Все организационно-правовые документы оформляются на общем бланке

При их создании используют следующие реквизиты: наименование организации-автора документа (08), наименование вида документа (10), дата документа (11), регистрационный номер документа (12), гриф утверждения документа (16), заголовок к тексту (18), текст документа (20), подпись (22).

 

Итак, организационно-правовые документы – это комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих миссию, функции, задачи, структуру, организацию работы, права, обязанности, ответственность руководства и специалистов определенной организации.

Для создания организации, учреждения, предприятия, т.е. юридического лица необходимо создать учредительный документ – учредительный договор или устав, или положение об организации. Юридическое лицо считается созданным с момента его государственной регистрации налоговым органом. И одним из документов, предъявляемых на регистрацию, является учредительный документ.

Учредительный договор – это правовой акт, которым стороны (учредители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, реорганизации, ликвидации, условия распределения прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей из его состава.

Учредительный договор юридического лица заключается, а устав утверждается его учредителями (участниками).

 

Устав – правовой акт, определяющий статус, организационную структуру, цели, характер и порядок деятельности созданного юридического лица.

Устав организации утверждается общим собранием учредителей или участников. Юридическое лицо, созданное одним учредителем, действует на основе устава, утвержденного этим учредителем.

 

Положение об организации – это правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности. На основании положения действуют государственные и муниципальные бюджетные некоммерческие организации. Это органы власти и управления.

 

Положение о структурном подразделении определяет статус подразделения в иерархической структуре организации и имеет следующие разделы содержательной части: Общие положения; Основные задачи; Функции; Права и обязанности руководителя подразделения; Ответственность руководителя; Взаимоотношения, связи; Организация работы. Составляется положение в структурном подразделении по заданию и под контролем заместителя первого руководителя предприятия, согласовывается с заинтересованными функциональными структурными подразделениями, подписывается заместителем первого руководителя (или руководителем вышестоящего структурного подразделения) и утверждается первым руководителем предприятия. Изменения в положение вносятся приказом.

 

Штатное расписание – это правовой акт, регламентирующий состав структурных подразделений организации, должностной состав и штатную численность, оплату труда работников этих подразделений и в целом по организации количество штатных единиц с месячным фондом заработной платы.

Текст штатного расписания составляется в табличной форме. Форма штатного расписания утверждена Постановлением Госкомстата России от 05января 2004г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной документации по учету труда и его оплаты» (форма штатного на слайд).

Унифицированная форма № Т-3 «Штатное расписание» применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом (положением).

Ответственность за подготовку штатного расписания несут планово-экономическое подразделение и служба персонала. Проект штатного расписания визируют руководители подразделений, главный бухгалтер, работник юридической службы, заместителем руководителя организации, утверждается руководителем организации, подпись которого удостоверяется печатью. Аналогичным образом в него вносятся изменения.

 

Инструкция – это правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности организаций, их подразделений, должностных лиц.

Инструкции также издаются в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов, распорядительных документов, заполнения и ведения форм документов (например, бухгалтерских, учетных, отчетных и др.)

Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки и разделяемых на пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

В управленческой практике применяются как типовые, так и индивидуальные инструкции. Типовые обычно издаются органами власти или управления для системы однотипных организаций или учреждений.

Разновидностью инструкций являются должностные инструкции.

 

Должностная инструкция – это правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно- правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

При разработке должностных инструкций необходимо обеспечить единый подход к их построению, формулировке содержания разделов, последовательности их изложения. При этом они должны отражать весь круг должностных обязанностей, полномочий и ответственности работника, иметь четкие и краткие формулировки, быть гибкими и динамичными.

Должностные инструкции разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием, на основе Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих.

Должностные инструкции разрабатываются руководителем подразделения, визируются руководителем службы персонала, работником юридической службы, утверждается руководителем организации. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения. После утверждения на подлиннике должностной инструкции работник проставляет ознакомительную визу: С инструкцией ознакомлен, дата, подпись. Изменения в инструкцию вносят приказом.

Должностная инструкция имеет следующую структуру содержательной части: Общие положения; Функции; Должностные обязанности; Права; Ответственность; Взаимоотношения (связи по должности).

Преимущества должностной инструкции заключаются в следующем:

• она помогает отобрать подходящих сотрудников;

• она дает возможность сотрудникам составить четкое

представление о специфике каждого вида работы;

• она показывает каждому соискателю на указанную должность,

что от него потребуется.

Для чего нужна должностная инструкция? Прежде всего, для того, чтобы упорядочить работу не только отдела или департамента по управлению персоналом, но и всей организации. Обычно должностная инструкция описывает обязанности и права работников.

 

Правила внутреннего трудового распорядка являются документом, конкретизирующим порядок регулирования ключевых вопросов социально-трудовых отношений между работниками организации и его администрацией.

В соответствии со ст. 189 ТК РФ правила внутреннего трудового распорядка – локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя. Данные правила утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников. Они могут быть как самостоятельным документом, так и приложением к Коллективному договору.

 

7.5. Персональная документация – это комплекс персональных документов, на основании которых принимается решение о приеме, переводе, увольнении работника:

* документы, выданные гражданам соответствующими государственными органами, организациями и юридически подтверждающие те сведения, которые граждане сообщают о себе (паспорт, документ об образовании, военный билет, трудовая книжка, листок нетрудоспособности, медицинская справка, повестка из военкомата и т.д.);

* документы, выдаваемые работникам организацией, в которой он работает, для подтверждения различных правовых фактов (копии приказов, трудовых книжек, различные справки, подтверждающие место работы, должность, заработную плату, командировочные удостоверения, пропуск, почетные грамоты и удостоверения о наградах и др.);

* документы, составленные гражданами, работниками и направляемые ими работодателю или в профсоюзные органы, комиссию по трудовым спорам с целью изменения или прекращения трудовых правоотношений (резюме, рекомендательные письма, характеристики, личные заявления, объяснительные записки, жалобы, письменные обращения и др.);

* служебные документы, характеризующие профессиональные, деловые, моральные, личные качества работника, которые не предназначены для выдачи ему (представление к назначению на должность, аттестационный лист, протокол проведения собеседования, результаты тестирования и анкетирования, протоколы и решения конкурсных и аттестационных комиссий, диссертационных, ученых советов, заседаний правлений, собраний акционеров и др.).

Форма персональных документов, правила их составления, заполнения, оформления и восстановления устанавливаются различными нормативными документами и государственными стандартами.

Трудовая книжка является единственным персональным документом, в котором последовательно и всесторонне отражаются факты трудовой биографии гражданина, его квалификационный и служебный рост, отношение к труду, длительность работы на одном предприятии, причины увольнения. На основании записей в трудовой книжке определяется общий и непрерывный трудовой стаж при назначении гражданину государственной пенсии, пособия по государственному социальному страхованию. Гражданин должен иметь одну трудовую книжку. Факты наложения дисциплинарных взысканий в трудовую книжку не вносятся, как и сведения об отпусках.

Трудовые книжки ведутся на всех лиц, работающих в учреждении, организации или на предприятии свыше пяти дней независимо от условий приема.

 

2.6. Договорная документация – это документация, регламентирующая правовые взаимоотношения работника и работодателя в процессе их социально-трудовых отношений. Соглашения. Коллективный договор. Трудовой договор: стороны ТД, содержание ТД, срок ТД.

Соглашение — правовой акт, устанавливающий общие принципы регулирования социально-трудовых отношений и связанных с ними экономических отношений между полномочными представителями работников и работодателей на федеральном, региональном, отраслевом (межотраслевом) и территориальном уровнях в пределах их компетенции.

Коллективный договор — правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей. Содержание и структура, порядок разработки и заключения коллективного договора определяется сторонами. В договоре, например, закрепляются обязанности работодателя по поводу обеспечения необходимых условий и оплаты труда, техники безопасности, гарантий соблюдения трудового законодательства, защиты конфиденциальной информации и т.п. Коллективный договор и соглашение направляются на уведомительную регистрацию в соответствующий орган по труду.

Трудовой договор {РАНЕЕ -контракт) является соглашением между работником и работодателем, носит индивидуальный характер. В соответствии с договором работник обязуется выполнять определенную этим соглашением работу (трудовую функцию, работу по определенной должности, специальности, профессии), соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка, а работодатель обязуется предоставлять работнику обусловленную договором работу, обеспечивать необходимые условия труда, своевременно и в полном размере производить оплату труда работника. Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и только в письменной форме.

Трудовой договор может иметь типовое или индивидуальное содержание и вступает в силу с момента его подписания работником и работодателем, если иное не оговорено в самом договоре. Если работник не приступил к работе в установленный срок без уважительных причин в течение недели, трудовой договор аннулируется путем издания соответствующего приказа.

 

6.7. Распорядительная документация – это различные по назначению приказы (распоряжения) по личному составу, предназначенные для юридического оформления трудового договора и соглашений к нему, связанных с трудовыми правоотношениями работника и работодателя.

В комплекс распорядительной документации входит набор различных по назначению приказов (распоряжений) по личному составу, предназначенных для юридического оформления заключенного трудового договора гражданина с учреждением, организацией или фир­мой.

 

К распорядительным документам относятся:

· постановления,

· решения,

· указы,

· приказы,

· распоряжения

· указания.

Выбор вида документа, предназначенного для документирования распорядительной деятельности, определяется уровнем органа управления или власти, компетенцией должностного лица, порядком принятия управленческого решения (единоначально или коллегиально).

Федеральные органы исполнительной власти Российской Федерации издают постановления, приказы, распоряжения в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (Утверждены постановлением Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009).

Президент Российской Федерации издает в соответствии с Конституцией Российской Федерации указы и распоряжения.

Руководители организаций издают приказы, распоряжения, указания, состав которых определяется ее учредительными документами.

Основанием для издания РД может быть необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений организации. А также необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, которая вытекают из целей и задач организации.

Исходя из порядка принятия решения, все РД делятся на две группы:

· издаваемые на принципах коллегиальности;

· издаваемые на принципах единоначалия.

В первом случае РД издаются на основе решений, которые принимаются совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т.д.). На основе коллегиальности действует федеральное правительство, представительные органы и правительства субъектов РФ и органов местного самоуправления, комитеты и комиссии, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др.

В условиях единоначалия решение единолично принимается руководителем, что обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителя за принятое решение. На основе единоличного принятия решения действуют федеральные министерства, администрации субъектов РФ и муниципальных образований, исполнительные руководители организаций.

Общие требования к оформлению распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Ответственность за качество и содержание проекта приказа, распоряжения (далее приказа) несут руководители подразделений, которые разрабатывают эти проекты.

Приказы по кадрам могут иметь как произвольную, так и унифицированную формы.

В произвольной форме, например, издаются приказы о совмещении профессий, об установлении надбавок, об изменении фамилии и других персональных данных, о снятии полномочий руководителя, о создании конкурсной комиссии, об утверждении результатов конкурса, об установлении стимулирующих выплат и другие.

 

Согласно п.2 постановления Госкомстата России от 05 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» ведение унифицированных форм, к которым относятся приказ и распоряжение по кадрам, обязательно для всех организаций.

 

В настоящее время действуют следующие унифицированные формы распорядительных документов:

· № Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»,

· № 1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу»,

· № Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»,

· № Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу»,

· № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»,

· № Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»,

· № Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»,

· № Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)»,

· № Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»,

· № Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»,

· № Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»,

· № Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников».

Регистрация приказов по кадрам производится отдельно от приказов по основной деятельности. Регистрация производится в пределах календарного года, регистрационные индексы состоят из порядкового номера, дополненного информацией об исполнителе или индекса дел по номенклатуре дел.