Кадровое делопроизводство. Кадровое делопроизводство -это деятельность, которая предусматривает создание и организацию работы с документами личного состава по вопросам оформления

Кадровое делопроизводство - это деятельность, которая предусматривает создание и организацию работы с документами личного состава по вопросам оформления принятия, перевода, освобождения, учета, аттестации, учебы, повышения квалификации, стажировки, пенсионного обеспечения работников.

Правильная организация кадрового делопроизводства имеет большое значение, ведь именно в отделе кадров граждане заключают трудовые договоры, знакомятся с правилами внутреннего трудового распорядка, условиями труда, быта, отдыха, перспективами профессионального роста и тому подобное.

Кадровое делопроизводство ведется за такими направлениями:

1. Учет личного состава предприятия и его подразделов.

2. Оформление и ведение личных дел работников.

3. Подготовка и передача на рассмотрение высшего руководства документов из личного состава, а именно: приказов о приеме, переводе, освобождении работников, объявлении поощрения или выговора и тому подобное.

4. Подготовка приказов и других необходимых документов для проведения аттестации персонала.

5. Подготовка отчетов и других статистических справок относительно изменений численности и структуры персонала.

6. Подготовка отчетов относительно состояния подготовки, переподготовки, повышения квалификации работников.

7. Ведение документации о зачислении работников к резерву на замещение вакантных должностей.

8. Учет и регистрация поступления документов, которые касаются личного состава предприятия, контроль за их использованием.

9. Подготовка и передача в органы социального обеспечения пенсионных дел работников.

10. Подготовка документов из кадров для передачи их в архив на хранение.

11. Механизация и автоматизация документирования информации из личного состава.

Перечень основных видов документов из кадрового делопроизводства, которые оформляют и ведут работники отдела кадров приведенный на рисунку 5.3.

Оборудование рабочих мест сотрудников отдела кадров, которые ведут кадровое делопроизводство, должно осуществляться с учетом специфики работы с документами и отвечать следующим требованиям:

1. Мебель, полки, шкафы для документов устанавливать так, чтобы ими было удобно пользоваться.

2. Средства малой оргтехники стоит располагать в определенных и удобных для пользования местах.

3. Документы должны сохраняться в отдельных папках. Для быстрого и безошибочного нахождения документов необходимо использовать пронумерованные или разноцветные папки.

4. Конфиденциальные и секретные документы должны сохраняться в соответствующих шкафах или сейфах.

Документация из личного (кадрового) состава создается как результат работы с персоналом. В документации из личного состава отображается деятельность предприятия по вопросам принятия, перевода, освобождения, учета, подготовки, переподготовки, аттестации, награждения и пенсионного обеспечения работников. Служебные документы из личного состава являются основанием для предоставления гражданам документов, которые удостоверяют их личность, должность, профессию, а также основой для получения льгот, стипендий, пенсий и других социальных выплат.

Самой характерной чертой кадровой документации является то, что она всегда отображает деятельность конкретных лиц, то есть является именной документацией.

Комплекс документов за функциями управления кадрами включает такие основные группы:

- личные документы работников;

- организационно предписывающая документация;

- первичная учетная кадровая документация.

К групиособистих документіввідносяться паспорт, трудовая книжка, военный билет, диплом, свидетельство, аттестат и другие документы, которые удостоверяют юридическое подтверждение лица работника. Личными являются также документы, которые выдаются работникам, например, пропуск, удостоверение о командировке, справках, которые подтверждают место работы, посада, заработную плату, рекомендательные и аттестационные письма, и тому подобное.

Организационно предписывающая документация закрепляет трудовые правоотношения граждан с учреждениями. Доорганизацийних относятся уставы, положения, инструкции, правила внутреннего трудового распорядка; к предписывающим - приказы, постановления, решения, указания, распоряжения; к справочно информационным - докладные и объяснительные записки, письма, списки, акты, протоколы, справки, отчеты.

Первичная учетная кадровая документация выполняет функцию учета работников. Исходя из технологии регистрации и накопления информации из кадров первичную учетную кадровую документацию разделяют на две взаимоувязанные группы: исходные (начальные) учетные документы (личный листок, личная карточка) и производные учетные документы, которые имеют второстепенный (справочно контрольный) характер (специализированы карточки персонального учета специалистов, списки, журналы регистрации, книги учета).

Типичная технологическая схема оформления кадровой документации предусматривает следующие стадии:

1. документирование трудовых правоотношений работников с работодателем;

2. ведение личных дел и трудовых книжек работников;

3. ведение справочно учетной и отчетной работы из кадров.

Учет кадров должен обеспечивать достоверные сведения относительно:

- количества работников за категориями, профессиями, квалификацией, образованием, стажем работы, статью, возрастом и другими признаками;

- изменений штатного состава организации, с обязательным уточнением причин изменений;

- состоянию подготовки, переподготовки, повышения квалификации и стажировки работников.

Возможность получения информации о личном составе организации обеспечивается ведением отделом кадров соответствующей документации, важнейшими среди которой являются трудовые договоры между работниками и владельцем предприятия, трудовые книжки и личные дела работников.

Трудовой договор является соглашением между работником и владельцем организации, согласно которой работник обязывается выполнять работу за определенной специальностью, квалификацией, должностью, подчиняясь внутреннему трудовому распорядку, а владелец предприятия, обязывается выплачивать работнику заработную плату и обеспечивать необходимые для выполнения работы условия труда.

Трудовые договоры заключаются на:

- неопределенный срок;

- на определенный срок, который устанавливается по соглашению сторон;

- на время выполнения определенной работы.

Срочный договор на определенный срок отличается от договора, заключенного на неопределенный срок тем, что во-первых, администрация может прекратить трудовые отношения с работником по окончании срока договора без указания причин, во-вторых, работник может отказаться от права освобождения по собственному желанию в течение всего срока договора.

Трудовой договор на время выполнения определенной работы заключается в том случае, когда время завершения работы может быть определено лишь приблизительно.

Особенной формой трудового договора єконтракт, в котором срок его действия, права, обязанности и ответственность сторон, условия материального обеспечения и организации труда работника, условия расторжения в том числе досрочного, могут устанавливаться сторонами по договоренности. Контракт заключается в письменной форме и не менее, как в двух экземплярах. За два месяца до окончания срока действия контракта по соглашению сторон он может быть продлен или заключен на новый срок.

Работник считается зачтенным, если на него оформлен приказ (распоряжение), в котором отмечается дата приема на работу, должность, размер заработной платы, а также могут указываться наличие испытательного срока или дата проведения конкурсного отбора. После объявления приказа о приеме на работу работника знакомят с коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, работой, которую он будет выполнять, условиями и размерами оплаты труда, проводят инструктаж из техники безопасности.

Последовательность расторжения трудового договора почти такая же, как и заключение. Оформляется приказ или распоряжение об освобождении работника с занимаемой должности, в котором указываются причины и основания освобождения. На основании приказа или распоряжения делается запись в трудовой книжке, которая выдается работнику под расписку в день освобождения. Личное дело передается в архив.

Законодательство о труде предусматривает необходимые юридические гарантии, которые базируются на потому, что трудовой договор может быть разорван лишь на указанных в законе основаниях и в порядке, установленном законодательством на каждую из оснований.

Самыми распространенными основаниями прекращения трудового договора является:

- согласие сторон;

- окончание срока действия трудового договора;

- призыв или вступление работника на военную службу

- расторжение трудового договора по инициативе работника, по инициативе владельца или уполномоченного им органу, по требованию профсоюзного комитета;

- перевод работника за его согласием на другое предприятие, в учреждение, организацию или переход на выборную должность

- отказ работника от перевода на работу в другую местность вместе с предприятием, учреждением, организацией, а также от продолжения работы в связи с изменением существенных условий труда;

- приобретение законной силы приговора суда, которым работник осужден к лишению свободы, исправительных работ не по месту работы, или к другому наказанию, которое исключает возможность продолжения данной работы.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника. Она предназначается для установления общего, непрерывного и специального стажа. Порядок заполнения трудовой книжки регламентируется ст. 48 Кзпп Украины и "Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях". Трудовые книжки заводятся на всех работников предприятия, которые проработали на нем 5 и больше дней. На лица, которые работают по совместительству, трудовые книжки ведутся только за местом основной работы.

Лица, которые устраиваются на работу, повинны подать владельцу предприятия личную трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Лица, которые принимаются на работу впервые, получают трудовую книжку за местом трудоустройства, при этом владелец стягивает из работника сумму ее стоимости. Трудовые книжки сохраняются на предприятиях э документом суровой отчетности.

Личное дело - это совокупность документов, которые содержат самые полные сведения о работнике и характеризуют его биографические, деловые и личные качества.

Личное дело состоит из таких документов:

1. Личный листок из учета кадров с фотографией работника размером 4х6 см.

1. Автобиография.

2. Копии документов об образовании, научной степени, учено звание, повышение квалификации.

3. Перечень научных трудов (для специалистов, которые имеют ученый ступней и звания).

4. Разного рода характеристики или рекомендательные письма.

5. Документы, наоснові которых выдаются приказы о назначении, переводе, освобождении работника (контракт, представление, письма о переводе и тому подобное).

6. Копии приказов (распоряжений) о приеме (назначение), переводе и освобождении работника или выписках из этих приказов.

7. Материалы проведения аттестации.

8. Описание документов.

Документы личного дела ведутся в течение всего времени работы лица в организации.

Доступ к личным делам должен быть ограниченным. Они находятся на особенном хранении на уровне с секретными документами. Как правило, личные дела сохраняются в сейфах или специально приспособленных для этого шкафах.

Ответственность за хранение личных дел несет первый руководитель организации или уполномочено ими лицо: начальник отдела кадров, менеджер из персонала, юрисконсульт, секретарь.

Выдаются личные дела для служебного пользования лишь лицам, круг которых определен руководителем организации. При освобожденные работника личные дела передаются в архив предприятия. На новом городе работы на работника заводится новая личная дел.