Виды кассовых операций и применяемые документы

Потоки движения наличных делятся на входящие и исходящие, а документы, соответственно, отражают приход и расход наличных средств.

Приход средств возможен при наступлении следующих хозяйственных событий:

· поступление наличной выручки;

· поступление из кредитного учреждения;

· прием остатков из подотчета;

· внесение ошибочно выданной части заработной платы;

· добровольное покрытие недостачи;

· прием от сотрудников средств по закрытию и обслуживанию займов;

· внесение участниками общества наличных денежных средств;

· возврат контрагентом денежной наличности;

· прием денежных средств от филиалов организации.

Расходование средств из кассы происходит по следующим основаниям:

· отправка наличности в банк;

· выплата заработной платы;

· выдача авансов на хозяйственные нужды и командировки;

· предоставление сотрудникам денег в долг;

· оплата продавцам за приобретенные активы.

На данный момент установлены следующие ограничения по суммам наличных операций в пределах одного контракта:

· Для юридических лиц и частных предпринимателей — не более 100 000 руб. (п. 6 указания ЦБ РФ № 3073-У).

· Для операций с физическими лицами ограничений нет (п. 5 указания ЦБ РФ № 3073-У).

· Для отношений с банковскими учреждениями предел также не установлен (п. 1 указания ЦБ РФ № 3073-У).

Поступление наличности должно быть оформлено приходным кассовым ордером формы КО-1, который включает основную часть и отрывную квитанцию, отдаваемую покупателю или лицу, вносящему средства. При этом все случаи оплаты от контрагентов должны оформляться чеком ККТ, расположенной в помещении кассы. В розничной сети прием полученных о покупателей наличных денежных средств в конце смены осуществляется на основании контрольного чека кассовой машины.

Выдача наличных денежных средств фиксируется расходным кассовым ордером по форме КО-2, в котором должна быть указана сумма операции, записанная словами, а также приведены данные, подтверждающие личность получателя документа. К «расходнику» должны быть прикреплены документы, служащие для обоснования цели выдачи наличных:

· Ведомости по начислению и выдаче заработной платы.

· Банковские документы.

· Служебная записка командированного сотрудника или лица, приобретающего материальные ценности, с разрешительной надписью руководителя.

· Приказ или распоряжение на выдачу наличности.

Основные требования к содержанию приходных и расходных кассовых ордеров можно найти в постановлении Госкомстата РФ № 88. Все сформированные документы фиксируются в книге кассира формы КО-4. В дополнение к ней может оформляться журнал регистрации по форме КО-3, а также регистр учета поступивших и выбывших к другим кассирам средств КО-5.

Кассовые документы могут создаваться как в бумажном, так и в электронном виде, однако в последнем случае обязательно наличие цифровой подписи. Законодательство считает допустимым внесение корректировок в любые кассовые документы, за исключением приходных и расходных ордеров.

Контрольные функции в отношении кассовой дисциплины выполняет ИФНС.

Лимиты кассы

Для того, чтобы на­чать осу­ществ­ле­ние на­лич­ных рас­че­тов, со­от­вет­ству­ю­щее пред­при­я­тие долж­но об­за­ве­стись кас­сой. В дан­ном слу­чае име­ют­ся в виду не ККМ или ККТ, а по­ме­ще­ние и ор­га­ни­за­ция ра­бо­ты. Иг­но­ри­ро­ва­ние пред­при­я­ти­ем опи­сан­ной обя­зан­но­сти будет рас­це­не­но кон­тро­ли­ру­ю­щи­ми ин­стан­ци­я­ми в ка­че­стве на­ру­ше­ния кас­со­вой дис­ци­пли­ны, а ком­па­ния, со­вер­шив­шая на­зван­ный про­сту­пок, может быть при­вле­че­на к от­вет­ствен­но­сти в виде штра­фа, раз­мер ко­то­ро­го уста­нов­лен КоАП Рос­сии.

Стоит от­ме­тить, что без над­ле­жа­щей ор­га­ни­за­ции ра­бо­ты с на­лич­ны­ми день­га­ми пра­виль­ный учет кас­со­вых опе­ра­ций невоз­мо­жен.

Для ис­пол­не­ния пред­пи­са­ний Цен­тро­бан­ка РФ ком­па­нии, ис­поль­зу­ю­щие на­лич­ность и остав­ля­ю­щие ее в кассе, долж­ны рас­счи­тать ли­ми­ты на оста­ток денег. От такой обя­зан­но­сти осво­бож­да­ют­ся пред­при­ни­ма­те­ли и малые пред­при­я­тия.

Необ­хо­ди­мо об­ра­тить вни­ма­ние на от­сут­ствие обя­за­тель­но­сти уста­нов­ле­ния ли­ми­тов каж­дым пред­при­я­ти­ем, ис­поль­зу­ю­щим в своей де­я­тель­но­сти на­лич­ность. Рас­чет мак­си­маль­но­го раз­ме­ра остат­ка денег в кассе поз­во­ля­ет юри­ди­че­ско­му лицу не сда­вать сред­ства, впи­сы­ва­ю­щи­е­ся в рас­чет­ные рамки, в банк. Если же ком­па­ния не рас­счи­та­ла лимит, то он счи­та­ет­ся рав­ным нулю и по окон­ча­нии ра­бо­че­го дня на­лич­ных денег у пред­при­я­тия быть не долж­но.

Для пра­виль­но­го учета кас­со­вых опе­ра­ций пред­при­я­тие при опре­де­ле­нии ли­ми­та долж­но ис­поль­зо­вать фор­му­лы, раз­ра­бо­тан­ные Цен­тро­бан­ком Рос­сий­ской Фе­де­ра­ции. По­име­но­ван­ные ал­го­рит­мы от­ра­же­ны в при­ло­же­нии к Ука­за­ни­ям ЦБ РФ. В рас­че­тах сле­ду­ет ис­поль­зо­вать фак­ти­че­ские по­ка­за­те­ли каж­до­го пред­при­я­тия. Для за­кон­но­го уве­ли­че­ния ли­ми­та ком­па­ни­ям це­ле­со­об­раз­но брать мак­си­маль­ные зна­че­ния по­ка­за­те­лей, ис­поль­зу­е­мых в рас­че­те.

Важно от­ме­тить, что ком­па­ния не имеет права при­ме­нять лимит, уста­нов­лен­ный про­из­воль­но. Если рас­чет про­из­во­дит­ся пред­при­я­ти­ем, со­здан­ным недав­но и не име­ю­щим необ­хо­ди­мой ста­ти­сти­ки, то при опре­де­ле­нии ли­ми­та сле­ду­ет ис­поль­зо­вать пла­ни­ру­е­мые зна­че­ния.

Вве­де­ние раз­ра­бо­тан­но­го ли­ми­та в дей­ствие осу­ществ­ля­ет­ся через из­да­ние ге­не­раль­ным ди­рек­то­ром пред­при­я­тия со­от­вет­ству­ю­ще­го при­ка­за. Форма та­ко­го до­ку­мен­та не утвер­жде­на, и спе­ци­аль­ные тре­бо­ва­ния к ней не предъ­яв­ля­ют­ся. По­это­му каж­дая ком­па­ния из­да­ет со­от­вет­ству­ю­щий при­каз в про­из­воль­ной форме. Обя­за­тель­ны­ми к вклю­че­нию в такой до­ку­мент яв­ля­ют­ся сами раз­ме­ры мак­си­маль­ных сумм на­лич­но­сти, пе­ри­од дей­ствия ли­ми­тов и их рас­чет.

Ком­па­нии, име­ю­щие в своем со­ста­ве обособ­лен­ные под­раз­де­ле­ния, ко­то­рые тер­ри­то­ри­аль­но уда­ле­ны от го­лов­ной ор­га­ни­за­ции, при рас­че­те ли­ми­тов долж­ны учи­ты­вать свои струк­ту­ры. В этом слу­чае опре­де­ля­ю­щее зна­че­ние имеет ад­ре­сат, куда сда­ют­ся на­лич­ные день­ги.

Если на­лич­ные сред­ства по­сту­па­ют в кассу го­лов­ной ком­па­нии, то ли­ми­ты рас­счи­ты­ва­ют­ся с уче­том доли со­от­вет­ству­ю­ще­го под­раз­де­ле­ния.

Иная си­ту­а­ция воз­ни­ка­ет, когда обособ­лен­ная струк­ту­ра сдает день­ги в банк са­мо­сто­я­тель­но. В этом слу­чае сле­ду­ет уста­нав­ли­вать са­мо­сто­я­тель­ные ли­ми­ты для каж­до­го та­ко­го под­раз­де­ле­ния.

Из ска­зан­но­го выше сле­ду­ет, что пра­виль­ный бух­гал­тер­ский учет кас­со­вых опе­ра­ций невоз­мо­жен без уста­нов­ле­ния ли­ми­тов на оста­ток на­лич­ных. Это при­ме­ня­ет­ся в слу­ча­ях, когда пред­при­я­тие на­кап­ли­ва­ет де­неж­ные сред­ства по окон­ча­нии ра­бо­че­го дня.

С 01.06.2014 года действует новый порядок ведения кассовых операций согласно Указания ЦБ РФ от 01 июня 2014 г. № 3210-У. Он рекомендует пример расчета лимита остатка. На примере дан расчёт кассового остатка лимита.

Порядок ведения кассовых операций распространяется на:

на юридических лиц;

на юридических лиц, перешедших на упрощенную систему налогообложения - УСН;

индивидуальные предприниматели - ИП - могут не вести кассу.

Индивидуальные предприниматели, субъекты малого предпринимательства лимит остатка наличных денег могут не устанавливать, т.е. хранить любое количество денег в кассе.

Лимит остатка наличных денег

Для ведения кассовых операций организация устанавливает лимит остатка наличных денег

Лимит остатка наличных денег это - максимально допустимая сумма наличных денег, которая может храниться в кассе на конец рабочего дня.

Обособленное подразделение (филиал, представительство), у которого открыт банковский счет, также устанавливает лимит кассы.

Платежные агенты обязаны вести отдельную кассовую книгу по средствам, полученным в рамках деятельности платежного агента и формировать отдельные ПКО на эти средства. Эти деньги не учитываются при расчете лимита кассы и должны полностью сдаваться в банк в день их получения, иначе они будут расцениваться как сверхлимитные со всеми вытекающими последствиями.

Подразделению юридического лица (обособленное подразделение), по месту нахождения которого оборудуется обособленное рабочее место (рабочие места), сдающему наличные деньги на банковский счет, открытый юридическому лицу в банке, лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается в порядке, предусмотренном настоящим Указанием для юридического лица.

Юридическое лицо, в состав которого входят обособленные подразделения, сдающие наличные деньги в кассу юридического лица, определяет лимит остатка наличных денег с учетом лимитов остатка наличных денег, установленных этим обособленным подразделениям.

Когда допускается накопление наличных денег в кассе сверх установленного лимита:

В дни выплат заработной платы, стипендий, и выплат социального характера, включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты,

В выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем в эти дни кассовых операций.

Руководитель организация издает распорядительный документ (например, приказ о лимите кассы руководителя) об установленном кассовом лимите организации.

Примечание: Лимит остатка кассы не нужно утверждать в банке. Его организация и предприниматель утверждает самостоятельно.

Экземпляр приказа кассового лимита, распорядительного документа об установлении обособленному подразделению лимита остатка наличных денег направляется юридическим лицом обособленному подразделению в порядке, установленном юридическим лицом.

За банками сохраняются полномочия по контролю за соблюдением кассовой дисциплины, в том числе, за превышением лимита кассы. Это следует из пункта 2.14 Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории российской федерации от 05.01.98 № 14-П.

Банки по-прежнему должны проверять своих клиентов не реже одного раза в два года.