Технология учета и хранения кадровой документации

В кадровой службе часть кадровой документации хранится в подлинниках, часть в копиях.

В подлинниках хранятся подшитые в дело кадровые приказы, а их копии по персональным вопросам: приему на работу, переводах, поощрениях, дисциплинарных взысканиях, изменениях персональных данных, например, изменение фамилии, помещают в личные дела (если они ведутся).

По вопросам, связанным с финансами, копии кадровых приказов поступают в бухгалтерию, где хранятся и уничтожаются вместе с другой бухгалтерской документацией.

В подлиннике хранятся:

· личные карточки по форме Т-2, которые располагают в картотеке по алфавиту фамилий;

· трудовые книжки,

· трудовые договоры и соглашения к ним об изменении условий трудового договора, которые также располагают по алфавиту фамилий;

· личные заявления;

· характеристики, резюме (автобиография).

В копиях хранятся документы об образовании, которые заверяются работником кадровой службы при поступлении на работу или в процессе трудовой деятельности.

Каждого работника в соответствии с трудовым законодательством необходимо под роспись знакомить с:

· содержанием кадрового приказа, касающегося этого работника,

· трудовым договором,

· соглашением к трудовому договору,

· карточкой по форме Т-2,

· записями в трудовой книжке,

· локальными нормативными актами организации, касающимися трудовых отношений.

Кадровые приказы, сформированные в дело, по окончании календарного года:

· перегруппируются в прямой хронологической последовательности с января по декабрь,

· полистно нумеруются графитовым карандашом в правом верхнем углу арабскими цифрами,

· подшиваются в твердую обложку из картона на 4 прокола без металлических зажимов (с веревочными завязками) или переплетаются,

· каждый документ в них учитывается посредством внутренней описи документов.

Подобную процедуру проделывают с личными делами работников, уволенных в данном календарном году.

Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших в организации свыше 5 дней, если работа в данной организации является для работника основной. Если работник поступает на работу впервые, работодатель обязан завести работнику трудовую книжку. Если работник ранее работал и имеет трудовую книжку, то при поступлении на работу он сдает ее на хранение в кадровую службу.

Трудовые книжки хранятся в несгораемых шкафах по алфавиту фамилий.

Трудовые книжки регистрируются и учитываются в книге движения трудовых книжек. В этой же книге фиксируется под роспись работника выдача трудовых книжек при увольнении.

Форма, порядок, ведение и хранение трудовых книжек установлены постановлением Правительства РФ от16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» и постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек».