планування (графічне зображення послідовності робіт),

· метод робочого календаря (план на короткий період).

Цілі управління – це майбутній стан об’єкта управління, який хоче досягти колектив організації своєю працею.

Основна роль цілей управління – це бути контрольним стандартом, з яким порівнюють фактично досягнуті результати як окрема особа, так і весь колектив.

Основними вимогами до цілей є реальність, зрозумілість, кількісна та якісна визначеність, розмежованість тощо.

Управління щодо цілей – це метод управління, який об’єднує планування і контроль у сфері людських відносин.

Етапи процесу управління за наступними цілями: розробка цілей, планування дій, перевірка й оцінка дій, коригування дій.

2. Плани класифікують за такими ознаками:

· предметами планування (цілей, засобів, процесів),

· строками планування (довгострокові, середньострокові, короткострокові, оперативні),

· масштабами планування (загальноорганізаційні, галузеві, проектні),

· сферами планування (фінансова, виробнича, персоналу тощо).

Основними видами планів є політика організації, обов’язкові документи, процедури, методи, правила, бюджет, програми, проекти, тайм-менеджмент.

Політика організації – це напрям розробки управлінських рішень менеджерами організації.

Обов’язковий документ – це вказівка, яка надходить в організацію ззовні, з вищих за ієрархією управлінських структур.

Процедура – це план багаторазового використання при досягненні цілей.

Метод – це типовий план дій, але більш деталізований, ніж процедура.

Правило – це принцип регулювання, вказівка, які обов’язково необхідно виконати або застосувати.

Бюджет – це план отримання результатів, які показані в кількісному цифровому вимірі, зокрема у грошових сумах.

Програма – це план одноразового застосування для прийняття спеціального рішення в межах загальних цілей організації.

Проект – це частина загальної програми для щоденної діяльності підрозділу в організації.

Тайм-менеджмент – це план менеджера найбільш ефективного використання особистого робочого часу та постійний контроль за його використанням.

Рис.3.4. Основні види планів

Лекція 3.3