Облік робочого часу працівників

Робочий час – це:

· час, протягом якого працівник, відповідно до розпорядку робочого дня, повинен знаходитися на своєму або іншому, вказаному йому, робочому місці й виконувати трудові обов’язки;

· фактично відпрацьований час, який необхідно облікувати в табелі обліку робочого часу або в інших документах.

Встановлює норму тривалості робочого часу Кодекс законів про працю – основний документ, що регулює трудові відносини. Згідно нього норма становить не більше 40 годин на тиждень, проте в окремих ситуаціях при складанні колективного договору, підприємства мають право встановлювати і меншу норму тривалості робочого часу.

Скорочують робочий час для працівників:

1) віком від 16 до 18 років – 36 годин на тиждень; від 15 до 16 років (учні 14–15 років, які працюють під час канікул) – 24 години на тиждень, а якщо робота проходить протягом навчального року, то цю норму скорочують ще вдвічі;

2) які зайняті на роботах зі шкідливими умовами праці – 36 годин на тиждень.

Як правило, у тижні п’ять робочих днів і два вихідних. Проте, іноді адміністрація може запровадити шестиденку, зважаючи на специфіку діяльності підприємства та на думки його співробітників. Початок і закінчення щоденної роботи розписують у правилах трудового розпорядку і у графіках змінності.

Напередодні свят і неробочих днів працюють на одну годину менше.

У нічний час (з 10 вечора до 6 ранку) тривалість роботи також скорочують на одну годину^.Цю роботу оплачують у підвищеному розмірі, але не нижче ніж 20% тарифної ставки (окладу)за кожну годину роботи в нічний час.

За необхідності за згодою роботодавця і працівника останньому встановлюють неповний робочий день або неповний робочий тиждень, тоді оплату здійснюють пропорційно відпрацьованому часу або залежно від виробітку.

У виняткових випадках роботодавець вправі залучати співробітників до надурочної роботи. При цьому обсяг робіт не повинен перевищувати для кожного працівника 4-х годин протягом двох днів поспіль і 120 годин на рік. Увесь час, відпрацьований надурочно (понад 8 годин на день), оплачують у подвійному розмірі.

Проте законодавство визначило перелік осіб, яких заборонено залучати до нічної роботи та надурочних робіт.

Працівники всіх підрозділів підприємства підлягають обліку, незалежно від робіт, які вони виконують, та їхніх посад. Первинні документи, затверджені наказом № 253, які застосовують для обліку використання робочого часу, наведено в таблиці 7.3.

Таблиця 7.3

Типові форми первинних документів
з обліку використання робочого часу

Типова форма	Назва документа з обліку
П-12	Табель обліку використання робочого часу і розрахунку заробітної плати
П-13	Табель обліку використання робочого часу
П-14	Табель обліку використання робочого часу
П-15	Список осіб, які працюють у понадурочний час
П-16	Листок обліку простоїв
П-49	Розрахунково-платіжна відомість
П-50, 51	Розрахункова відомість
П-52	Розрахунок заробітної плати
П-53	Платіжна відомість
П-54, 54-А	Особовий рахунок
П-55	Нагромаджувальна картка виробітку та заробітної плати
П-56	Нагромаджувальна картка обліку заробітної плати

 

Облік використання робочого часу здійснюють щодо кожної зміни в табелі, який відкривають щомісячно на працівників цеху (відділу, ділянки тощо).

Табель – це поіменний список усіх працівників відділу, служби та іншого структурного підрозділу підприємства з відмітками проти кожного прізвища про використання робочого часу. Табель ведуть окремо за категоріями, а в межах категорії працівників – у порядку табельних номерів або алфавітному порядку.

Табель містить відомості про відпрацьований час, понаднормові години, запізнення та неявки, причини яких шифрують умовними позначками. Значно спрощується табельний облік при реєстрації тільки відхилень від нормальної тривалості робочого дня (через хворобу, відрядження, прогули, простої, години понаднормової роботи тощо). При цьому підставою для відміток у табелі про час, невідпрацьований з поважних причин, є листки непрацездатності, накази (розпорядження) про надання відпусток, посвідки про відрядження та інші документи.

Включають до табеля і виключають з нього працівників на підставі первинних документів з обліку кадрів (наказів, розпоряджень) про прийом, переведення, звільнення.

Табель оформляють за два-три дні до початку розрахункового періоду на підставі табеля за минулий місяць.

Оформлений належним чином табель обліку використання робочого часу підписують особи, відповідальні за заповнення, та у встановлений термін передають до бухгалтерії підприємства для нарахування заробітної плати (додаток О).

Облік виходів на роботу і використання робочого часу здійснюють у табелі методом суцільної реєстрації, а саме відмітки всіх, хто запізнився тощо, або шляхом реєстрації тільки відхилень (неявок, запізнень і т. д.).

Форми № № П-12 та П-13 використовують для обліку робочого часу всіх категорій працівників, для контролю за дотриманням працівниками встановленого режиму робочого часу, для одержання даних про відпрацьований час, розрахунку заробітної плати, а також для складання звітності з праці.

Форму № П-13 «Табель обліку використання робочого часу» використовують в умовах автоматизованої системи управління підприємством. Типова форма № П-13 пристосована до різних умов організації виробництва, може бути доповнена необхідними даними, враховуючи особливості галузі.

Для кожного дня в табелі відведено два рядки:один – для відміток умовних позначень видів затрат робочого часу, а другий – для запису кількості годин за ними.

Форму № П-14 застосовують тільки для обліку використання робочого часу працівників з твердою місячною ставкою. Облік часу понаднормових робіт здійснюють на підставі списків осіб, які працюють понаднормово (форма № П-15). Списки з відміткою майстра про кількість фактично відпрацьованого понаднормового часу використовують для запису до часу простоїв, що здійснюють на підставі листків обліку простоїв (форма № П-16). Листки обліку простоїв з відміткою про час простоїв використовують для запису до табеля.

Список осіб, які працювали в понадурочний час (форма № П-15), використовують для обліку часу, відпрацьованого понадурочно, та оплати роботи в надурочний час. Заповнюють в одному примірникові майстер або інші посадові особи, відповідальні за облік простоїв, і передають до бухгалтерії.

Згідно Переліку типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, зі зазначенням термінів зберігання документів, затвердженого наказом головного архівного управління при КМУ від 20.07.98р. № 41, первинні документи з обліку робочого часу потрібно зберігати на підприємстві не менше 3-х років за умови завершення перевірки податковими органами з питань дотримання податкового законодавства. Табелі і наряди співробітників, зайнятих на роботах зі шкідливими умовами праці, зберігають протягом строку, розрахованого за формулою:75 років – вік особи на момент складання документа.

На кожний первинний документ складають графік документообігу. Облік виконання норм виробітку (норм часу), нормативних завдань здійснюють на підставі первинних документів з обліку виробітку продукції та виконання робіт за звітний період відповідними особами, на яких це покладено (наприклад, нормувальниками, економістами та ін.). У цих документах поряд з даними про кількість виготовленої продукції відображають час, встановлений за нормою на виконання цього обсягу роботи, та фактичний час, витрачений на його здійснення, за звітний період, який визначають за даними табельного обліку.

Для спрощення обліку фактично відпрацьований час у первинних документах, як правило, не проставляють, а обліковують за табелем обліку використання робочого часу.

На підприємствах, у цехах і на ділянках з дрібносерійним та індивідуальним виробництвом під час разових ремонтних робіт для обліку виробітку використовують нагромаджувальні або разові наряди. Виготовлену продукцію (виконані роботи) приймають майстер і контролер відділу технічного контролю та оформляють відповідними документами, а за відсутності на даних видах робіт контролера відділу технічного контролю приймає майстер (бригадир).У випадку, коли робітник виконує роботу за окремим завданням, її здачу оформляють без підпису робітників відділу технічного контролю, а кількість виготовленої продукції обліковує майстер. Виробіток продукції у серійному виробництві обліковують за допомогою маршрутних карт.

Доплати необхідно оформляти окремими документами – листками на доплату, робочими нарядами з відокремлювальними знаками та ін.