Проведение коммерческих переговоров

Рекомендации по организации и ведению переговоров.

Организация деловых переговоров.

Для ведения деловых переговоров создается протокольная группа в количестве 2-3 сотрудников, в крупных компаниях протокольные отделы, а на мелких фирмах подобные функции поручаются помощнику или секретарю генерального директора.

Для деловых встреч выделяется специальное просторное, хорошо обставленное помещение с большим круглым или овальным столом для одновременного ведения переговоров группой партнеров численностью до 10 человек.

Переговорные помещения должны быть оборудованы всеми средствами связи. Рядом с переговорным помещением необходимо иметь отдельные помещения с холодильником для напитков и электроприборы для приготовления чая и кофе.

Планирование деловых встреч

Перспективное планирование обычно применяется при намерении коммерческой фирмы успешно выйти на рынок с новым товаром и установить долгосрочные отношения с контрагентами.

Желание скорейшего вступления в переговоры по согласованию условий договора потребует мобилизации всех возможностей фирмы, так как сроки подготовки сокращены. Поэтому любые переговоры всегда должны назначаться с учетом времени, необходимого для проработки следующих вопросов: уточнение позиции производителя или поставщика, расчет и утверждение цен, подготовку своего варианта договора. Вступление в переговоры без достаточной подготовки очень часто ведет к подписанию контракта с грубыми ошибками и неоправданными уступками, допущенными неподготовленной стороной.

Назначение ведущих переговоры.

Вступать в деловые контакты путем личных встреч, по телефону или другим видам связи могут все работники фирмы, однако, каждый их уровень имеет пределы своих полномочий. Директора лично возглавляют наиболее сложные переговоры по заключению и исполнению договоров. Генеральный директор определяет общую стратегию фирмы, координирует работу директоров, возглавляет переговоры с наиболее перспективными контрагентами о долгосрочном сотрудничестве и заключает наиболее существенные договоры, влияющие на решение стратегических задач.

Директора фирмы назначают лиц, ведущих конкретные переговоры.

Перед важными переговорами обычно анализируются следующие обстоятельства:

1. На каком уровне будет принят представитель фирмы. Продавцы обычно назначают ведущих переговоры на уровне представителя контрагента, а при особой значимости предстоящей сделки – уровень выше. Покупатели могут позволить назначить ведущего переговоры на ранг ниже, чтобы заранее не показать своей заинтересованности в совершении сделки.

2. Чтобы заранее оценить степень заинтересованности покупателя, следует познакомиться со справочными данными на фирму-контрагента, которыми может располагать отдел маркетинга и цен.

Назначать ответственного за проведение переговоров следует заранее, с учетом времени, необходимого на подготовку переговоров.