Організація роботи кадрової служби на підприємстві

 

Кадрова служба – це самостійний структурний підрозділ підприємства. Склад і структура кадрової служби залежать від виду підприємства, масштабів його діяльності (велике промислове підприємство, невелике торговельне підприємство), чисельності працівників на підприємстві та від інших факторів.

Залежно від обсягу, характеру і складності кадрової роботи можна, щоб кадрова служба була виділена у самостійний структурний підрозділ підприємства (відділ кадрів) або веденням кадрового діловодства займалась окрема особа. На невеликих підприємствах кадрову роботу виконує, як правило, окрема особа, призначена наказом керівника. Наказ про призначення особи, відповідальної за ведення кадрового діловодства на підприємстві, може мати таку форму:

 

ТОВ «Торнадо»

15.10.2006 р.

НАКАЗ № 12

про призначення особи, відповідальної
за ведення кадрового діловодства

 

Призначити:

Костюк Наталію Дмитрівну, секретаря, особою, відповідальною за ведення кадрового діловодства на підприємстві, ведення та облік трудових книжок, ведення табельного обліку й оформлення документів для призначення пенсій працівникам.

 

Директор

 

З наказом ознайомлена

 

Незалежно від того, яку структуру має кадрова служба на підприємстві, основними її функціями є:

· оформлення розпорядчих документів щодо особового складу;

· ведення облікових документів щодо кадрів.

Діяльність кадрових служб на будь-якому підприємстві реґламентована організаційними документами, до яких належать штатний розпис, правила внутрішнього розпорядку, колективний договір.

У штатному розписі закріплюють посадовий і чисельний склад підприємства. Він містить перелік посад, відомості про штатні одиниці, посадові оклади та місячний фонд заробітної плати. При зазначенні найменування посади у штатному розписі слід керуватися «Класифікатором професій ДК 003-95», затвердженим наказом Держстандарту України від 27.07.1995 p. № 257.

У законодавстві немає норми, що зобов’язує кожного роботодавця мати штатний розклад, немає й затвердженої типової форми. Як правило, штатний розклад є доповненням до колективного договору.

За наявності у штатному розписі вільних (вакантних) робочих місць підприємства щомісяця мають повідомляти про це державну службу зайнятості, подаючи форму № 3-ПН «Звіт про наявність вільних робочих місць (вакантних посад) і потребу в працівниках».

Штатний розпис затверджує керівник підприємства. Зразок заповнення штатного розпису наведено нижче.

Затверджую

Директор ТОВ «Торнадо»

__________ Підлетейчук Т. М.

«05» січня 2006 р.

 

ШТАТНИЙ РОЗПИС

ТОВ «Торнадо» на 2006 рік

№ з/п	Найменування посади	Посадовий оклад, грн.	Кількість одиниць	Місячний фонд заробітної плати, грн.
	Директор
	Заступник директора
	Головний бухгалтер
	Бухгалтер-касир
	Секретар
	Інженер
	Водій
	Разом

Правила внутрішнього розпорядку визначають організацію роботи на підприємстві, обов’язки працівників та адміністрації, режим роботи й інші питання. Для розроблення правил внутрішнього розпорядку підприємства можна використовувати Типові правила внутрішнього трудового розпорядку для робітників та службовців підприємств, установ, організацій, затверджені постановою Державного комітету СРСР з праці та соціальних питань за узгодженням із ВЦРПС від 20.06.1984 p. № 213, що продовжують діяти досі, оскільки не прийнято відповідного аналога цього документа.

Колективний договір укладають на підприємстві з метою врегулювання виробничих, трудових і соціально-економічних відносин, узгодження інтересів працівників, власників та уповноважених органів. Обов’язок складання колективного договору на підприємствах різних форм власності, що використовують найману працю і мають права юридичної особи, встановлено ст. 11 Кодексу законів про працю та Законом України «Про колективні договори та угоди» від 01.07.1993 p. № 3356- XII, зі змінами і доповненнями.

Сторонами колективного договору є власник підприємства або особа, яку він уповноважив, і трудовий колектив в особі профспілкової організації або, за її відсутності, представники трудового колективу.

У колективному договорі встановлюють взаємні зобов’язання сторін, що стосуються:

· змін в організації виробництва та праці;

· забезпечення продуктивної зайнятості;

· нормування та оплати праці, встановлення форм, систем, розмірів заробітної плати та інших видів трудових виплат (доплат, надбавок, премій тощо);

· установлення ґарантій, компенсацій, пільг;

· участі трудового колективу у формуванні, розподілі та використанні прибутку підприємства (якщо це передбачено статутом);

· режиму роботи, тривалості робочого часу та відпочинку;

· умов і охорони праці;

· забезпечення житло-побутового, культурного, медичного обслуговування, організації оздоровлення і відпочинку працівників;

· ґарантій діяльності профспілкової або інших представницьких організацій працівників;

· умов регулювання фондів оплати праці та встановлення міжкваліфікаційних (міжпосадових) співвідношень в оплаті праці.

У колективному договорі можна встановлювати додаткові ґарантії та пільги працівникам, не передбачені чинним законодавством.

Колективний договір підлягає реєстрації у місцевих органах виконавчої влади відповідно до п. 1 Положення про порядок повідомчої реєстрації галузевих і реґіональних угод, колективних договорів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 05.04.1994 p. № 225, зі змінами і доповненнями.

Сукупність документів, в яких зафіксовані етапи трудової діяльності працівників, називається документацією з особового складу, або кадровою документацією. Документи з особового складу є складними і вимагають особливої ретельності й акуратності при оформленні, веденні та зберіганні протягом тривалого часу.

Типові форми документів з обліку особового складу наведено в таблиці 7.1.

Таблиця 7.1