2017-12-14
2144
Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке информации о фактическом состоянии дел в системе управления, который содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают информационно-справочные документы:
· акты,
· справки,
· докладные и объяснительные записки,
· заявления и др.
Эти документы имеют вспомогательный характер по отношению к организационно - распорядительным документам, они не содержат поручений, не обязывают действовать определенным образом. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию, т.е. инициирует управленческие решения, позволяет выбрать тот или иной способ управленческого воздействия или может быть только принята к сведению.
Своеобразие многих видов этих документов состоит в том, что их авторами являются работники управленческих аппаратов, рядовые работники, поэтому в документообороте организации они составляют восходящий поток: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.
|
|
|
На основе резолюции руководителя эти документы могут стать основанием для подготовки распорядительных документов.
Многие информационно-справочные документы - акты, докладные, объяснительные записки, справки, заявления – являются основным средством реализации внутренних коммуникативных связей организации. Их, возможно, составлять от руки, они визируются на первом экземпляре, который является единственным.
Внешние коммуникативные формы связи осуществляют с помощью письма, телеграммы, телефонограммы, факсограммы.
Итак, информационно-справочные документы – это документы, которые содержат информацию о фактическом положении дел в организации и служат основанием для принятия управленческого решения и создания распорядительных документов.
6.8. Учетная кадровая документация – это документация, выполняющая функцию персонального учета работников и являющаяся базой персональных данных, получаемых при первичной регистрации и последующем обновлении необходимых индивидуальных сведений по составу и движению кадров.
С точки зрения технологии регистрации и накопления персональных данных работников комплекс первичной учетной документации можно разделить на две подгруппы: а) первичные учетные документы и б) производные (вторичные) учетные документы.
Первичные учетные документы содержат исходную информацию и заполняются в точном соответствии с персональными документами граждан (работников) и включают в себя:
•личный листок по учету кадров;
|
|
|
•дополнение к личному листку по учету кадров;
•машино-ориентированные входные формы автоматизированных информационных систем, в том числе электронные;
•форма (шаблон) которая заполняется на дисплее.
К исходным учетным документам относится также личная карточка унифицированной формы № Т-2, если на работника не заводится личное дело. В эту подгруппу входят традиционные и электронные документы-корректировки для внесения текущих изменений в массив (картотечный или машинный) учетных данных. Сюда же входят различные формы специализированных анкет и карточек.
Производные учетные формы носят ярко выраженный вторичный (повторный) характер и в информационном отношении базируются на исходной информации первичных учетных документов. Основное назначение этой подгруппы документов заключается в обеспечении полной, достоверной и динамичной информацией всех направлений справочной, справочно-контрольной, справочно-аналитической и отчетной работы по кадрам.
В подгруппу производных учетных документов входят: личная карточка унифицированной формы № Т-2 и № Т-2ГС (для государственных служащих), если на работника заведено личное дело, учетная карточка научного работника (унифицированной формы № Т-4), специализированные карточки персонального учета специалистов, военнообязанных и т.п., имеющие форму традиционных и электронных документов. Иногда в отделах кадров ведутся журнальные (книжные) формы регистрации учетных сведений (алфавиты, указательные списки, книги учета и т.п.).
Эта подгруппа документов является наиболее массовой по объему и в то же время менее всего регламентированной по составу видов, информационному содержанию и форме. В настоящее время производные учетные документы в большинстве случаев имеют электронную форму и обеспечивают большой диапазон возможных операций с этими документами и включенной в них информацией.
6.9. Документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом базируется на сведениях, содержащихся в трудовом договоре, плановых и распорядительных документах (штатное расписание, приказы по кадрам). Данный комплекс образуется в процессе учета рабочего времени и расчета заработной платы. Используются унифицированные формы: табель учета рабочего времени форма № Т-13, расчетная ведомость форма № Т-51, лицевой счет форма № Т-54 и др.
6.10. Отчетная и отчетно-справочная документация концентрирует в обобщающем виде сводные, итоговые и аналитические информационные показатели, которые отражают эффективность выполнения функций управления персоналом за определенный период времени. Для отчетной документации характерна четко выраженная периодичность (год, квартал, месяц). Это отчетность, предоставляемая в вышестоящую организацию, органы статистики, службу занятости и т.д. Отчетная документация связана и с плановой, и с учетной документацией, т.к. она должна быть совместима и едина в трактовке показателей. Значительное место в кадровых службах занимает внутренняя отчетно-справочная документация (справки, сводки, перечни и т.д.), которая необходима руководству организации и структурным подразделениям. Как правило, требования на такую информацию не имеют заранее разработанной формы, отличаются непериодичностью запроса, для них характерно обилие запрашиваемых показателей, могут быть как обобщающего характера, так и индивидуальные, касающиеся конкретного работника.
Следует также отметить, что организационно-нормативная документация локального уровня – разрабатывается и принимается самим работодателем.
Данные документы делятся на две подгруппы:
- обязательные кадровые документы, наличие которых прямо предусмотрено Трудовым Кодексом Российской федерации (ст. 56, 57, 86 – 88, 103, 123, 189, 190, 212);
|
|
|
- факультативные кадровые документы, состав которых определяет непосредственно работодатель с учетом специфики производства.
К обязательным кадровым документам относятся:
· штатное расписание (ст. 57 ТК РФ);
· правила внутреннего трудового распорядка (ст. 56, 189, 190 ТК РФ);
· документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (ст. 86, 87, 88 ТК РФ);
· график сменности (ст. 103 ТК РФ);
· график отпусков (ст. 123 ТК РФ);
· правила и инструкции по охране труда (ст. 212 ТК РФ);
· документы, устанавливающие системы оплаты труда (ст. 135 ТК РФ).
К факультативным кадровым документам относятся:
· коллективный договор;
· положения о структурных подразделениях;
· положения о персонале;
· должностные инструкции;
· положение об аттестации;
· инструкция по ведению кадрового делопроизводства и др.
Согласно трудовому кодексу в соответствии со ст.372 ТК РФ работодатель должен принимать локальные нормативные акты с учетом мнения представительного органа работников, каким в большинстве случаев является выборный орган первичной профсоюзной организации. К таким локальным актам относятся:
· правила внутреннего трудового распорядка,
· график сменности,
· график отпусков,
· документы, устанавливающие системы оплаты труда,
· правила и инструкции по охране труда,
· коллективный договор.
Единолично работодатель принимает:
· штатное расписание,
· положения о структурных подразделениях,
· должностные инструкции,
· документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области,
· положение об аттестации,
· инструкцию по ведению кадрового делопроизводства,
· положение о персонале и др.
Помимо перечисленных документов в кадровой службе ведется большое количество регистрационных массивов в основном в книжной (журнальной) форме. Это обусловлено социальной значимостью кадровой документации и длительным сроком их хранения.
|
|
|
Журналы, обязательные для ведения и хранения в организациях, независимо от ОПФ и специфики деятельности:
· Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (пронумерована, прошнурована, скреплена подписью руководителя и печатью), 50 лет.
· Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (если трудовая книжка выдается впервые или оформляется вкладыш), 5 лет.
· Журнал учета мероприятий по контролю (прошит, пронумерован, удостоверен печатью), 5 лет.
· Книга учета трудовых договоров, изменений и дополнений к ним, 75 лет.
· Журнал учета приказов по основной деятельности.
· Журнал учета приказов по личному составу, 75 лет.
· Книга регистрации и контроля за поступающими и отправляемыми документами, 3 года.
· Книга регистрации распорядительных и нормативных документов организации, постоянно.
· Журнал учета отпусков, 3 года.
· Журнал учета военнообязанных лиц и лиц, подлежащих призыву, 3 года.
· Журнал учета командировок, 5 лет.
· Журнал ознакомления с инструкцией (прохождения инструктажа по охране труда), 10 лет.
· Журнал учета медицинских осмотров, 5 лет.
Вывод: Все кадровые документы тесно взаимосвязаны, и только хорошо организованное кадровое делопроизводство, четкая разработка кадровых документов в соответствии с законодательными актами о труде позволит предотвратить негативные последствия для работников, которые могут возникнуть в случае нарушения ведения кадровых документов, а для работодателя избежать ответственности, установленной действующим законодательством.
