Прийняття рішень щодо оптимізації постійних затрат та сфер діяльності

Упроцесі вироб­ництва продукції менеджерам доводиться постійно вирішувати різно­манітні завдання. Найбільший ефект для оптимізації постійних затрат та сфер діяльності у процесі виробництва забезпечує використання ABC- аналізу.

Класифікація завдань за ступенем важливості та терміном виконання є основною передумовою максимального підвищення ефективності діяльності.

Результат АВС- аналізу чітко показує, що необхідно розрізняти А-, В-, С- задачі.

А - задачі – найважливіші, на їх виконання потрібно 5 % часу. Значимість їх вкладу в досягнення цілей оцінюється приблизно у 75 %. Ці задачі можуть бути виконані, як правило, тільки підприємцем або одним з керівників підприємства. А-задачі комплексні, часто переплітаються з іншими, і їх невиконання або надто пізнє виконання викликає великі проблеми. Так, переговори з гуртовими покупцями підприємець повинен проводити самостійно. Ранг даних задач найвищий.

В - задачі — задачі середньої важливості, які складають приблизно 20 % по затратах часу і 20 % по значимості. Виконання даних задач частіше можна делегувати компетентним працівникам. Підприємцю немає необхідності підтримувати контакти зі всіма клієнтами. У нього повинні бути компетентні працівники, яким можна довіряти виконання В- задач.

С - задачі займають приблизно 75 % часу і вносять вклад в отримання прибутків підприємства тільки в розрізі 5 %. Ці задачі по можливості повинні бути делеговані, щоб мати більше часу для вирішення задач — А і частково — В. Задачі даного класу, в основному являють собою щоденні рутинні роботи, які дають незначний вклад у досягнення мети (адміністративно-управлінські роботи і частина робіт з кореспонденцією).

Порядок виконання АВС- аналізу наступний:

1. Складання списку всіх видів діяльності на відповідний плановий період в один місяць.

2. Упорядкування всіх задач по важливості, тобто їх вартісній оцінці для досягнення встановлених цілей.

3. Оцінка всіх облікованих видів діяльності у відповідності з АВС- шкалою.

4. Перевірка особистого тимчасового графіку з точки зору відповідності важливості задач і запланованого на їх виконання часу.

5. Коригування тимчасового графіку у відповідності з установкою на А-, В- і С - задачі.

А-, В-, С - задачі повинні бути розмежовані. Робочий день міг би бути повністю заповнений А- і В- задачами. Однак такий підхід недоцільний. Підприємцю не слід жорстко планувати більше 60 % свого робочого часу; 20 % часу він повинен зарезервувати для вирішення непередбачених питань (розмови з відвідувачами, відповіді на дзвінки, проблеми що виникли несподівано). Решта 20 % часу необхідно, по можливості, використати для творчої діяльності.