Типові форми документів з обліку особового складу

Як правило, на підприємствах накази оформляють у спрощеній формі, що містить обов’язкові реквізити типових форм. Конкретний перелік реквізитів для кожного наказу залежить від його виду.

Текст наказу складається з двох частин: констатуючої та розпорядчої.

У констатуючій частині викладають мету та завдання дій, щодо яких видано наказ, і підстави для наказу. У наказах щодо особового складу констатуючої частини, як правило, нема.

Кожному наказу надають порядковий номер (з початку кожного календарного року), що, крім цифри, може містити літерне позначення, наприклад, № 12-н.

На відміну від наказів щодо основної діяльності, накази щодо особового складу не містять дієслова «Наказую», а починаються дієсловом: «Прийняти», «Призначити», «Перевести», «Надати», «Відрядити», «Звільнити» тощо.

Розпорядча частина наказу починається із зазначення прізвища, імені, по батькові та посади працівника, далі викладають зміст дії стосовно особи, про яку видають наказ.

Після розпорядчої частини у наказі наводять посилання на документ, що послужив підставою для видання наказу (заява, довідка, медичний висновок та ін.).

Накази щодо особового складу оформляють у двох примірниках. Один залишають у відділі кадрів, а інший передають до бухгалтерії підприємства.

Усі оригінали наказів необхідно розташовувати у хронологічному порядку і зберігати в окремій папці.