Первичные документы по учету денежных средств в кассе – это документы, которые подтверждают осуществление действий или операций на предприятии.
В состав первичных документов включаются те, которые содержат данные об итогах деятельности — ордеры (по приходу и расходу финансов), кассовая книга, отчеты.
Основными первичными документами являются различные акты, счета, накладные, поручения и прочие.
С помощью первичных документов можно подтвердить факт совершения операции в организации, узнать дату ее проведения.
Также на их основании ведется контроль по работе как структурного подразделения, так и работников в отдельности. По информации, содержащейся в документах, осуществляются проверки.
Также играют роль по сохранности имущества организации, дают возможность оптимально его использовать. Обладают первичные документы и юридическим значением, поскольку служат письменным доказательством проведения операций, то используются судьей при рассмотрении бухгалтерских споров.
|
|
Правовое регулирование
Федеральный закон № 402 «О бухгалтерском учете», содержит основные требования и порядок заполнения первичной документации.
9 статья, пункт 2 данного закона гласит, что документы принимаются к учету, если оформлены на утвержденных законодательством бланках.
Прочие нормативные документы, которыми стоит руководствоваться:
1. Гражданский кодекс – 1 и 2 части.
2. Федеральный закон № 173 «О валютном регулировании» от 10 декабря 2003 года.
3. Положение ЦБ «О безналичных расчетах» № 2П от 3 октября 2002 года.
4. Инструкция Центрального банка «Порядок ведения кассовых операций», разработанная 5 января 1998 года № 18.
Оформление первичных кассовых документов
Все документы, поступающие в кассу, оформляются в бухгалтерии. После исполнения их кассиром, они возвращаются обратно.
Заполнять может кассир или бухгалтер. Оформление возможно несколькими путями:
· в бумажном виде;
· с помощью компьютера;
· в электронном формате.
В нормативных актах нет требований, касающихся нумерации документов из кассы. Правила можно установить самостоятельно. Можно использовать нумерацию цифрами, индексами и даже буквами.
Единственное требование – соблюдение хронологии. Если приходных документов много, нумерацию можно начинать каждый день заново. Печать обязательна.
Формы документов разработаны и утверждены Центральным банком. Приобрести их можно в канцелярии или книжном магазине.
Существуют специальные бухгалтерские программы, дающие возможность распечатать бланк на компьютере. Последний вариант более приемлемый, так как можно самостоятельно выбрать формат, изменить размеры строк.
|
|
Обязательные реквизиты
Министерство финансов определяет реквизиты, обязательные к заполнению в учетных документах:
· название документа – форма;
· код;
· дата оформления;
· название предприятия, которое составляло документ;
· суть операции и ее измерители – натуральные и денежные;
· ответственные лица;
· их подписи и расшифровки.
Официальные бланки содержат графы с обязательными реквизитами, их необходимо лишь заполнить.
Требования к их оформлению
Государственный комитет статистики выдвигает правила оформления документов:
· записи ведутся чернилами, ручкой или химическим карандашом – такими средствами, которые гарантируют сохранность данных. Возможно использование машинных носителей;
· простым карандашом недопустимо пользоваться;
· документы оформлять аккуратно, записи делать разборчивыми;
· обязательно указывать все необходимые реквизиты. Если какие-то из них отсутствуют, ставить прочерк;
· сумму писать и цифрой, и буквами;
· заверение документации руководителем предприятия обязательно;
· расшифровки подписей также необходимы;
· скрепляется документация печатью организации.
Кассовый ордер
Сопровождаются кассовые операции ордерами. Кассовый ордер – приказ главного бухгалтера компании (или должностного лица) кассиру и отчет последним о поступлении или расходе денежных средств.
Цель ордера – контроль действий кассира, оправдание его перед бухгалтером в случае возникновения спорных моментов. Бывает приходным и расходным.
Приходной кассовый ордер – документ, использующийся для оформления приема денег в кассу. Сотрудник бухгалтерии может заполнять бланк от руки или с помощью компьютера.
Делать исправления в ордере строго запрещено. Ордер и квитанция к нему подписывается бухгалтером, кассиром и ставятся их подписи.
Также обязательна печать – главная е часть ставится на квитанции, остальная – на самом ордере. Когда деньги поступают в кассу, кассир отрывает квитанцию и отдает ее лицу, которые внес деньги.
Ордер остается в кассе организации. Бланк ордера стандартный — № КО-1.
Приходной кассовый ордер необходимо заполнять следующим образом:
· указывается название организации, которая выдала ордер и структурное подразделение (при наличии);
· ставится порядковый номер ПКО;
· проставляется дата поступления денег в кассу и сумма (цифрами);
· ставится номер бухгалтерского счета;
· указывается дебет и кредит;
· проставляется код назначения использования финансов из кассы;
· указывается наименование компании и личные данные лица, от которого поступили деньги;
· пишется цель операции, например, оплата по соглашению;
· прописывается сумма НДС;
· рубли пишутся буквами, копейки – цифрами;
· при наличии первичных документов указываются их реквизиты.
Для индивидуальных предпринимателей приходник может не составляться. Если ИП оформляет ПКО и отвечает за кассовую дисциплину, то документ необходимо подписать.
Оформляется в одном экземпляре во время предоставления выручки ИП в кассу. Средства могут поступать в таких случаях:
· в качестве оплаты за услугу;
· за проданное имущество;
· как возврат неиспользованных финансов;
· во время пополнения капитала;
· от сотрудников организации – займы, ущербы;
· с банковского счета.
Хранится приходной кассовый ордер не менее 5 лет. Приходные документы:
· от юридических лиц – объявление на взнос наличкой;
· от физических — ордеры.
Основные операции прихода:
· наличная выручка;
· поступления из банка;
· возврат лишней заработной платы;
· возмещение ущерба;
· поступление денег от учредителей;
· возвраты от поставщиков.
Бухгалтерия занимается выдачей денег, помогает в этом расходный кассовый ордер. Заполняется он в зависимости от порядка осуществления операций. Форма ордера № КО-2.
|
|
Бланк выписывается работником бухгалтерии. Описание заполнения расходного ордера из кассы:
В заглавии указывается название учреждения и при наличии | Структурное подразделение (если нет – ставится прочерк) |
Код документа | Берется из справки из Комитета государственной статистики |
Номер документа | Соответствует записи в регистрационном журнале |
Кассовый документ нумеруется | С начала календарного года |
Дебет и кредит | Указывает бухгалтер, который обрабатывал документ |
В приложении указывают документы | Которые прилагаются к ордеру |
Составляется ордер в день выдачи финансов. После оформления его необходимо зарегистрировать в журнале.
Главный бухгалтер организации и руководитель ставят свои подписи, после чего бланк передается кассиру.
Расходный кассовый ордер на руки сотрудника не выдают, он хранится в кассе. Относятся:
От лиц юридического типа | чеки |
От физических лиц | расходные ордеры |
Деньги разрешено выдавать в день составления документов. Расходные операции:
- сдача финансов в банк;
- выдача заработной платы сотрудникам;
- выдача отчетных денег;
- займы;
- расчеты с поставщиками.
При поступлении документов в бухгалтерию их необходимо проверить:
По форме | Заполнены ли все разделы, указаны ли реквизиты |
По содержанию | На установление факта правильности подсчета сумм |
Очень часто бухгалтеры допускают ошибки при оформлении. Наиболее распространенные:
- использование простого карандаша;
- отсутствие необходимых реквизитов;
- наличие исправлений;
- использование не утвержденных бланков;
- в незаполненных строках нет прочерка;
- подписи теми лицами, которые не имеют на это право.
Чтобы не допускать ошибок, необходимо ознакомиться с правилами оформления. Если избежать помарок не удалось, важно знать, как их исправить:
Если ошибка в кассовых или банковских документах | Они аннулируются и составляются заново |
В случае порчи кассового документа уничтожать его не нужно | Необходимо приложить его к отчету |
Остальные типы документов | Исправляются только после согласования с контрагентами |
Неправильная запись перечеркивается | Таким образом, чтобы исправленное можно было разобрать. Обычно зачеркивают тонкой линией |
Если неправильно записана одна цифра | Зачеркивается сумма полностью |
Сверху зачеркнутого | Пишется правильная запись |
На поле делается отметка «исправлено» | Ставится подпись ответственного лица |
Если экземпляров документа несколько | Исправлять необходимо каждый |
Если поправки внесены неверно, они не признаются и считаются недействительными. Любая организация должна хранить первичные документы.
|
|
Срок – не меньше 5 лет. Эти документы фиксируют факт проведения операций в учреждении.