Діловодство за зверненнями громадян

Діловодство за зверненнями громадян відбувається на підставі Інструкції з діловодства за звернення­ми громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах і організаціях неза­лежно від форм власності, у засобах масової інформації, затвердженої по­становою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. № 348.

Згідно з Указом Президента України «Про заходи щодо забезпечен­ня конституційних прав громадян на звернення» від 19 березня 1997 р. № 241/97 робота зі зверненнями громадян повинна будуватися таким чином, щоб забезпечити створення необхідних умов для об'єктивної, все­бічної і вчасної перевірки заяв і скарг, реального здійснення прийнятих рішень.

Діловодство за зверненнями громадян ведеться окремо від інших ви­дів діловодства й покладається на спеціально призначених для цього по­садових осіб або на підрозділ службового апара та. Порядок діловодства за зверненнями громадян, що містять відомості, які становлять державну або іншу таємницю, що охороняється законом, визначається спеціальни­ми нормативно-правовими актами. Керівники організацій несуть особи­сту відповідальність за стан діловодства за зверненнями громадян.

Всі звернення громадян централізовано реєструються у день їх над­ходження на реєстраційно-контрольних картках, придатних для оброб­лення персональними комп'ютерами, або в журналах, якщо річна кіль­кість звернень громадян не перевищує 600.

Облік особистого прийому громадян ведеться так само на картках, у журналах або за допомогою електронно-обчислювальної техніки. Обліко­вуються також письмові пропозиції, заяви та скарги, подані на особисто­му прийомі.

Додаток 4 до Інструкції... містить вказівки щодо ведення реєстрацій­но-контрольних карток, журналу реєстрації пропозицій, заяв і скарг, картки (журналу) обліку особистого прийому громадян. Реєстраційно-контрольна картка, зокрема, має містити такі відомості:

на лицьовому боці — прізвище, ім'я та по батькові кореспондента (якщо звернення колективне, вказується ім'я одного з кореспондентів і робиться помітка «колективне»); місце проживання або роботи, телефон заявника; дата одержання і реєстраційний індекс, назва організації, що надіслала кореспонденцію; дата надсилання листа кореспонденту; індекс документа, дата і реєстраційні індекси попередніх звернень; стислий ви­клад пропозиції, заяви чи скарги, резолюція, прізвище, ім'я та по батько­ві, посада автора резолюції, термін виконання; відмітки про контроль, вид документа, індекси питань і підпитань, соціальний стан заявника, фактичний строк виконання; код реєстраційно-контрольної картки за ук­раїнським класифікатором управлінської документації, штамп «повто­рно» у разі реєстрації повторних звернень;

на зворотному боці — дата передавання для виконання; прізвище, ім'я та по батькові, телефон виконавця, записи про продовження терміну, попередню відповідь або додаткові питання; контрольні відмітки (нага­дування, стан виконання): дата перевірки на місці, прізвище особи, яка здійснила перевірку, наслідки перевірки; дата та індекс документа, в яко­му міститься остаточне рішення; адресати, яким надіслано остаточне рі­шення, короткий виклад рішень з усіх порушених питань, характер від­повіді на пропозицію, заяву чи скаргу (позитивна чи негативна), прізви­ще посадової особи, яка прийняла рішення про зняття з контролю про­позиції, заяви чи скарги, підпис відповідального за контроль; реквізити справи, архівні реквізити.

Автоматизована реєстрація пропозицій, заяв і скарг влаштовується за схожою схемою, але склад зазначених елементів може бути за потреби розширений (розписка виконавця в одержанні документа, хід виконання та ін.).

Реєстраційний індекс пропозиції, заяви чи скарги зазначається у ре­єстраційному штампі (додаток 5 до «Інструкції...»), який ставиться на нижньому полі першого аркуша документа. Він складається з початкової літери прізвища заявника та порядкового номера пропозиції, заяви чи скарги, що надійшли (наприклад, Д-401). Реєстраційний індекс може бу­ти доповнено й іншими позначками, що забезпечують систематизацію, пошук, аналіз і зберігання пропозицій, заяв чи скарг.

Повторні пропозиції, заяви чи скарги отримують черговий реєстра­ційний індекс, а у реєстраційно-контрольній картці при цьому зазнача­ється номер першої пропозиції, заяви чи скарги. На верхньому полі пер­шого аркуша пропозиції, заяви чи скарги робиться позначка «повторно» і додається все попереднє листування.

Пропозиції, заяви чи скарги одного й того самого громадянина з од­ного й того самого питання, що надіслані різним адресатам і надійшли на розгляд до однієї й тієї ж організації (дублетні) обліковуються за реєст­раційним індексом першої пропозиції, заяви чи скарги з доданням поряд­кового номера через дріб (наприклад, Д-401/1, Д-401/2).

В організаціях ведуться картотеки у разі використання карткової форми реєстрації пропозицій, заяв чи скарг (за автоматизованої форми реєстрації формуються автоматизовані банки даних). Кількість примір­ників реєстраційно-контрольних карток визначається числом картотек, що існують в організації (вид та кількість картотек визначаються потре­бами вдалої організації обліку, довідкової роботи, контролю за виконан­ням доручень за пропозиціями, заявами, скаргами, їх аналізом).

Позначка про письмові чи усні відповіді на пропозицію, заяву чи скар­гу робиться у реєстраційно-контрольній картці та у документах справи на останньому аркуші або в окремій довідці. Письмовій відповіді надається індекс, який складається з реєстраційного індексу пропозиції, заяви чи скарги та номера справи (за номенклатурою), до якої підшивають пропо­зицію, заяву чи скаргу разом з документами щодо її вирішення.

Вирішені пропозиції, заяви чи скарги з усіма документами щодо їх розгляду та вирішення повертаються до посадових осіб, які ведуть діло­водство за пропозиціями, заявами чи скаргами, для централізованого формування справи, картотек, банку даних. Документи у справах можуть бути розташовані у хронологічному або алфавітному порядку. Кожна пропозиція, заява чи скарга вкладається разом з відповідними докумен­тами і повторними пропозиціями, заявами чи скаргами у м'яку обкла­динку, яка оформлюється за встановленою формою (додаток 7). Заборо­няється формування та зберігання справ у виконавця.

Відповідальність за схоронність документів покладається на керівни­ків організацій або інших посадових осіб відповідно до їх функціональ­них обов'язків.

Термін зберігання пропозицій, заяв чи скарг, як правило, становить 5 років, але загалом цей термін визначається затвердженими керівника­ми організацій переліками документів і номенклатурами справ, що утво­рюються у процесі їх діяльності. У випадках, викликаних специфікою ді­яльності організації, діюча експертна комісія цієї організації може прий­няти рішення про збільшення терміну зберігання або про постійне збері­гання найцінніших пропозицій громадян.

Справи можуть зберігатися постійно (понад 10 років) або тимчасово (до 10 років). Справи, що підлягають постійному зберіганню, передають­ся до архівного підрозділу організації через два роки після завершення діловодства за ними. Справи, що підлягають тимчасовому зберіганню пе­редаються до архівного підрозділу за рішенням керівника організації.

Знищення документів за пропозиціями, заявами чи скаргами, строк зберігання яких закінчився, проводиться у порядку, встановленому Дер­жавним комітетом архівів.

Посадові особи, які ведуть діловодство за пропозиціями, заявами чи скаргами, щороку до 15 січня готують для керівників організацій мате­ріали для аналізу й узагальнення у формі аналітичної довідки. В міру по­треби складаються й поточні аналітичні довідки.

Інститут адміністративного оскарження в органах внутрішніх справ. Розгляд скарг є важливою ділянкою роботи органів внутрішніх справ, засобом забезпечення законності, подальшого зміцнення правопо­рядку, отримання необхідної для вдосконалення їх діяльності інформації, однією з форм розширення зв'язків і встановлення партнерських стосун­ків з населенням.

Діяльність органів внутрішніх справ щодо роботи зі скаргами ґрунтується на положеннях Конституції України, законів України «Про звер­нення громадян» від 2 жовтня 1996 р., «Про міліцію» від 20 грудня 1990 р., Указу Президента України «Про заходи щодо забезпечення кон­ституційних прав громадян на звернення» від 19 березня 1997 р., Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, яка затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. № 348, Положення про Міністерство внутрішніх справ України, яке затверджено Указом Президента України від 17 жовтня 2000 р. № 1138 і детально врегульована Інструкцією про порядок роз­гляду пропозицій, заяв, скарг і організації особистого прийому громадян в органах внутрішніх справ, внутрішніх військах, вищих закладах освіти, установах, організаціях і на підприємствах системи МВС України, яка затверджена наказом МВС України від 10 червня 1998 р. № 414.